Dokumentationspflichten im Arbeitsschutz

Die Gefährdungsbeurteilung ist das zentrale Element im betrieblichen Arbeitsschutz. Sie ist die Basis für ein systematisches und erfolgreiches Sicherheits- und Gesundheitsmanagement. Die gesetzliche Grundlage findet sich in § 5 ArbSchG. Demnach müssen Sie durch eine Beurteilung der für die Beschäftigten mit ihrer Arbeit verbundenen Gefährdung ermitteln, welche Maßnahmen des Arbeitsschutzes erforderlich sind. Die praktische Durchführung der Gefährdungsbeurteilung allein reicht jedoch nicht aus. Sie müssen gemäß § 6 ArbSchG auch über Unterlagen verfügen, aus denen das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die von Ihnen festgelegten Maßnahmen des Arbeitsschutzes und das Ergebnis ihrer Überprüfung ersichtlich sind. Weitere Vorgaben zu Form und Umfang sind im Gesetz nicht genannt.

Der Gesetzgeber hat den Betrieben hier bewusst Spielraum gelassen, die Dokumentation nach den betrieblichen Bedürfnissen zu gestalten. Ein minimalistischer Hinweis auf einem „Bierdeckel“, dass alles geprüft wurde und in bester Ordnung ist, reicht jedoch nicht aus. Andererseits sind Sie auch nicht verpflichtet, jegliche Überlegungen, die Sie im Unternehmen im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung angestellt haben, in aller Ausführlichkeit auszubreiten. Es kann allerdings aus Haftungsgründen und für die spätere Nachvollziehbarkeit angeraten sein, Gründe für getroffene und vor allem nicht getroffene Maßnahmen schriftlich zu fixieren.

Zur Dokumentation können bestehende Dokumente wie Betriebsanleitungen von Herstellern, Betriebsanweisungen oder Sicherheitsanalysen herangezogen werden. Prüfen Sie, ob solche Unterlagen im Unternehmen bereits vorhanden sind. Möglicherweise müssen diese Dokumente nur noch ergänzt oder konkretisiert werden. Beachten Sie dabei, dass die Dokumentation aus sich selbst heraus verständlich und zumindest für Fachleute nachvollziehbar sein muss.