23.06.2021

Dokumentationspflichten im Arbeitsschutz

Gefährdungsbeurteilung

Im Arbeitsschutz bestehen umfassende Dokumentationspflichten. Ihnen nachzukommen, macht sich für Sie nicht nur dann bezahlt, wenn doch einmal ein schwerer Arbeitsunfall passiert.

Dokumentation klingt stark nach Bürokratie, was in manchen Unternehmen sofort einen Vermeidungsreflex auslösen dürfte. Tatsächlich macht es die Arbeitsschutzgesetzgebung den betrieblich Verantwortlichen auch nicht gerade leicht. Verstreut in einer Vielzahl von Vorschriften finden sich entsprechende Pflichten, die es zu beachten gilt. Dabei gibt es viele gute Gründe, den Dokumentationspflichten sorgfältig nachzukommen. Zum einen behalten Sie die Übersicht über die Arbeitsschutzsituation und besitzen damit eine wertvolle Grundlage für die systematische Organisation des Arbeitsschutzes in Ihrem Betrieb. Zum anderen dient die Dokumentation Ihrer Rechtssicherheit. Im Schadensfall können Sie anhand der Dokumentation nachweisen, dass Sie Ihren Arbeitsschutzpflichten nachgekommen sind. Denken Sie daran, dass Aufsichtsbehörden und im schlimmsten Fall die Staatsanwaltschaft Ihre Unterlagen mit Interesse lesen werden.

Dokumentationspflichten finden sich in zahlreichen Arbeitsschutzvorschriften, wovon sich viele auf die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung beziehen. Einen ersten Überblick gibt die nachfolgende Tabelle.

Vorschrift
Fundstelle
Stichwort
§ 6 Abs. 1 und 2
§ 8 Abs. 1
§ 13 Abs. 2
Gefährdungsbeurteilung
Zusammenarbeit
verantwortliche Personen
§ 3 Abs. 4
§ 6 Abs. 3
Vorsorgekartei
ärztliche Unterlagen
§ 2 Abs. 8
§ 3 Abs. 3; Anhang 4, Nr. 4.4
Gemeinschaftsunterkünfte
Gefährdungsbeurteilung
ArbZG
§ 16 Abs. 2
Arbeitszeitnachweise
ASiG
§ 2 Abs. 1, § 5 Abs. 1
Bestellung SiFa und Betriebsarzt
§ 3 Abs. 8 und 9
§ 12
§§ 14 und 17
§ 18
§ 19 Abs. 3
Gefährdungsbeurteilung
Unterweisung
Prüfungen
Antragsunterlagen zur Erlaubnis
Mitteilungspflichten
BioStoffV
§ 7 Abs. 1
§ 8 Abs. 6
§ 14 Abs. 3
§ 17
Gefährdungsbeurteilung
Prüfungen
Unterweisung
Mitteilungspflichten
DGUV Vorschrift 1
§ 24 Abs. 6
Erste Hilfe
EMFV
§ 3 Abs. 6
Gefährdungsbeurteilung
§ 6
§ 7
§ 14
§ 15 Abs. 2
§ 18
Gefährdungsbeurteilung
Prüfungen
Unterweisung
Zusammenarbeit
Mitteilungspflichten
JArbSchG
§ 28a
Gefährdungsbeurteilung
LärmVibrationsArbSchV
§ 3 Abs. 4
Gefährdungsbeurteilung
MuSchG
§ 14 Abs. 1
Gefährdungsbeurteilung
OStrV
§ 3 Abs. 4
Gefährdungsbeurteilung

Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung

Die Gefährdungsbeurteilung ist das zentrale Element im betrieblichen Arbeitsschutz. Sie ist die Basis für ein systematisches und erfolgreiches Sicherheits- und Gesundheitsmanagement. Die gesetzliche Grundlage findet sich in § 5 ArbSchG. Demnach müssen Sie durch eine Beurteilung der für die Beschäftigten mit ihrer Arbeit verbundenen Gefährdung ermitteln, welche Maßnahmen des Arbeitsschutzes erforderlich sind. Die praktische Durchführung der Gefährdungsbeurteilung allein reicht jedoch nicht aus. Sie müssen gemäß § 6 ArbSchG auch über Unterlagen verfügen, aus denen das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die von Ihnen festgelegten Maßnahmen des Arbeitsschutzes und das Ergebnis ihrer Überprüfung ersichtlich sind. Weitere Vorgaben zu Form und Umfang sind im Gesetz nicht genannt.

Der Gesetzgeber hat den Betrieben hier bewusst Spielraum gelassen, die Dokumentation nach den betrieblichen Bedürfnissen zu gestalten. Ein minimalistischer Hinweis auf einem „Bierdeckel“, dass alles geprüft wurde und in bester Ordnung ist, reicht jedoch nicht aus. Andererseits sind Sie auch nicht verpflichtet, jegliche Überlegungen, die Sie im Unternehmen im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung angestellt haben, in aller Ausführlichkeit auszubreiten. Es kann allerdings aus Haftungsgründen und für die spätere Nachvollziehbarkeit angeraten sein, Gründe für getroffene und vor allem nicht getroffene Maßnahmen schriftlich zu fixieren.

Zur Dokumentation können bestehende Dokumente wie Betriebsanleitungen von Herstellern, Betriebsanweisungen oder Sicherheitsanalysen herangezogen werden. Prüfen Sie, ob solche Unterlagen im Unternehmen bereits vorhanden sind. Möglicherweise müssen diese Dokumente nur noch ergänzt oder konkretisiert werden. Beachten Sie dabei, dass die Dokumentation aus sich selbst heraus verständlich und zumindest für Fachleute nachvollziehbar sein muss.

Praxistipp: Die Überprüfung der Dokumentation gehört zum Standardprogramm einer Betriebsbesichtigung durch die Aufsichtsbehörden. Die staatlichen Arbeitsschutzbehörden und die Berufsgenossenschaften haben im Rahmen der Gemeinsamen Deutschen Arbeitsschutzstrategie eine Leitlinie „Gefährdungsbeurteilung und Dokumentation“ erarbeitet, die Hinweise gibt, wann eine Dokumentation als angemessen angesehen werden kann. Die Leitlinie richtet sich primär an die Aufsichtsbehörden, kann aber auch eine Erkenntnisquelle für die betrieblich Verantwortlichen sein. Ist die Dokumentation nicht aktuell, nicht aussagefähig oder nicht plausibel, werden Sie in der Regel schriftlich aufgefordert, die Gefährdungsbeurteilung und ihre Dokumentation in einer angemessenen Frist nachzubessern. Ist eine Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung gar nicht vorhanden, wird diese unter Fristsetzung nachgefordert.

Erleichterungen für Kleinbetriebe

Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten können Vereinfachungen bei der Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung in Anspruch nehmen. Die Anforderungen an eine Dokumentation sind im Regelfall erfüllt, wenn Sie
  • die Gefährdungsbeurteilung mit einer Handlungshilfe durchführen, die Ihr Unfallversicherungsträger oder die zuständige staatliche Arbeitsschutzbehörde zur Verfügung stellt, oder
  • an der Regelbetreuung im Sinne des ASiG und der DGUV Vorschrift 2 teilnehmen und die von den beratenden Fachkräften für Arbeitssicherheit, den Betriebsärzten oder überbetrieblichen Diensten überlassenen Unterlagen zur Gefährdungsbeurteilung nutzen oder
  • an einem alternativen Betreuungsmodell (z.B. einem Unternehmermodell) Ihres Unfallversicherungsträgers teilnehmen und die im Rahmen dieses Modells vorgesehenen Instrumente für die Gefährdungsbeurteilung anwenden.

Autor: Dr. Thomas Ledwig

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