25.04.2019

Gefährdungsbeurteilung erstellen: Diesen Kriterien muss sie genügen

Eigentlich ist es recht einfach, eine Gefährdungsbeurteilung so zu erstellen, dass der Aufsichtsbeamte, der Ihren Betrieb besucht, nichts zu beanstanden hat. Es gibt klar definierte Kriterien, nach denen er Sie beurteilt.

Gefährdungsbeurteilung erstellen

Für die meisten Unternehmen gehört der Arbeitsschutz nicht zum Kerngeschäft – das Geld wird woanders verdient. Deshalb fallen Gefährdungsbeurteilungen (GB) vor allem in kleineren Betrieben, in denen alle mehr als ausgelastet sind, unter den Tisch. Dabei müssen Betriebe eigentlich für alle möglichen Arbeitsplätze und Tätigkeiten eine Gefährdungsbeurteilung erstellen: Nicht nur, bevor eine Tätigkeit aufgenommen wird, sondern auch bei wesentlichen Änderungen im Betrieb oder in den Vorschriften, und selbst nach Beinahe-Unfällen – um nur ein paar Beispiele zu nennen.

Klopft nun ein Aufsichtsbeamter der Arbeitsschutzbehörde an die Tür, um sich die GB anzusehen, reagieren viele Betriebe verunsichert. Dabei bleibt die Reihenfolge der Schritte, in denen Sie eine Gefährdungsbeurteilung erstellen, immer dieselbe.

Gefährdungsbeurteilung erstellen in acht einfachen Schritten

  1. Gefährdungsbeurteilung vorbereiten: Zunächst sollten Sie die Betriebsorganisation erfassen und die Aufgaben aller Beteiligten klar definieren.
  2. Gefährdungen ermitteln: Überprüfen Sie für jeden Tätigkeitsbereich in Ihrer Einrichtung, welche Gefährdungen und Belastungen dort auftreten können. Hilfsmittel sind Stellenbeschreibungen, Arbeits-, Verfahrens- oder Betriebsanweisungen, Mitarbeiterbefragungen.
  3. Gefährdungen beurteilen: Die Gefährdungen werten Sie aus, indem Sie Risiken einschätzen und bewerten.
  4. Maßnahmen festlegen: Schutzmaßnahmen müssen auf das TOP-Prinzip ausgerichtet sein, welches vorgibt, Gefährdungen – sofern möglich – zuerst durch technische und nachrangig durch organisatorische und persönliche Schutzmaßnahmen zu verhindern. Außerdem müssen Sie Maßnahmen entsprechend ihrer Dringlichkeit und ihrer Durchführbarkeit organisieren.
  5. Maßnahmen umsetzen: Sie delegieren Maßnahmen, Verantwortliche und den Zeitplan.
  6. Wirksamkeit der Maßnahmen überprüfen: Alle umgesetzten Maßnahmen überprüfen Sie auf ihre Wirksamkeit.
  7. Gefährdungsbeurteilung fortschreiben: Fristen zur Wiederholung der Beurteilung
  8. Gefährdungsbeurteilung dokumentieren: Dokumentation des kompletten Ablaufs einer Gefährdungsbeurteilung

Ob Sie eine Gefährdungsbeurteilung auf Papier oder im Rechner dokumentieren, ist Ihre Sache. Kann der Aufsichtsbeamte daraus mühelos ersehen, dass Sie wie oben vorgegangen sind, ist das schon die halbe Miete.

Die Gefährdungsbeurteilung muss natürlich Ihrer betrieblichen Realität entsprechen und aktuell sein. Aus der Dokumentation sollte auch klar ersichtlich sein, welche Maßnahmen Sie ergreifen, um den ermittelten Gefährdungen zu begegnen, und wer dafür verantwortlich ist, diese fristgerecht umzusetzen. Halten Sie sicherheitshalber auch andere Dokumente wie Protokolle Ihrer Unterweisungen, Prüfprotokolle oder Wartungsverträge griffbereit.

Allgemein gilt: Wenn Sie Ihre Gefährdungsbeurteilung erstellen bzw. Ihre Gefährdungsbeurteilung erstellen lassen, sollten Sie dabei schon an die Prüfer denken.

So prüfen Aufsichtsbeamte die Erstellung von Gefährdungsbeurteilungen

Wenn Sie wissen, wie Prüfer bei der Kontrolle der Gefährdungsbeurteilungen vorgehen, ist dies schon einmal eine sehr gute Voraussetzung, dass Sie den Test durch die Prüfer ohne Komplikationen überstehen.

Zwar gibt es meist selbst dann noch eine zweite Chance. Aber warum sollten Sie darauf ankommen und sich nochmal unter die Lupe nehmen lassen?

Das prüfen Aufsichtsbeamte

Selbst den kleinsten Betrieb kann der Aufsichtsbeamte nicht komplett ansehen. Er wird sich deshalb auf wenige Stichproben beschränken. Dabei sollte es sich um Arbeitsplätze oder Tätigkeiten handeln, die für Ihren Betrieb repräsentativ sind. In diesem Zusammenhang wird er auch mit dem Chef bzw. mit der für die Arbeitssicherheit zuständigen Führungskraft und mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit reden wollen.

Vorinformationen der Prüfer

Die Prüfer versuchen zunächst, anhand der Betriebsakte bzw. anhand der digitalen Speicherung Hinweise zu erhalten, in welcher Richtung sich eine Prüfung lohnen könnte. So machen Prüfer gerne grundsätzlich gefährdende Arbeitsverfahren (z. B. Galvanik) sowie Arbeitsplätze von werdenden Müttern und minderjährigen Auszubildenden zum Prüfgegenstand. Ist die Prüfung wegen eines Unfalls anlassbezogen, werden natürlich mögliche Unfallursachen (Maschinen, Arbeitsverfahren, Arbeitsstätten und Arbeitszeiten) genauer untersucht.

Erstgespräch: Wie ist die Vorgehensweise?

Meist begnügen sich die Prüfer nicht damit, mit einer Fachkraft für Arbeitssicherheit oder dem Betriebsarzt zu reden, da diese Personen für sie nur beratende Funktion besitzen. In der Regel möchten sie in einem Erstgespräch mit einem Mitglied der Geschäftsleitung oder einer verantwortlichen Führungskraft sprechen.

Nach und nach werden dann die Akteure der Arbeitssicherheit und zum Teil auch einzelne Arbeitnehmer dazugeholt oder in Einzelgesprächen befragt. Dabei handelt es sich meist um strukturierte Interviews auf der Basis der Vorinformationen. Es soll nachvollzogen werden, wie die Gefährdungsbeurteilung im Betrieb erarbeitet wurde. Den Prüfern ist außerdem wichtig, dass in diesen Gesprächen die Verantwortlichkeiten unter den Beteiligten geklärt werden.

Prüfung der Gefährdungsbeurteilungen

Die eigentliche Prüfung von einzelnen Gefährdungsbeurteilungen führt der Aufsichtsbeamte meist im Betrieb, bei größeren Umfängen oder temporär fehlenden Ansprechpartnern gelegentlich auch anhand von Unterlagen vor oder nach dem Unternehmensbesuch durch.

Dafür zieht er diese fünf Kriterien heran:

  • Gefährdungen: Haben Sie sie im Wesentlichen beurteilt und zutreffend bewertet?
  • Maßnahmen: Sind sie ausreichend und geeignet?
  • Maßnahmen: Haben Sie kontrolliert, ob sie wirksam sind?
  • Gefährdungsbeurteilung: Ist sie aktuell?
  • Dokumentation: Ist sie in Form und Inhalt angemessen?

Ergebnisse der Prüfung

Erfüllen Sie eines oder mehrere dieser Kriterien nicht, haben Sie die Gefährdungsbeurteilung nicht angemessen durchgeführt und müssen nachbessern. Wie viel Zeit Ihnen dafür bleibt, hängt von den konkreten Mängeln ab. Sie sollten aber binnen der angesetzten Frist nachbessern, um ein Bußgeld zu vermeiden.

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Autor: Martin Weyde