Gefährdungsbeurteilung psychische Belastung: So geht’s
Die Gefährdungsbeurteilung psychische Belastung ist Pflicht. Doch Unsicherheiten und Umsetzungsprobleme halten viele Betriebe davon ab, diese Gefährdungsbeurteilung (GB Psych) zu erstellen. Haben Sie keine Angst – das Thema ist nicht so kompliziert, wie Sie es vielleicht annehmen. Lesen Sie in diesem Beitrag mehr dazu, welche Anforderungen Ihr Betrieb bei der psychischen Gefährdungsbeurteilung erfüllen muss und wie er diesen Pflichten einfacher nachkommen kann.
Der Gesetzgeber schreibt die Pflicht, die Gefährdungsbeurteilung psychische Belastung (auch psychische Gefährdungsbeurteilung oder kurz GBU Psyche, GB Psych) zu erstellen, an vielen Stellen fest, z.B.:
- Arbeitsschutzgesetz – ArbSchG § 5
- Betriebssicherheitsverordnung – BetrSichV § 3
- Arbeitsstättenverordnung – ArbStättV § 3
Unternehmen werden also gesetzlich dazu verpflichtet, eine Gefährdungsbeurteilung psychische Belastung zu erstellen. Sie müssen nicht nur die psychischen Gefährdungen ermitteln, sondern auch wirksame Schutzmaßnahmen ergreifen und die Maßnahmen auf ihre Wirksamkeit überprüfen. Dabei sind die Maßnahmen „erforderlichenfalls sich ändernden Gegebenheiten anzupassen.“ Sie sehen schon: Diese Formulierung enthält einen dynamischen Aspekt, denn um auf sich ändernde Situationen reagieren zu können, ist es erforderlich, die Arbeitsbedingungen regelmäßig anzuschauen und die Gefährdungsbeurteilung psychische Belastung regelmäßig zu aktualisieren.
Häufige Probleme bei der Umsetzung der Gefährdungsbeurteilung psychische Belastungen
Tatsache ist aber gleichzeitig, dass sich nur wenige Verantwortliche mit dem Thema psychische Belastung am Arbeitsplatz auskennen oder sogar zu Hause fühlen. Als Fachkraft für Arbeitssicherheit sind Sie kein Psychologe, und das Thema spielte auch im Rahmen Ihrer Ausbildung in der Regel kaum bis gar keine Rolle. Auch Geschäftsführer, Führungspersonen und Betriebsräte stehen dem Thema oft mit Fragezeichen gegenüber.
Nicht nur am Basiswissen zu psychischen Belastungen scheitert es – selbst wenn die Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung psychische Belastung bereits vorliegen, ist die Ratlosigkeit in der Regel groß, wenn es um die Frage geht, welche Schlüsse man aus den Ergebnissen ableiten und welche Maßnahmen man ergreifen muss.
Achtung:
Die zuständigen Aufsichtsbehörden kontrollieren insbesondere vor dem Hintergrund der 3. GDA-Periode von 2019 bis 2024. Denn in diesem Zeitraum geht in einem von drei Schwerpunkten um gute Arbeitsgestaltung bei psychischen Belastungen.
Was ist eine Gefährdungsbeurteilung psychische Belastungen?
Die psychische Gefährdungsbeurteilung betrachtet die Arbeitsbedingungen wie
- Arbeitsinhalt/Arbeitsaufgaben
- Arbeitsorganisation
- soziale Beziehungen sowie
- neue Arbeitsformen (wie aktuell z.B. das Homeoffice).
Der Begriff Belastung ist nach DIN EN ISO 10075-1 neutral definiert. Er umfasst all jene erfassbaren Einflüsse, die von außen auf den arbeitenden Menschen zukommen und psychisch auf ihn einwirken – also die Merkmale einer Tätigkeit (z.B. Arbeitszeit, Arbeitsablauf, Tätigkeitswechsel).
Bei der Beurteilung von psychischen Belastungen werden also die Merkmale einer Tätigkeit ohne Wertung erfasst, und dann die Wirkung dieser Merkmale auf die Beschäftigten überprüft. Dies könnte so aussehen wie in dem folgenden Beispiel (Ausschnitt auf einer Gefährdungsbeurteilung psychische Belastungen):
| Merkmalsbereich 2: Arbeitsorganisation |
| Arbeitsablauf |
Beispiele für mögliche Belastungen gemäß GDA-Leitfaden:
|
Ergebnis der psychischen Gefährdungsbeurteilung:
|
| Ermittelt durch: Beobachtung mit Interview |
Tipp: Datenschutz beim Fragebogen zur psychischen Gefährdungsbeurteilung
Die Daten, die bei der Gefährdungsbeurteilung psychische Belastungen unter Umständen erhobenen werden, können sehr persönlich sein. Dann besteht die Gefahr, dass Mitarbeiter nur widerwillig daran mitwirken. Verdeutlicht ein Betrieb seinen Beschäftigten, dass es um eine Beurteilung der Arbeitsbedingungen geht, damit die Tätigkeiten im Betrieb so gut wie möglich gestaltet werden können, wird die Bereitschaft zur Mitarbeit sehr viel höher sein.
Anforderungen an die Gefährdungsbeurteilung psychische Belastungen
Wichtige Personen einbeziehen
Der Gesetzgeber sieht die Verantwortung für die Durchführung beim Arbeitgeber. In der Regel wird er aufgrund der Fachkenntnisse die Fachkraft für Arbeitssicherheit mit einbeziehen sowie den Betriebsarzt. Betriebs- bzw. Personalrat haben bei der Organisation und Durchführung der Gefährdungsbeurteilung Mitbestimmungsrechte.
Es ist anzuraten, die psychische Gefährdungsbeurteilung in bereits vorhandene Strukturen im Unternehmen einzubinden. Dazu gehört u.a. der Arbeitsschutzausschuss (ASA), denn in diesem Gremium sind alle Personen vertreten, die auch an einer psychischen Gefährdungsbeurteilung beteiligt sein sollten:
- Arbeitgeber
- Betriebsrat
- Betriebsarzt
- Fachkraft für Arbeitssicherheit
Bei der Beurteilung psychischer Gefährdungen kann es sinnvoll sein, weitere Experten einzubeziehen, z.B. Psychologen, Gesundheits- oder Sozialberater.
Dokumentation der GB Psych
Wenn Sie die folgenden Daten der Gefährdungsbeurteilung dokumentieren, dann sind Sie auch rechtlich auf der sicheren Seite:
- Gefährdungen und wie Sie diese jeweils beurteilt haben
- Konkrete Arbeitsschutzmaßnahmen (inkl. Terminen und Verantwortlicher)
- die Umsetzung der Schutzmaßnahmen
- Überprüfung der Wirksamkeit
- Datum der Erstellung
Gefährdungsbeurteilung psychische Belastung regelmäßig prüfen
Wichtig ist, dass die Gefährdungsbeurteilung stets aktuell ist. Sie müssen sie regelmäßig auf ihre Aktualität hin prüfen. Eine Aktualisierung der psychischen Gefährdungsbeurteilung ist dann nötig, wenn sich die Gegebenheiten ändern (§ 3 Abs. 1 ArbSchG), z.B. Veränderungen der Arbeitsbedingungen, Erhöhung der Fluktuationsrate, Änderungen der Arbeitsschutzvorschriften.
Wie eine Gefährdungsbeurteilung psychische Belastung durchführen?
Der Gesetzgeber fordert zwar psychische Belastungen am Arbeitsplatz in der Gefährdungsbeurteilung zu berücksichtigen, die genauen Inhalte und das genaue Vorgehen werden jedoch in keiner Vorschrift konkretisiert. In ihren „Empfehlungen zur Umsetzung der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung” beschreibt die Gemeinsame Deutschen Arbeitsschutzstrategie (GDA) aber einen „Korridor”, innerhalb dessen sich die konkrete Umsetzung der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung bewegen soll.
Die empfohlene Vorgehensweise umfasst mehrere Teilschritte, die aufeinander aufbauen.
Schritt 1: Kennzahlen definieren und Bereiche priorisieren
Legen Sie fest, wo Gefährdungsbeurteilungen zuerst vorgenommen werden sollen. Für diese Priorisierung können Sie Krankenstände, Häufung von Gesundheitsbeschwerden, Fluktuation und ähnliche Kennzahlen verwenden. Mit der Abarbeitung der zu erstellenden Gefährdungsbeurteilungen beginnen Sie dort, wo Sie die größten Gefährdungen vermuten.
Schritt 2: Tätigkeiten und Bereiche festlegen
Wie bei allen Gefährdungsbeurteilungen ergibt es auch bei psychischen Gefährdungen keinen Sinn, für jeden Arbeitsplatz eine eigene Beurteilung zu erstellen. Deshalb gilt es, Tätigkeiten und Bereiche festzulegen, die Sie zu Einheiten zusammenfassen und einheitlich beurteilen können. Innerhalb dieser Einheiten sind die psychischen Belastungen am Arbeitsplatz gleichartig oder vergleichbar. Diese Einheiten können, müssen aber nicht mit Einheiten anderer Beurteilungen übereinstimmen.
Bei der Bildung von Einheiten besteht Handlungsspielraum, jedoch muss sie nachvollziehbar begründet sein. In der Praxis verschaffen Sie sich einen Überblick anhand von Organigrammen (Aufbau- und Ablauforganisation) und beziehen Stellen- und Tätigkeitsbeschreibungen mit ein.
Schritt 3: Psychische Belastung ermitteln
Bei der konkreten Ermittlung der psychischen Belastung sind alle Faktoren einzubeziehen, die im betrachteten Arbeitsbereich bzw. bei der betrachteten Einheit auftreten können. Tragen Sie dazu zunächst alle vorhandenen Informationen zusammen. Schließlich muss das, was schon da ist, nicht noch einmal erfasst werden.
Nutzen Sie zum Beispiel bereits durchgeführte Mitarbeiterbefragungen und vorhandene Gefährdungsbeurteilungen, die für andere Gefährdungen bereits erstellt wurden.
Sind Informationen über Gefährdungen nicht vorhanden, müssen Sie diese ermitteln. Um herauszufinden, welche Belastungsschwerpunkte vorliegen, eignet sich eine Mitarbeiterbefragung mit einem standardisierten, unbedingt anonymen (!) Fragebogen. Da der Durchführungs- und Auswertungsaufwand in der Regel überschaubar bleibt, können Sie mit diesem Befragungsinstrument alle Mitarbeiter einbeziehen.
Achtung:
Schriftliche Befragungen sind meist nur ein erster Schritt und geben Hinweise, die dann konkretisiert werden müssen. Dazu gehören exemplarische persönliche Interviews und Workshops. Den zeitlichen Aufwand dafür sollten Sie im Maßnahmenplan von vornherein berücksichtigen.
Schritt 4: Psychische Belastung beurteilen
Sind Maßnahmen zur Reduzierung der psychischen Belastung erforderlich oder nicht? Und wenn ja, welche könnten dies sein? Um diese Fragen zu beantworten, müssen psychische Belastungen beurteilt und eingeschätzt werden.
Für viele Belastungsfaktoren gibt es keine verbindlichen rechtlichen Festsetzungen; Sie müssen sich bei der Beurteilung an die Grundsätze „sachlich begründet“ und „nachvollziehbar“ halten:
- Gibt es arbeitswissenschaftlich belegbare Kriterien oder Schwellenwerte, die aufzeigen, dass Belastungen gesundheitsgefährdend sind?
- Gibt es empirische Vergleichswerte aus dem Betrieb selbst, von Unternehmen der gleichen Branche oder Statistiken von Verbänden und Genossenschaften?
- Auch Workshop-Ergebnisse, die Befragung von internen und externen Experten und die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragungen können zur Beurteilung herangezogen wird.
Bei der Beurteilung selbst geht es darum, einen Soll-Ist-Vergleich anzustellen und mit der Größe des Abstand zwischen „Soll“ und „Ist“ auch die Dringlichkeit einer Veränderung darzustellen.
Schritt 5: Maßnahmen entwickeln und umsetzen
Nun entwickeln Sie Maßnahmen zur Förderung von Sicherheit und zum Schutz der Gesundheit. Dabei können Sie sich am Arbeitsschutzgesetz orientieren. Beginnen Sie zeitnah mit der Umsetzung von Maßnahmen, um die Wirksamkeit zu gewährleisten. Auch hier können Sie nachvollziehbar priorisieren, wenn nicht alles auf einmal umgesetzt werden kann.
Schritt 6: Wirksamkeit der Maßnahmen kontrollieren
Ob Sie Ihre Ziele zum Schutz der Beschäftigten durch geeignete Maßnahmen erreicht haben, muss überprüft werden. Dazu dokumentieren Sie verständlich, dass die Belastung der Beschäftigten verringert werden konnte. Die Wirksamkeit der umgesetzten Maßnahmen können Sie zu einem geeigneten Zeitpunkt z.B. durch eine Mitarbeiterbefragung ermitteln. Nicht wirksame Maßnahmen müssen weiterentwickelt werden.
Schritt 7: Gefährdungsbeurteilung psychische Belastung aktuell halten und fortschreiben
Die durchgeführte Ermittlung psychischer Belastungen müssen Sie stets auf dem aktuellen Stand halten und regelmäßig wieder überprüfen. Sollten sich Ihre betrieblichen Gegebenheiten ändern, z.B. durch neue Organisationsabläufe oder Beschwerden der Beschäftigten, müssen Sie die Gefährdungsbeurteilung psychische Belastung überarbeiten.
Schritt 8: Gefährdungsbeurteilung dokumentieren
Die Gefährdungsbeurteilung ist schriftlich zu dokumentieren. Dabei müssen Sie die bereits oben genannten Punkte beachten.
Probleme bei der Gefährdungsbeurteilung psychische Belastungen, die die Behörden feststellen
Wie schon erwähnt, fällt es Unternehmen nach der Erfahrung der Aufsichtsbehörden schwer, die Gefährdungsbeurteilung psychische Belastung umzusetzen.
- Einige Unternehmen ignorieren die Thematik.
- Andere Unternehmen sind skeptisch oder haben divergierende Vorstellungen und Kenntnisse innerhalb ihres Arbeitsschutz-Teams.
- Betriebsärzten und Sicherheitsfachkräften fehlen Ressourcen, um die GB Psych selbstständig umsetzen zu können.
- Teilweise wird mit einer unzureichenden Mitarbeiterbefragung begonnen.
- Teilweise werden die Ergebnisse falsch interpretiert.
- Oft wird zu wenig Fachpersonal und -wissen für den Prozess eingeplant.
- Problematisch ist es auch, wenn die Beschäftigten nicht angemessen informiert und einbezogen werden.
- Wissensdefizite bei Führungskräften werden teilweise nicht angemessen berücksichtigt.
Fakt ist jedoch: Ohne diese Beurteilung können keine effizienten Maßnahmen durchgeführt werden, um gegen krankmachenden Stress am Arbeitsplatz vorzugehen.
Weitere mögliche Ursachen:
- fehlendes Fachwissen und Know-how
- unklare Zuständigkeiten
- mangelnde Möglichkeiten der Arbeitsschutzverantwortlichen, auf die Gestaltung der psychischen Arbeitsbedingungen Einfluss zu nehmen
Die Beschäftigung mit dem Thema ist unter Umständen auch sehr politisch und provoziert viele Konflikte und Widerstände.
Hinweis: Das Betriebsklima ist immens wichtig für die GB Psych
Eine rechtskonforme und angemessene GB Psych lässt sich am ehesten realisieren, wenn der Umgang aller Beschäftigten im Betrieb von gegenseitigem Vertrauen geprägt ist, so dass sich dauerhaft ein offenes Meinungsklima etablieren kann. Führungskräfte nehmen in diesem Prozess eine Vorbildfunktion ein. Dieses Vertrauen für eine offene Betriebskultur entsteht nicht von heute auf morgen und die Geschäftsführung muss sich aktiv darum bemühen.
Vorteile und Chancen der Gefährdungsbeurteilung psychische Belastung
Dabei lassen Sie – mal ganz abgesehen von der reinen Pflichterfüllung – viel Potential ungenutzt, wenn Sie sich mit der Gefährdungsbeurteilung psychische Belastung nicht oder nicht ausreichend beschäftigen. Ihr Unternehmen profitiert in hohem Maße davon, wenn Sie sich ein wenig besser mit dem Thema psychische Belastungen auskennen, denn:
- Kaum eine Erkrankung führt zu so hohen Personalausfällen und so vielen AU-Tagen wie Erkrankungen im Bereich der Psyche. Investitionen in die Resilienz des Unternehmens und der Belegschaft machen sich also ganz direkt bezahlt.
- Gut geführte Unternehmen, die psychische Gefährdungen konsequent minimieren und ein Augenmerk auf die psychische Gesundheit haben, weisen nicht nur weniger Erkrankungen unter den Beschäftigten auf. Sie haben auch ein besseres Firmenimage, weniger Fluktuation und tun sich auch leichter, neue Mitarbeiter zu finden.
Die Vorteile einer erhöhten Resilienz im Unternehmen sind:
- Betriebsklima und Motivation verbessern sich.
- Des Weiteren werden Krankheitstage und Fehlzeiten sowie Mitarbeiterfluktuation reduziert.
- Langfristig werden Leistungsfähigkeit und Produktivität erhalten.
- Störungen bei Arbeitsaufgaben und -abläufen sowie in den sozialen Beziehungen werden identifiziert und durch entsprechende Maßnahmen vermieden.
- Dauerhafte Fehlbelastungen und damit die Ursache von Erkrankungen können dann in vielen Fällen vermieden oder zumindest reduziert werden.
Beschäftigen Sie sich mit dem Thema – es lohnt sich:
- Natürlich können die Ursachen für psychische Fehlbelastungen oft auch im privaten Bereich zu finden sein. Tatsache ist aber, dass psychische Belastungen sich schon allein aus der Tätigkeit selbst ergeben können oder durch Fehler in der Unternehmenskultur, in der Führung oder in der Arbeitsorganisation verursacht werden.
- Es muss nicht immer gleich Mobbing, Konflikte oder Burn-out sein, womit sich Verantwortliche beschäftigen müssen – oft kann man bereits niedrigschwellig viel erreichen, bspw. indem man repetitive Tätigkeiten reduziert, indem man den einzelnen Mitarbeitern größere Handlungsspielräume einräumt oder Führungskräfte und Mitarbeiter schult.
Deshalb: Einfach anfangen!
Sie sollten deshalb: Einfach mal anfangen. Auch die Aufsichtsbehörden erwarten von Ihnen keine perfekten Ergebnisse, und es versteht sich von selbst, dass Sie mit jeder Wiederholung der Gefährdungsbeurteilung automatisch besser werden. Wichtig ist, dass genug Ressourcen für personenunabhängige Folgeprozesse von Beginn an eingeplant werden.
Wir liefern Ihnen alles an Hintergrundwissen, was Sie zur Gefährdungsbeurteilung psychische Belastung brauchen
Mit unserer Praxislösung brauchen Sie in Zukunft keine Berührungsängste mit dem Thema mehr haben. Wir geben Ihnen als Verantwortlichen im Betrieb das Rüstzeug an die Hand, das Sie brauchen, um ein kompetenter Ansprechpartner im Betrieb auch für dieses Thema zu sein und ihrer Verantwortung im Bereich psychische Belastungen nachzukommen. Sie erfahren, was psychische Belastungen sind und welche Folgen sie haben können. Wir liefern alle wichtigen Hintergrundinformationen zum Thema, von A wie Absentismus bis Z wie Zoom Fatigue, mit Beispielen für psychische Belastungen am Arbeitsplatz, Mustern zur Gefährdungsbeurteilung psychische Belastung und Checklisten für den Einstieg und vielen weiteren Arbeitshilfen wie Aushängen, vertonten Schulungsmaterialien u.v.m.
Und wie gesagt: Es geht nicht immer gleich um die schwierigen Themen wie Burnout, Mobbing oder Konflikte am Arbeitsplatz: Schon mit niedrigschwelligen Maßnahmen können Sie viel erreichen, denn auch Themen wie zum Beispiel Lärm, eine älter werdende Belegschaft, digitaler Stress oder häufige Störungen und Unterbrechungen bieten schon Hebel, an denen Sie ansetzen können.
Weitere Beiträge rund um die Gefährdungsbeurteilung psychische Belastungen
- Einen Überblick, welche psychischen Belastungen am Arbeitsplatz es gibt, können Sie sich hier verschaffen.
- Einen Überblick über unsere Muster und Checklisten zur Gefährdungsbeurteilung psychische Belastung finden Sie hier.
- Eine Hilfestellung zu Maßnahmen finden Sie hier.