Betriebsanweisung

Betriebsanweisungen sind eine der zentralen Säulen des Arbeitsschutzes. Hier finden Mitarbeiter kompakt auf ein bis zwei DIN-A4-Seiten aktuelle Gefahren und Schutzmaßnahmen, wenn sie mit Gefahrstoffen, biologischen Arbeitsstoffen, Maschinen oder anderen technischen Anlagen umgehen.

Welche Themen muss die Betriebsanweisung ansprechen?

Dabei unterscheiden sich die Betriebsanweisung für Gefahrstoffe und die Betriebsanweisungen für Arbeitsmittel, Maschinen oder Arbeitsverfahren in Inhalt und Aufbau. Generell sollte jedoch jede Betriebsanweisung folgende Inhalte behandeln:

• Anwendungsbereich
• Gefahren für Mensch und Umwelt
• Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln
• Verhalten bei Störungen
• Erste Hilfe, Verhalten bei Unfällen, Notrufnummern
• sachgerechte Instandhaltung und Entsorgung
• Folgen der Nichtbeachtung

Generell gilt: Der Inhalt einer Betriebsanweisung sollte nicht zu umfangreich und/oder komplex werden.

Sie kennen das selbst: Je konkreter und weniger umfangreich eine Anweisung ist, die Sie erhalten, desto eher bleibt sie Ihnen im Gedächtnis. Die Beschäftigten sollen Betriebsanweisungen zum kurzen Nachlesen verwenden. Die Neigung, dies in der betrieblichen Hektik zu tun, nimmt mit der Länge des Textes ab.

Wie ist eine Betriebsanweisung aufgebaut?

Der Aufbau einer Betriebsanweisung und damit die Reihenfolge der abzuhandelnden Inhalte ergeben sich logisch aus den auch bei der Gefährdungsbeurteilung sinnvollen Schritten.

Der „Kopf“

Achten Sie darauf, dass am Beginn Ihrer Betriebsanweisung folgende Informationen deutlich zu erkennen sind:

• laufende Nummer oder anderes Einteilungsmerkmal
• Datum zur Unterscheidung verschiedener Versionen
• Verantwortlicher bzw., falls identisch, Name des Erstellers
• Arbeitsbereich, für den die Betriebsanweisung gilt

Anwendungsbereich

Dieser Abschnitt klärt die Frage: Wofür gilt die Betriebsanweisung? Mögliche Antworten wären beispielsweise:

• Betrieb des Arbeitsmittels
• Wartung
• Störungsbeseitigung

Gefahren für Mensch und Umwelt

An dieser Stelle ist darauf hinzuweisen, welche grundsätzlichen Gefahren beim Umgang mit dem Arbeitsmittel auftreten können. Es empfiehlt sich, hier lieber mehr Gefahren aufzunehmen, als bestimmte Gefahren zu übersehen oder nicht zu nennen.

Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln

In diesem Abschnitt führen Sie sowohl technische als auch organisatorische Maßnahmen zur Abwehr von Gefährdungen auf. Wertvolle Hinweise auf die hier erforderlichen Angaben finden sich oft in den Betriebsanweisungen der Hersteller der jeweiligen Arbeitsmittel. Falls erforderlich weisen Sie an dieser Stelle auf unzulässige Nutzungen hin: „Darf nicht verwendet werden für …“.

Verhalten bei Störungen

Störungen bzw. untaugliche Versuche, Störungen zu beseitigen, zählen zu den häufigsten Unfallursachen. Daher sollten Sie ein besonderes Augenmerk auf die erforderlichen Maßnahmen legen. Wenn eine Störung durch den Bediener bei laufendem Betrieb nicht ABSOLUT sicher beseitigt werden kann (und das ist eine sehr schwer zu erfüllende Forderung!), ist in aller Regel die Anweisung zum sicheren Stillsetzen des Arbeitsmittels zu geben. Die Störung beseitigen Mitarbeiter bzw. speziell eingewiesene Kollegen/Instandhalter dann im Stillstand.

Für umfangreichere Maßnahmen zur Störungsbeseitigung bzw. für andere „Sonderbetriebsweisen“ (Einrichtbetrieb, Anfahrvorgänge, …) sind spezielle und dann auch häufig ausführlichere Betriebsanweisungen zu erstellen.

Erste Hilfe, Verhalten bei Unfällen, Notrufnummern

Gibt es allgemeine Erste-Hilfe-Anweisungen und werden die Mitarbeiter darin ebenfalls regelmäßig geschult, kann dieses Kapitel relativ kurz gehalten werden. Es sollten dann hier nur zusätzliche Verhaltensregeln genannt werden, die sich speziell an einem bestimmten Arbeitsmittel ergeben.

Dies ist einer ständigen Wiederholung der immer gleichen allgemeinen Erste-Hilfe-Maßnahmen vorzuziehen. Niemand nimmt diese bei der einhundertundersten Anweisung mehr wahr: „Steht ja sowieso immer dasselbe drin“, denkt man und übersieht dabei, dass Betriebsanweisung einhundertundzwei, wegen eines anderen Stoffs, besondere Erste-Hilfe-Maßnahmen nennt.

Sachgerechte Instandhaltung und Entsorgung

Hier sollten Sie nur die Instandhaltungsmaßnahmen nennen, die der Bediener/Nutzer des Arbeitsmittels selbst durchführen soll und kann. Für weitergehende Maßnahmen, insbesondere der Instandsetzung, verweisen Sie in der Regel auf hierfür speziell qualifiziertes Personal.

Fallen bei der Bedienung des Arbeitsmittels regelmäßig Abfälle an, so ist auf deren unschädliche Entsorgung hinzuweisen. Dabei ist idealerweise möglichst genau anzugeben, welcher Abfall in welches Sammelgefäß gehört.

Folgen der Nichtbeachtung

An dieser Stelle können Sie in Ergänzung zum oben bereits genannten Teil „Gefahren für Mensch und Umwelt“ weiterführende Angaben zu möglichen Risiken machen.

Schriftliche „Drohungen“ der folgenden Art: „Wenn Sie nicht alle oben genannten Punkte einhalten, fliegen Sie“, nutzen keinem und schädigen nur das Arbeitsklima. Die Bedeutung von Betriebsanweisungen können Sie Mitarbeitern besser auf anderen Wegen deutlich machen.

Die Fußzeile der Betriebsanweisung

Betriebsanweisungen brauchen, wie alle anderen Dokumente auch, die Unterschrift des Verantwortlichen. Damit sind sie dann freigegeben.

Wie muss eine Betriebsanweisung aussehen?

Es hat sich – ausgehend von den Betriebsanweisungen für den Umgang mit Gefahrstoffen – durchgesetzt, Betriebsanweisungen mit einem farbigen Rahmen zu umgeben. Üblich sind heute:

• Gelb oder Orange für Gefahrstoffe
• Blau für Maschinen und Geräte
• Grün für persönliche Schutzausrüstungen

Ein farbiger Rahmen hat eine Reihe von Vorteilen:

• Er signalisiert, dass es sich bei dem vorliegenden Schriftstück um eine Betriebsanweisung handelt.
• Er sorgt dafür, dass Betriebsanweisungen auffallen.
• Er gibt dem Verfasser Hilfe bei der Strukturierung von Betriebsanweisungen.
• Er hilft, keinen Inhaltspunkt zu vergessen, und sorgt so für Vollständigkeit.

Wann müssen Sie die Betriebsanweisung aktualisieren?

Mit der Freigabe sollte auch ein Termin zur regelmäßigen Überprüfung festgelegt werden. Der Überprüfungstermin entbindet jedoch nicht von der Pflicht, bei jeder relevanten Änderung

• des Arbeitsmittels oder
• seiner Benutzung

die Betriebsanweisung unverzüglich (d.h. ohne schuldhafte Verzögerung) anzupassen.

Die Frist dient dazu, sich regelmäßig zu vergewissern, dass sich keine Änderungen ergeben haben, die durch Unachtsamkeit oder Unkenntnis nicht in die Betriebsanweisung eingeflossen sind. Dies ist außer bei betrieblichen Änderungen auch bei Änderungen im Gesetzes- und Regelwerk möglich, ohne dass es unmittelbar auffallen muss.

Wie bringen Sie Mitarbeitern die Betriebsanweisungen näher?

Der einfachste Weg ist sicher, die Betriebsanweisung auszuhängen oder den Beschäftigten auszuhändigen und sich den Empfang quittieren zu lassen. Der einfachste Weg ist aber nicht immer der beste: Verfahren Sie so, wissen Sie nicht, ob der Empfänger die Betriebsanweisung tatsächlich liest, ihren Inhalt versteht und willens ist, die Anweisung in die Tat umzusetzen.

Betriebsanweisungen als Grundlage für die Unterweisung

Der Königsweg ist daher, die Betriebsanweisung zur Grundlage einer Unterweisung zu machen, ihren Inhalt dort detailliert durchzusprechen und das Verständnis abzufragen. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass die Empfänger die Betriebsanweisung

• erhalten,
• zur Kenntnis genommen und
• verstanden

haben.

Diese Empfehlung deckt sich mit der DGUV Regel 100-001. Sie listet unter Punkt 2.3.1 die Unterweisungsinhalte auf, die mindestens abgehandelt werden müssen:

• die konkreten arbeitsplatz- und arbeitsaufgabenbezogenen Gefährdungen
• die dagegen getroffenen und zu beachtenden Schutzmaßnahmen
• die vorgesehenen sicherheits- und gesundheitsgerechten Handlungsweisen (das Verhalten)
• die Notfallmaßnahmen
• die einschlägigen Inhalte der Vorschriften und Regeln

Die DGUV-Regel schlägt auch vor, welche Unterlagen bei den Unterweisungen berücksichtigt werden sollten:

• Betriebsanleitungen von einzusetzenden Arbeitsmitteln, insbesondere Maschinen
• Betriebsanweisungen
• Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung

Welche Betriebsanweisungen werden benötigt?

Diese Frage sollte sich leicht aus der Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung beantworten lassen. In ihr sind die mit der Arbeit verbundenen Gefährdungen und die vom Unternehmer zu deren Abwendung festgelegten Arbeitsschutzmaßnahmen niedergeschrieben. Zu den Schutzmaßnahmen gehören auch geeignete Betriebsanweisungen.

Autor: Eckhart Tschersich