01.08.2022

Dokumentationspflichten im Arbeitsschutz

Die Arbeitsschutzgesetzgebung macht es Ihnen nicht gerade leicht. Verstreut in einer Vielzahl von Vorschriften finden sich zahlreiche Pflichten zur Dokumentation im Arbeitsschutz, die es zu beachten gilt. Wir haben die Vorschriften für Sie durchforstet! In diesem Beitrag finden Sie all die Dokumentationspflichten, die der Gesetzgeber deutschen Unternehmen rund um die Arbeitssicherheit auferlegt.

Stapel an Dokumentation im Arbeitsschutz

Dokumentation im Arbeitsschutz: Ohne stehen Sie schnell auf verlorenem Posten

Mit einer guten Dokumentation im Arbeitsschutz behalten Sie zum einen die Übersicht über die aktuelle Situation und besitzen damit eine wertvolle Grundlage, um den Arbeitsschutz in Ihrem Betrieb systematisch zu organisieren. Zum anderen dient die Dokumentation im Arbeitsschutz Ihrer Rechtssicherheit. Im Schadensfall können Sie anhand der Arbeitsschutzdokumentation nachweisen, dass Sie Ihren Arbeitsschutzpflichten nachgekommen sind. Denken Sie daran, dass Aufsichtsbehörden und im schlimmsten Fall die Staatsanwaltschaft Ihre Unterlagen mit großem Interesse lesen werden.

Übersicht: Was Sie im Arbeitsschutz zwingend dokumentieren müssen

Pflichten zur Dokumentation im Arbeitsschutz finden sich in zahlreichen Arbeitsschutzvorschriften, wovon sich viele auf die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung beziehen. Einen ersten Überblick gibt die nachfolgende Tabelle.

Vorschrift
Fundstelle
Stichwort
§ 6 Abs. 1 und 2
§ 8 Abs. 1
§ 13 Abs. 2
Gefährdungsbeurteilung
Zusammenarbeit
verantwortliche Personen
§ 3 Abs. 4
§ 6 Abs. 3
Vorsorgekartei
ärztliche Unterlagen
§ 2 Abs. 8
§ 3 Abs. 3; Anhang 4, Nr. 4.4
Gemeinschaftsunterkünfte
Gefährdungsbeurteilung
ArbZG
§ 16 Abs. 2
Arbeitszeitnachweise
ASiG
§ 2 Abs. 1, § 5 Abs. 1
Bestellung SiFa und Betriebsarzt
§ 3 Abs. 8 und 9
§ 12
§§ 14 und 17
§ 18
§ 19 Abs. 3
Gefährdungsbeurteilung
Unterweisung
Prüfungen
Antragsunterlagen zur Erlaubnis
Mitteilungspflichten
BioStoffV
§ 7 Abs. 1
§ 8 Abs. 6
§ 14 Abs. 3
§ 17
Gefährdungsbeurteilung
Prüfungen
Unterweisung
Mitteilungspflichten
DGUV Vorschrift 1
§ 24 Abs. 6
Erste Hilfe
EMFV
§ 3 Abs. 6
Gefährdungsbeurteilung
§ 6
§ 7
§ 14
§ 15 Abs. 2
§ 18
Gefährdungsbeurteilung
Prüfungen
Unterweisung
Zusammenarbeit
Mitteilungspflichten
JArbSchG
§ 28a
Gefährdungsbeurteilung
LärmVibrationsArbSchV
§ 3 Abs. 4
Gefährdungsbeurteilung
MuSchG
§ 14 Abs. 1
Gefährdungsbeurteilung
OStrV
§ 3 Abs. 4
Gefährdungsbeurteilung

Dokumentation zur Arbeitssicherheit: Nichts geht ohne  Gefährdungsbeurteilung

Die Vorgaben des Arbeitsschutzgesetzes

Die Gefährdungsbeurteilung ist das zentrale Element im betrieblichen Arbeitsschutz. Sie bildet die Basis für ein systematisches und erfolgreiches Sicherheits- und Gesundheitsmanagement. Die gesetzliche Grundlage findet sich in § 5 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG). Demnach müssen Sie anhand einer Beurteilung der für die Beschäftigten mit ihrer Arbeit verbundenen Gefährdung ermitteln, welche Maßnahmen des Arbeitsschutzes erforderlich sind. Die Gefährdungsbeurteilung ist der wichtigste Bestandteil der Arbeitsschutzdokumentation.

Sie müssen gemäß § 6 ArbSchG über Unterlagen verfügen, aus denen

  • das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung,
  • die von Ihnen festgelegten Maßnahmen des Arbeitsschutzes und
  • das Ergebnis ihrer Überprüfung

ersichtlich sind.

Weitere Vorgaben zu Form und Umfang sind im Gesetz nicht genannt.

Nutzen Sie Ihren Spielraum klug!

Der Gesetzgeber hat Betrieben bewusst einen Spielraum gelassen, um die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung nach den betrieblichen Bedürfnissen zu gestalten. Ein minimalistischer Hinweis auf einem „Bierdeckel“, dass alles geprüft wurde und in bester Ordnung ist, reicht jedoch nicht aus.

Andererseits sind Sie auch nicht verpflichtet, jegliche Überlegungen, die Sie im Unternehmen im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung angestellt haben, in aller Ausführlichkeit darzulegen. Es kann allerdings aus Haftungsgründen und für die spätere Nachvollziehbarkeit angeraten sein, Gründe für getroffene und vor allem nicht getroffene Maßnahmen schriftlich zu fixieren.

Gefährdungsbeurteilung Aufzug Muster
So ähnlich könnte eine Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung aussehen. Wichtig sind außerdem die Datumsangaben, die eine Änderungsverfolgung im Archiv möglich machen.

Zur Dokumentation können bestehende Dokumente wie Betriebsanleitungen von Herstellern, Betriebsanweisungen oder Sicherheitsanalysen herangezogen werden. Prüfen Sie, ob solche Unterlagen im Unternehmen bereits vorhanden sind. Möglicherweise müssen diese Dokumente nur noch ergänzt oder konkretisiert werden. Beachten Sie dabei, dass die Dokumentation aus sich selbst heraus verständlich und zumindest für Fachleute nachvollziehbar sein muss.

Kontrollen der Aufsichtsbehörden

Die Überprüfung der Gefährdungsbeurteilungs-Dokumentation gehört zum Standardprogramm einer Betriebsbesichtigung durch die Aufsichtsbehörden. Die staatlichen Arbeitsschutzbehörden und die Berufsgenossenschaften haben im Rahmen der Gemeinsamen Deutschen Arbeitsschutzstrategie eine Leitlinie „Gefährdungsbeurteilung und Dokumentation“ erarbeitet, die Hinweise gibt, wann diese Dokumentation als angemessen angesehen werden kann. Die Leitlinie richtet sich primär an die Aufsichtsbehörden, kann aber auch eine Erkenntnisquelle für die betrieblich Verantwortlichen sein.

Ist Ihre Dokumentation nicht aktuell, nicht aussagefähig oder nicht plausibel, werden Sie in der Regel schriftlich aufgefordert, die Gefährdungsbeurteilung und ihre Dokumentation in einer angemessenen Frist nachzubessern. Ist eine Gefährdungsbeurteilungs-Dokumentation gar nicht vorhanden, fordern sie diese innerhalb einer Frist nach.

Für Kleinbetriebe gibt es Erleichterungen

Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten können sich die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung erleichtern. Die Anforderungen an die Dokumentation erfüllen sie im Regelfall, wenn sie

  • die Gefährdungsbeurteilung mit einer Handlungshilfe durchführen, die ihr Unfallversicherungsträger oder die zuständige staatliche Arbeitsschutzbehörde zur Verfügung stellt, oder
  • an der Regelbetreuung im Sinne des ASiG und der DGUV Vorschrift 2 teilnehmen und die von den beratenden Fachkräften für Arbeitssicherheit, den Betriebsärzten oder überbetrieblichen Diensten überlassenen Unterlagen zur Gefährdungsbeurteilung nutzen oder
  • an einem alternativen Betreuungsmodell (z.B. einem Unternehmermodell) ihres Unfallversicherungsträgers teilnehmen und die im Rahmen dieses Modells vorgesehenen Instrumente für die Gefährdungsbeurteilung anwenden.

Besondere Beschäftigtengruppen: Schwangere, Stillende, Jugendliche…

Berücksichtigen Sie in der Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung die Anforderungen, die sich aus der Beschäftigung besonderer Personengruppen ergeben. Zu diesen zählen Schwangere und Stillende, Leiharbeitnehmer, Jugendliche, Menschen mit Behinderungen, Praktikanten, Berufsanfänger und Beschäftigte mit mangelnden Deutschkenntnissen.

Beachten Sie die speziellen Vorschriften des Mutterschutzgesetzes. Aus dieser Dokumentation muss neben dem Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, den Schutzmaßnahmen und dem Ergebnis der Wirksamkeitsprüfung ersichtlich sein, dass der Schwangeren ein Gesprächsangebot über weitere Anpassungen ihrer Arbeitsbedingungen gemacht wurde. Hat ein solches Gespräch stattgefunden, müssen Sie den Zeitpunkt dokumentieren. Die Unterlagen müssen Sie mindestens bis zum Ablauf von zwei Jahren nach der letzten Eintragung aufbewahren.

Schwangere Frau haelt sich Bauch und arbeitet
Bei der Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung nach dem Mutterschutzgesetz müssen Sie zusätzlich vermerken, dass Sie der schwangeren Mitarbeiterin ein Gesprächsangebot über die Anpassung Ihrer Arbeitsbedingungen gemacht haben.

Spezielle Vorgaben aus den Arbeitsschutzverordnungen

Die Verordnungen zum Arbeitsschutzgesetz greifen die Verpflichtung zur Durchführung einer Gefährdungsbeurteilung auf und präzisieren die Anforderungen, bezogen auf den jeweiligen Regelungsinhalt. Beispielsweise widmet sich die Betriebssicherheitsverordnung explizit den Anforderungen, die Betriebe bei der Gefährdungsbeurteilung für Arbeitsmittel beachten müssen, die Biostoffverordnung macht genaue Angaben zu Tätigkeiten mit Biostoffen usw. Sie alle verweisen zudem auf spezielle technische Regeln und darauf, wie mit ihnen im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung umzugehen ist.

Eine erschöpfende Auflistung der unterschiedlichen Dokumentationsanforderungen an die Gefährdungsbeurteilung, die diese einzelnen Verordnungen stellen, würde den Rahmen dieses Beitrags sprengen. Arbeitsschutz-Software kann jedoch bei einer sicheren und schnell abrufbaren Gefährdungsbeurteilung und anderer Arbeitsschutzdokumentation helfen.

Beispiel: Softwareunterstützung für die Dokumentation Ihrer Arbeitssicherheit

Das Softwaresystem Arbeitsschutz 360 plus fragt alle vorgeschriebenen Informationen bei wichtigen Arbeitsschutzdokumenten mit einer Eingabemaske ab. So wird garantiert nichts vergessen. Im zentralen Dokumentenmanagement sind Gefährdungsbeurteilungen, Betriebsanweisungen etc.  mit einem Klick abrufbar. Frühere Versionen eines Dokuments bleiben über die Archivfunktion sicher mit aktuelleren Versionen verknüpft.

Mehr über das Softwaresystem Arbeitsschutz 360 plus 

Dokumentation der Prüfung von Arbeitsmitteln und Anlagen

Über Prüfungen von Arbeitsmitteln müssen Sie gemäß § 14 BetrSichV Aufzeichnungen führen, die mindestens folgende Angaben enthalten:

  • Art der Prüfung
  • Prüfumfang
  • Ergebnis der Prüfung
  • Name und Unterschrift der zur Prüfung befähigten Person; bei ausschließlich elektronisch übermittelten Dokumenten eine elektronische Signatur

Erfassen Sie auch den Anlass der Prüfung, z.B. ob es sich um eine Prüfung vor erstmaliger Verwendung handelt, um wiederkehrende Prüfungen oder um eine Prüfung nach prüfpflichtiger Änderung. Die Aufzeichnungen können Sie elektronisch führen; Sie müssen diese mindestens bis zur nächsten Prüfung aufbewahren.

Um eine lückenlose Prüfgeschichte eines Arbeitsmittels im Zweifel nachweisen zu können, kann es sinnvoll sein, auch ältere Prüfunterlagen aufzubewahren. Konkret vorgeschrieben ist dies für Arbeitsmittel nach Anhang 3 der BetrSichV, also für Krane, Flüssiggasanlagen und maschinentechnische Arbeitsmittel der Veranstaltungstechnik. Die Aufzeichnungen über die Prüfungen bewahren sie über die gesamte Verwendungsdauer des betreffenden Arbeitsmittels auf.

Prüfung überwachungsbedürftiger Anlagen

Für die Prüfung überwachungsbedürftiger Anlagen sieht die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) besondere Dokumentationspflichten vor.

Sie benötigen eine Prüfbescheinigung, die die in § 17 Abs. 1 BetrSichV geforderten (umfangreichen) Mindestangaben sowie eine Angabe über den Anlass der Prüfung enthält. Auf Verlangen müssen Sie diese Arbeitsschutzdokumentation der Überwachungsbehörde vorlegen können.

Wenn Sie Betreiber einer erlaubnisbedürftigen Anlage im Sinne des § 18 BetrSichV sind, müssen Sie den Erlaubnisbescheid auf Verlangen vorlegen können. Die Behörde kann im Erlaubnisbescheid anordnen, dass neben dem eigentlichen Erlaubnisbescheid weitere Informationen zur Verfügung stehen müssen.

Vergewissern Sie sich, ob und welche Anforderungen die Überwachungsbehörde an die Dokumentation im Erlaubnisbescheid als Auflagen festschreibt.

Dokumentation der Verantwortlichen in der Arbeitssicherheit

Insbesondere in größeren Unternehmen wird der Arbeitgeber (z.B. Geschäftsführer oder Vorstand) nicht in der Lage sein, alle Pflichten des Arbeitsschutzes persönlich zu erfüllen. Das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) bietet hier die Möglichkeit der Pflichtenübertragung.

Gemäß § 13 Abs. 2 ArbSchG kann der Arbeitgeber zu seiner Entlastung zuverlässige und fachkundige Personen damit beauftragen, ihm obliegende Aufgaben nach diesem Gesetz in eigener Verantwortung wahrzunehmen. Das kann auch die Übernahme von Dokumentationspflichten sein. Die Beauftragung muss schriftlich erfolgen.

Die Regelung des § 13 ArbSchG wird durch § 13 der DGUV Vorschrift 1 konkretisiert. Demnach müssen Sie in der Beauftragung den Verantwortungsbereich sowie Befugnisse festlegen. Der Beauftragte muss die Beauftragung unterzeichnen. Eine Ausfertigung der Beauftragung ist ihm auszuhändigen. Damit dokumentieren Sie, dass Sie Ihren Organisationspflichten gemäß § 3 Abs. 2 ArbSchG nachgekommen sind.

Eine analoge Delegationsmöglichkeit sieht das MuSchG vor.

Die Bestellung weiterer Personen darf in der Arbeitsschutzdokumentation nicht fehlen

Eine schriftliche Bestellung ist auch für weitere Akteure im Arbeitsschutz vorgeschrieben. Hierzu gehören

  • die Fachkraft für Arbeitsschutz,
  • der Betriebsarzt (§ 2 bzw. § 5 ASiG),
  • die Sicherheitsbeauftragten (§ 22 SGB VII),
  • der Inklusionsschutzbeauftragte (§ 181 SGB IX),
  • der Beauftragte für Biostoffe (§ 10 BioStoffV),
  • der Strahlenschutzbeauftragte (§ 70 StrlSchG) und
  • der Laserschutzbeauftragte (§ 5 OStrV).
  • Sie sollten auch die Benennung von Ersthelfern, Brandschutzhelfern und Evakuierungshelfern (§ 10 ArbSchG) schriftlich festhalten.

Dokumentation von Unfällen

Im Zweifel ist der Eintrag im Verbandbuch der entscheidende Beweis, dass eine Verletzung im Betrieb geschehen ist und deshalb die Berufsgenossenschaft die Kosten für später notwendige Therapiemaßnahmen übernimmt.
Im Zweifel ist die Dokumentation jeder Ersten-Hilfe-Maßnahme der entscheidende Beweis, dass eine Verletzung im Betrieb geschehen ist, weshalb die Berufsgenossenschaft die Kosten für später notwendige Therapiemaßnahmen übernimmt.

Nach § 6 Abs. 2 ArbSchG sind Sie verpflichtet, Unfälle im Betrieb zu erfassen, bei denen ein Beschäftigter verstirbt oder für mehr als drei Tage völlig oder teilweise arbeits- oder dienstunfähig wird. Die Regelung des Arbeitsschutzgesetzes bezieht sich auf die sog. meldepflichtigen Unfälle, die Sie Ihrer Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse anzeigen müssen. Zu den Arbeitsunfällen zählen auch Wegeunfälle nach § 8 Abs. 2 SGB VII.

Eine bestimmte Form der Erfassung ist nicht vorgeschrieben, sie kann sowohl in Papierform als auch auf Datenträgern erfolgen. Beachten Sie, dass die Aufsichtsbehörden ein Recht haben, die Unterlagen im Rahmen der Überwachung einzusehen.

Die Erfassung der Unfälle soll sich nach dem Willen des Gesetzgebers nicht nur auf das bloße Sammeln und Abheften von Unfallanzeigen erstrecken. Unfälle im Betrieb können oft Hinweise auf Mängel im Arbeitsschutz geben und sollten Anlass sein, den jeweiligen Arbeitsplatz und die Gefährdungsbeurteilung zu überprüfen und ggf. zu aktualisieren.

Beachten Sie, dass gemäß § 18 GefStoffV und § 17 BioStoffV neben Unfällen auch Betriebsstörungen, Krankheits- und Todesfälle zu dokumentieren und der zuständigen Behörde zu melden sind, wenn sie auf Tätigkeiten mit Bio- oder Gefahrstoffen zurückzuführen sind.

Dokumentation von Erste-Hilfe-Leistungen

Eine weitere wichtige Dokumentation im Arbeitsschutz betrifft Erste-Hilfe-Leistungen. Nach § 24 der DGUV Vorschrift 1 sind Sie verpflichtet, jedes Ereignis, bei dem Erste Hilfe geleistet wurde, aufzuzeichnen. Dies betrifft auch Bagatellverletzungen, die ohne ärztliche Versorgung durch den betrieblichen Ersthelfer behandelt werden, z.B. eine durch Papier verursachte Schnittverletzung, die lediglich mit einem Pflaster versorgt wurde.

Zur Dokumentation wird üblicherweise ein Verbandbuch geführt, alternativ kann ein Meldeblock genutzt werden. Sie können die Dokumentation auch elektronisch vornehmen. In jedem Fall müssen Sie die Aufzeichnungen mindestens fünf Jahre aufbewahren.

Dokumentation der Zusammenarbeit mehrerer Arbeitnehmer

Wenn Beschäftigte mehrerer Arbeitgeber an einem Arbeitsplatz tätig werden, sind diese gemäß § 8 Abs. 1 ArbSchG verpflichtet, bei der Durchführung der Sicherheits- und Gesundheitsschutzbestimmungen zusammenzuarbeiten.

8 Abs. 1 ArbSchG enthält unmittelbar keine Verpflichtung zu einer schriftlichen Dokumentation im Arbeitsschutz. Beachten Sie die seit Beginn des Jahres 2021 geltende Neuregelung des § 22 Abs. 1 Satz 2 ArbSchG: Demnach muss das Ergebnis der Abstimmung zwischen den Arbeitgebern über die zu treffenden Maßnahmen der zuständigen Aufsichtsbehörde auf Verlangen schriftlich vorgelegt werden. Eine mündliche Absprache zwischen den Verantwortlichen der beteiligten Firmen reicht somit nicht (mehr) aus.

Ähnlich verpflichtet § 15 GefStoffV im Fall der Zusammenarbeit verschiedener Firmen die Beteiligten, das Zusammenwirken bei der Erstellung der Gefährdungsbeurteilung und die Abstimmung der Schutzmaßnahmen zu dokumentieren.

Schriftliche Betriebsanweisungen sind auch Teil der Dokumentation im Arbeitsschutz

Mit einer Betriebsanweisung informieren Sie Ihre Beschäftigten in kurzer Form über Gefährdungen und Schutzmaßnahmen am Arbeitsplatz. Dies kann sich z.B. auf die Benutzung von Arbeitsmitteln (§ 12 BetrSichV) oder Tätigkeiten mit Gefahr- oder Biostoffen (§ 14 GefStoffV bzw. § 14 BioStoffV) beziehen. Die Betriebsanweisung muss schriftlich in einer für die Beschäftigten verständlichen Form und Sprache erstellt werden. Mündliche Sicherheitsanweisungen können sinnvoll sein, ersetzen jedoch nicht eine schriftliche Betriebsanweisung.

Betriebsanweisung Muster

Dokumentationspflicht bei Unterweisungen

Die Unterweisung der Beschäftigten wird in § 12 ArbSchG – analog in § 4 der DGUV Vorschrift 1 – sowie in den Verordnungen nach dem Arbeitsschutzgesetz gefordert. Inhalt und Zeitpunkt der Unterweisung sowie die Namen der unterweisenden Person und der Teilnehmer sollten Sie schriftlich festhalten. Lassen Sie sich von den Beschäftigten durch Unterschrift bestätigen, dass sie teilgenommen und den Inhalt der Unterweisung verstanden haben. Dies dient dem Nachweis, dass Sie Ihrer Unterweisungspflicht nachgekommen sind. Ein Muster für die Dokumentation der Unterweisung finden Sie beispielsweise in der DGUV Regel 100-001.

Wie lange Sie die Nachweise über durchgeführte Unterweisungen aufbewahren müssen, ist gesetzlich nicht geregelt und muss von Ihnen für Ihr Unternehmen eigenverantwortlich festgelegt werden. Sie sind auf der sicheren Seite, wenn Sie die Unterlagen in Anlehnung an die Technische Regel TRGS 555 aus dem Gefahrstoffbereich grundsätzlich mindestens zwei Jahre aufbewahren.

Erfassung von Arbeitszeiten: Neue Dokumentation im Arbeitsschutz erforderlich

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) verpflichtet Arbeitgeber, die Arbeitszeiten der Beschäftigten in die Dokumentation zum Arbeitsschutz aufzunehmen, sobald diese an einem Werktag mehr als acht Stunden arbeiten. Sofern die tägliche Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreitet, besteht dem Gesetz nach keine Aufzeichnungspflicht (siehe hierzu auch die aktuellen Entwicklungen, dargestellt im unteren grauen Kasten).

Beachten Sie, dass sich die Vorschrift des § 16 ArbZG ausdrücklich auf Werktage bezieht. Arbeitszeiten, die an Sonn- und Feiertagen erbracht werden, sind grundsätzlich zu erfassen, auch wenn sie acht Stunden unterschreiten.

Hinweis: Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts zur Arbeitszeiterfassung

Die Richter des Bundesarbeitsgerichts schufen mit ihrem Urteil (Az. 1 ABR 21 / 22) neue Fakten. Arbeitgeber müssen demnach die Arbeitszeiten der Beschäftigten systematisch erfassen, unabhängig von Mehrarbeit. Der Gesetzgeber wird wahrscheinlich nachziehen. Wie diese Zeiterfassungspflicht nun konkret umgesetzt werden soll, darüber machen die Richter keine Angaben.

Eine bestimmte Form der Aufzeichnung ist also weder nach aktuellem Urteil noch nach der Gesetzeslage  vorgeschrieben. Arbeitszeitnachweise können in Form von Stundenzetteln, Stempeluhrkarten oder Lohnlisten oder mithilfe elektronischer Zeiterfassungssysteme geführt werden. Die Verpflichtung zur Arbeitszeitaufzeichnung besteht auch dann, wenn Ihre Beschäftigten selbst für die Gestaltung und Erfassung der täglichen Arbeitszeit verantwortlich sind, z.B. im Homeoffice, oder wenn in Ihrem Betrieb nach dem Modell der Vertrauensarbeitszeit gearbeitet wird.

Sämtliche Arbeitszeitnachweise müssen Sie mindestens zwei Jahre aufbewahren physisch oder elektronisch. Entscheidend ist, dass Sie die Nachweise der Aufsichtsbehörde unverändert und jederzeit vorlegen können.

Arbeitsmedizinische Vorsorgekartei

Auf der Grundlage der Gefährdungsbeurteilung müssen Sie eine angemessene arbeitsmedizinische Vorsorge sicherstellen. Der Anhang der Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV) definiert die Tätigkeiten, bei denen eine arbeitsmedizinische Vorsorge anzubieten ist. Die Angaben, wann und aus welchen Anlässen arbeitsmedizinische Vorsorge stattgefunden hat, sind in einer Vorsorgekartei zu erfassen.

Diese Verpflichtung bezieht sich auf sämtliche Arten der arbeitsmedizinischen Vorsorge. Demzufolge beinhaltet die Vorsorgekartei die Dokumentation der Pflicht-, Angebots- und Wunschvorsorge. Beachten Sie, dass die Daten im Fall eines Berufskrankheitenverfahrens von Bedeutung sein können.

Die Kartei kann elektronisch geführt werden. Denken Sie daran, dass die enthaltenen Angaben bis zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses aufzubewahren und anschließend zu löschen sind. Die zuständige Aufsichtsbehörde hat das Recht, die Vorsorgekartei zum Zweck der Überwachung einzusehen. Auf Verlangen müssen Sie ihr eine Kopie der Vorsorgekartei übermitteln.

Eine Pflicht zur Dokumentation im Arbeitsschutz trifft auch den Arzt (z.B. Ihren Betriebsarzt), der die arbeitsmedizinische Vorsorge durchführt. Das Ergebnis der Vorsorge sowie die Befunde sind schriftlich festzuhalten und aufzubewahren. Die vom Arzt einzuhaltenden Aufbewahrungsfristen gibt die Arbeitsmedizinische Regel (AMR) 6.1 vor. Die Fristen betragen demnach i.A. zehn Jahre. Bei Tätigkeiten mit krebserzeugenden oder erbgutverändernden Stoffen oder Zubereitungen der Kategorie K1 oder K2 im Sinne der Gefahrstoffverordnung sowie bei Tätigkeiten, die zu Berufskrankheiten führen können, sind die ärztlichen Unterlagen mindestens 40 Jahre aufzubewahren.

Dokumentationspflicht für Gemeinschaftsunterkünfte

Zum 01.01.2021 hat das Arbeitsschutzkontrollgesetz eine neue Pflicht zur Dokumentation im Arbeitsschutz eingeführt; Sie findet sich in der Arbeitsstättenverordnung, die sich auf Gemeinschaftsunterkünfte bezieht. Die Regelung wurde mit Blick auf die Missstände in der Fleischindustrie erlassen, betrifft aber alle Betriebe, die Beschäftigte in Gemeinschaftsunterkünften innerhalb oder außerhalb des Betriebsgeländes oder einer Baustelle unterbringen. In der Arbeitsschutzdokumentation sind anzugeben:

  • die Adressen der Gemeinschaftsunterkünfte
  • die Unterbringungskapazitäten der Gemeinschaftsunterkünfte
  • die Zuordnung der untergebrachten Beschäftigten zu den Gemeinschaftsunterkünften
  • der zugehörige Zeitraum der Unterbringung der jeweiligen Beschäftigten

Diese Arbeitsschutzdokumentation muss ab Beginn der Bereitstellung am Ort der Unterkunft verfügbar sein. Nach dem Ende der Unterbringung müssen Sie sie noch vier Wochen aufbewahren.

Fazit Arbeitsschutzdokumentation

Dokumentation klingt stark nach Bürokratie, was in manchen Unternehmen sofort einen Vermeidungsreflex auslösen dürfte. Dabei gibt es viele gute Gründe, die Dokumentation zur Arbeitssicherheit sorgfältig anzufertigen.

Zum einen behalten Sie die Übersicht über die Arbeitsschutzsituation und besitzen damit eine wertvolle Grundlage für die systematische Organisation des Arbeitsschutzes in Ihrem Betrieb.

Zum anderen dient die Dokumentation im Arbeitsschutz Ihrer Rechtssicherheit. Im Schadensfall können Sie anhand der Dokumentation nachweisen, dass Sie Ihren Arbeitsschutzpflichten nachgekommen sind. Denken Sie daran, dass Aufsichtsbehörden und im schlimmsten Fall die Staatsanwaltschaft Ihre Unterlagen mit Interesse lesen werden.

Die Aufzählung oben hat hoffentlich deutlich gemacht, dass bei den Dokumentationspflichten viel im Fluss ist. Was heute noch nicht gilt, kann morgen schon wieder notwendig sein. Bestes Beispiel ist das jüngste Urteil des Bundesarbeitsgerichts zur Arbeitszeiterfassung. Haken Sie die Arbeitsschutzdokumentation also nicht zu leichtfertig ab, auch wenn Sie der Meinung sind, in Ihrem Betrieb gäbe es hier kaum Verbesserungspotenzial. Bleiben Sie auf dem Laufenden.

So kommen Sie weiter

Autor*in: Dr. Thomas Ledwig