15.02.2019

Wie prüft man die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer online?

Ein Zungenbrecher: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, kurz USt-IdNr. Zumal im Geschäftsverkehr mit dem Ausland ist sie unentbehrlich. Gibt Ihr ausländischer Kunde eine falsche an, entfällt Ihr Umsatzsteuerabzug. Sie prüfen also besser die Angaben Ihres Kunden online.

Umsatzsteuer Außenhandel

Was ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?

Mit dem Wegfall der Binnengrenzen der Europäischen Gemeinschaft (EG) 1993 entfielen auch die Grenzkontrollen und damit die Erhebung der Einfuhrumsatzsteuer. Als Ausgleich hierfür hat man zur Sicherung des Steueraufkommens das sogenannte Umsatzsteuer-Kontrollverfahren entwickelt. Dieses beruht auf einem IT-gestützten Informationsaustausch bestimmter Daten zwischen den Mitgliedstaaten.

In diesem Informationsaustauschverfahren kommt der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) eine Schlüsselfunktion zu. Sie dient der korrekten Anwendung von umsatzsteuerlichen Regelungen im europäischen Binnenmarkt.

Die USt-IdNr. ist eine eigenständige Nummer, die Ihnen als Unternehmer zusätzlich zur Steuernummer erteilt wird. Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vergibt die USt-IdNr. auf Antrag (§ 27a UStG).

Wozu nützt die USt-IdNr.?

Für Ihre Rechnungen an Geschäftskunden im EU-Ausland. Sie sind in vielen Fällen umsatzsteuerfrei – vorausgesetzt, Sie beide verfügen über eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). E

ACHTUNG: Ein Blick auf die vom Auslandskunden angegebene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, bevor Sie umsatzsteuerfreie Rechnungen an ihn schicken, kann Ihnen unter Umständen viel Geld ersparen.

Wo können Sie eine USt-IdNr. Ihres Auslandskunden überprüfen?

Im Internet. Unternehmer mit gültiger deutscher USt-IdNr. haben die Möglichkeit, die ausländische USt-IdNr. ihres Geschäftspartners im Online-Portal des BZSt im sogenannten Bestätigungsverfahren prüfen zu lassen. Die betreffende Internetadresse lautet https://evat.bff-online.de/evat/

Jedoch ist die Abfrage etwas komplizierter, als man denkt. Das Verfahren der Online-Abfrage unterscheidet zwischen:

  • einfacher und
  • qualifizierter Bestätigung.

Einfache Bestätigung der USt-IdNr. beim BZSt

Vor einer qualifizierten Bestätigung führen Sie immer zuerst eine einfache Bestätigung durch. Für diese tragen Sie in einer Suchmaske zunächst Ihre eigene USt-IdNr. ein, dann das Land und die USt-IdNr. Ihres Kunden. Es erscheint der Hinweis „USt-IdNr. ist gültig“ oder eben „ist ungültig“. Sie gibt Ihnen auch darüber Auskunft, ob die USt-IdNr. mit den Angaben des Kunden übereinstimmt, also darüber, ob eine ausländische USt-IdNr. zum Zeitpunkt der Anfrage in dem betreffenden Mitgliedstaat gültig ist. Das allein reicht bei Exportgeschäften aber nicht aus.

Qualifizierte Bestätigung der USt-IdNr. beim BZSt

Bei steuerfreien EU-Lieferungen fordern Sie also im nächsten Schritt die qualifizierte Bestätigung an. Hierbei können Sie über die einfache Bestätigung hinaus abfragen, ob die von Ihnen mitgeteilten Angaben zu

  • Firmennamen,
  • Rechtsform,
  • Firmenort,
  • Postleitzahl und
  • Straße

mit den in der Unternehmerdatei des jeweiligen EU-Mitgliedstaats registrierten Daten in Kombination mit der ausländischen USt-IdNr. übereinstimmen.

Eine andere Möglichkeit zur Abfrage ist das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (Mias)

Als Unternehmen mit Sitz in Europa können Sie die Online-Abfrage einer USt-IdNr. auch über den von der EU-Kommission eingerichteten Service durchführen. Dabei erhalten Sie Zugang zu bestimmten Teilen des bereits bestehenden Systems für den elektronischen Informationsaustausch zwischen Steuerverwaltungen, dem sogenannten Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (Mias). Dieser Online-Dienst ermöglicht Ihnen eine unmittelbare Datenbankabfrage und ergänzt die Online-Abfrage beim BZSt. Sie finden den Service auf der Web-Seite der EU-Kommission unter http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/.

Was ist bei der Online-Abfrage zu beachten?

Der Firmenname muss hierbei bis auf das i-Tüpfelchen genau mit dem übereinstimmen, was Ihr ausländischer Geschäftspartner seinem Finanzamt angegeben hat. Daher sollte bei einer qualifizierten Bestätigung nach vollständiger Eingabe von Firmenname und Rechtsform, Ort, Postleitzahl und Straße/Haus-Nr. und einem Klick auf „starten“ viermal in schwarzer Schrift „stimmt überein“ erscheinen.

Allerdings bietet auch dies noch keine endgültige Sicherheit. Dafür müssen Sie noch auf die Schaltfläche „Amtliche Bestätigungsmitteilung anfordern“ klicken. Dann bekommen Sie innerhalb von ein bis zwei Tagen ein offizielles Schreiben des BZSt mit der Bestätigung der Gültigkeit der USt-IdNr.

Nach der Eingabe aller Daten für eine qualifizierte Abfrage und dem Klick auf „Amtliche Bestätigungsmitteilung anfordern“ öffnet sich in Ihrem Browser ein separates Pop-up-Fenster. Praktiker raten, dieses Fenster immer zusätzlich auszudrucken. Denn die Detailangaben zu Datum und exakter Uhrzeit der Anforderung können dienlich sein, wenn das Original des Bestätigungsschreibens bei einer späteren Steuerprüfung nicht mehr auffindbar sein sollte.

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Diese Inhalte stammen aus dem „Steuersparbrief AKTUELL“ (01-2019).

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Können Sie als Unternehmen die USt-IdNr. auch anders bestätigen lassen?

Ja. Neben der Möglichkeit der Online-Bestätigungsanfrage können Sie die einfache und qualifizierte Anfrage auch postalisch, telefonisch, per Telefax oder E-Mail an das BZSt richten. Das BZSt hat dafür ein entsprechendes Kontaktformular entwickelt.

Die Antwort erfolgt grundsätzlich schriftlich, bei Internetanfragen allerdings nur auf Wunsch des Anfragenden durch Anklicken des entsprechenden Feldes. Sollten Sie über die Online-Bestätigung zu einer ausländischen USt-IdNr. mehrere Anfragen an einem Tag gestellt und zu jeder Anfrage eine Bestätigungsmitteilung gewünscht haben, wird lediglich das Ergebnis der zeitlich letzten Anfrage schriftlich mitgeteilt.

Autor: Franz Höllriegel