Gefährdungsbeurteilung für psychische Belastungen: Alles Wissenswerte + Checkliste

Die Gefährdungsbeurteilung für psychische Belastung ist Pflicht. Doch Unsicherheiten und Umsetzungsprobleme halten viele Unternehmen davon ab, diese Gefährdungsbeurteilung (GB Psych) zu erstellen. Doch das Thema ist nicht so kompliziert, wie es zunächst erscheint. Lesen Sie in diesem Beitrag, welche Anforderungen Ihr Betrieb bei der psychischen Gefährdungsbeurteilung erfüllen muss und wie er der gesetzlichen Pflicht einfach nachkommen kann. Mit unserer Checkliste „Gefährdungsbeurteilung psychische Belastungen“ sowie praktischen Vorlagen und Mustern erstellen Sie Ihren Fragebogen für die GB Psych ganz unkompliziert.

Was ist eine Gefährdungsbeurteilung für psychische Belastungen?

Die Gefährdungsbeurteilung psychische Belastung (auch psychische Gefährdungsbeurteilung oder kurz GBU Psyche oder GB Psych) betrachtet die Arbeitsbedingungen wie

• Arbeitsinhalt/Arbeitsaufgaben
• Arbeitsorganisation
• soziale Beziehungen sowie
• neue Arbeitsformen (wie zum Beispiel das Homeoffice).

Der Begriff Belastung ist nach DIN EN ISO 10075-1 neutral definiert. Er umfasst all jene erfassbaren Einflüsse, die von außen auf den arbeitenden Menschen zukommen und psychisch auf ihn einwirken. Dies beinhaltet Aspekte wie die Arbeitszeit, den Arbeitsablauf, Tätigkeitswechsel und weitere Merkmale einer Tätigkeit. Bei der Beurteilung von psychischen Belastungen werden also die Merkmale einer Tätigkeit ohne Wertung erfasst und die Wirkung dieser Merkmale auf die Beschäftigten überprüft.

Ist die Gefährdungsbeurteilung für psychische Belastungen Pflicht?

Der Gesetzgeber schreibt die Pflicht, die psychische Gefährdungsbeurteilung zu erstellen, an vielen Stellen vor, zum Beispiel:

• Arbeitsschutzgesetz: ArbSchG § 5
• Betriebssicherheitsverordnung: BetrSichV § 3
• Arbeitsstättenverordnung: ArbStättV § 3

Unternehmen werden also gesetzlich dazu verpflichtet, eine Gefährdungsbeurteilung psychische Belastung zu erstellen. Sie müssen nicht nur die psychischen Gefährdungen ermitteln, sondern auch wirksame Schutzmaßnahmen ergreifen und die Maßnahmen auf ihre Wirksamkeit überprüfen. Dabei sind die Maßnahmen laut ArbSchG § 3 „erforderlichenfalls sich ändernden Gegebenheiten anzupassen.“ Sie sehen schon: Diese Formulierung enthält einen dynamischen Aspekt. Denn um auf sich ändernde Situationen reagieren zu können, ist es erforderlich, die Arbeitsbedingungen regelmäßig zu überprüfen und die Gefährdungsbeurteilung psychische Belastung entsprechend zu aktualisieren.

Häufige Probleme bei der Umsetzung der Gefährdungsbeurteilung für psychische Belastungen

Tatsache ist, dass sich viele Personalverantwortliche nicht mit dem Thema psychische Belastung am Arbeitsplatz auskennen und entsprechende Maßnahmen im Unternehmen nicht sicher umsetzen können. Fachkräfte für Arbeitssicherheit sind keine Psychologen und das Thema spielte auch im Rahmen ihrer Ausbildung häufig eine geringe Rolle. Auch Geschäftsführer, Führungskräfte und Betriebsräte stehen dem Thema oft mit Fragezeichen gegenüber.

Während einige Unternehmen die Thematik völlig ignorieren, sind andere Betriebe skeptisch oder haben unterschiedliche Vorstellungen und Kenntnisse im Arbeitsschutz-Teams. Betriebsärzten und Sicherheitsfachkräften fehlen oft auch die nötigen Ressourcen, um die GB Psych selbstständig umsetzen zu können. Die Beschäftigung mit dem Thema ist unter Umständen auch sehr politisch und provoziert viele Konflikte und Widerstände.

Nicht nur am Vorwissen zu psychischen Belastungen mangelt es häufig. Auch wenn die Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung zu psychischer Belastung bereits vorliegen, stellt sich für viele Personalverantwortliche die Frage, welche Schlüsse man aus den Ergebnissen ableiten und welche Maßnahmen man ergreifen muss.

Fakt ist jedoch: Ohne die GB Psych können keine effizienten Maßnahmen durchgeführt werden, um gegen krankmachenden Stress am Arbeitsplatz vorzugehen. Daher ist es wichtig, mögliche Hindernisse im Vorfeld zu identifizieren. Dazu gehören häufig folgende Probleme in der Organisation:

• Einplanung von zu wenig Fachpersonal und Ressourcen für die Durchführung
• unklare Zuständigkeiten in den einzelnen Prozessen
• fehlendes Fachwissen und Know-how
• nicht berücksichtigte Wissensdefizite bei Führungskräften
• unzureichende Mitarbeiterbefragung als Grundlage
• mangelnde Einflussmöglichkeiten der Arbeitsschutzverantwortlichen, um Maßnahmen umzusetzen
• Beschäftigte nicht angemessen informieren und einbeziehen
• falsche Interpretation der Ergebnisse

Voraussetzungen für eine erfolgreiche GB Psych

Bevor Sie die eigentliche psychische Gefährdungsbeurteilung in Ihrem Unternehmen durchführen, sollten Sie einige Grundlagen beachten. Dazu gehört die Identifikation essenzieller Strukturen und Positionen, die nachvollziehbare Dokumentation sowie eine feste Implementation regelmäßiger Aktualisierungen.

Wichtige Personen einbeziehen

Der Gesetzgeber sieht die Verantwortung für die Durchführung beim Arbeitgeber. In der Regel wird er aufgrund der Fachkenntnisse die Fachkraft für Arbeitssicherheit sowie (falls vorhanden) den Betriebsarzt mit einbeziehen. Betriebs- beziehungsweise Personalrat haben bei der Organisation und Durchführung der Gefährdungsbeurteilung Mitbestimmungsrechte.

Es ist anzuraten, die psychische Gefährdungsbeurteilung in bereits vorhandene Strukturen im Unternehmen einzubinden. Dazu gehört unter anderem der Arbeitsschutzausschuss (ASA), denn in diesem Gremium sind alle Personen vertreten, die auch an einer psychischen Gefährdungsbeurteilung beteiligt sein sollten:

• Arbeitgeber
• Betriebsrat
• Betriebsarzt
• Fachkraft für Arbeitssicherheit

Bei der Beurteilung psychischer Gefährdungen kann es sinnvoll sein, weitere externe Experten einzubeziehen, zum Beispiel Psychologen, Gesundheits- oder Sozialberater.

Dokumentation der GB Psych

Wenn Sie die folgenden Daten der Gefährdungsbeurteilung dokumentieren, dann sind Sie auch rechtlich auf der sicheren Seite:

• Gefährdungen und wie Sie diese jeweils beurteilt haben
• Konkrete Arbeitsschutzmaßnahmen (inkl. Terminen und Verantwortlichen)
• Umsetzung der Schutzmaßnahmen
• Überprüfung der Wirksamkeit
• Datum der Erstellung

Gefährdungsbeurteilung für psychische Belastung regelmäßig prüfen

Wichtig ist, dass die Gefährdungsbeurteilung stets aktuell ist. Sie müssen sie regelmäßig auf ihre Aktualität hin prüfen. Eine Aktualisierung der psychischen Gefährdungsbeurteilung ist dann nötig, wenn sich die Gegebenheiten ändern (§ 3 Abs. 1 ArbSchG), zum Bespiel durch

• Veränderungen der Arbeitsbedingungen
• Erhöhung der Fluktuationsrate oder
• Änderungen der Arbeitsschutzvorschriften.

Durchführung der Gefährdungsbeurteilung für psychische Belastungen

Der Gesetzgeber fordert zwar, psychische Belastungen am Arbeitsplatz in der Gefährdungsbeurteilung zu berücksichtigen. Die genauen Inhalte und das genaue Vorgehen werden jedoch in keiner Vorschrift konkretisiert. In ihren „Empfehlungen zur Umsetzung der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung” beschreibt die Gemeinsame Deutschen Arbeitsschutzstrategie (GDA) aber einen Korridor, innerhalb dessen sich die konkrete Umsetzung der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung bewegen soll.

Die empfohlene Vorgehensweise umfasst mehrere Teilschritte, die aufeinander aufbauen. Die folgende Grafik bietet hierfür eine anschauliche Orientierungshilfe.

Schritt 1: Kennzahlen definieren und Bereiche priorisieren

Legen Sie fest, wo Gefährdungsbeurteilungen zuerst vorgenommen werden sollen. Für diese Priorisierung können Sie Krankenstände, Häufung von Gesundheitsbeschwerden, Fluktuation und ähnliche Kennzahlen verwenden. Mit der Bearbeitung der zu erstellenden Gefährdungsbeurteilungen beginnen Sie dort, wo Sie die größten Gefährdungen vermuten.

Schritt 2: Tätigkeiten und Bereiche festlegen

Wie bei allen Gefährdungsbeurteilungen werden auch für psychischen Gefährdungen die Beurteilungen nicht für jeden einzelnen Arbeitsplatz gesondert erstellt. Deshalb gilt es, Tätigkeiten und Bereiche festzulegen, die Sie zu Einheiten zusammenfassen und einheitlich beurteilen können. Innerhalb dieser Einheiten sind die psychischen Belastungen am Arbeitsplatz bgleichartig oder vergleichbar. Diese Einheiten können, müssen aber nicht mit Einheiten anderer Beurteilungen übereinstimmen.

Bei der Bildung von Einheiten besteht Handlungsspielraum, jedoch muss sie nachvollziehbar begründet sein. In der Praxis verschaffen Sie sich anhand von Organigrammen (Aufbau- und Ablauforganisation) einen Überblick und beziehen Stellen- und Tätigkeitsbeschreibungen mit ein.

Schritt 3: Psychische Belastung ermitteln

Bei der konkreten Ermittlung der psychischen Belastung sind alle Faktoren einzubeziehen, die im betrachteten Arbeitsbereich beziehungsweise in der betrachteten Einheit auftreten können. Tragen Sie dazu zunächst alle vorhandenen Informationen zusammen. Schließlich muss das, was schon da ist, nicht noch einmal erfasst werden. Nutzen Sie zum Beispiel bereits durchgeführte Mitarbeiterbefragungen und vorhandene Gefährdungsbeurteilungen, die für andere Gefährdungen bereits erstellt wurden.

Sind Informationen über Gefährdungen nicht vorhanden, müssen Sie diese ermitteln. Um herauszufinden, welche Belastungsschwerpunkte vorliegen, eignet sich eine Mitarbeiterbefragung mit einem standardisierten, unbedingt anonymen (!) Fragebogen. Da der Durchführungs- und Auswertungsaufwand in der Regel überschaubar bleibt, können Sie mit diesem Befragungsinstrument alle Mitarbeiter einbeziehen.

Schritt 4: Psychische Belastung beurteilen

Sind Maßnahmen zur Reduzierung der psychischen Belastung erforderlich oder nicht? Und wenn ja, welche Maßnahmen sind am besten geeignet? Um diese Fragen zu beantworten, müssen die Ursachen für psychische Belastungen beurteilt und eingeschätzt werden.

Für viele Belastungsfaktoren gibt es keine verbindlichen rechtlichen Festsetzungen. Sie müssen sich bei der Beurteilung an die Grundsätze „sachlich begründet“ und „nachvollziehbar“ halten:

• Gibt es arbeitswissenschaftlich belegbare Kriterien oder Schwellenwerte, die aufzeigen, dass Belastungen gesundheitsgefährdend sind?
• Gibt es empirische Vergleichswerte aus dem Betrieb selbst, von Unternehmen der gleichen Branche oder Statistiken von Verbänden und Genossenschaften?
• Auch Workshop-Ergebnisse, die Befragung von internen und externen Experten und die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragungen können zur Beurteilung herangezogen wird.

Bei der Beurteilung selbst geht es darum, einen Soll-Ist-Vergleich anzustellen und mit der Größe des Abstands zwischen „Soll“ und „Ist“ auch die Dringlichkeit einer Veränderung darzustellen.

Schritt 5: Maßnahmen entwickeln und umsetzen

Aufbauend auf der Beurteilung entwickeln Sie Maßnahmen zur Förderung von Sicherheit und zum Schutz der Gesundheit. Dabei können Sie sich für geeignete Methoden gegen psychische Belastung am Arbeitsschutzgesetz orientieren. Beginnen Sie zeitnah mit der Umsetzung von Maßnahmen, um ihre nachhaltige Wirksamkeit zu gewährleisten. Auch hier können Sie nachvollziehbar priorisieren, wenn nicht alles auf einmal umgesetzt werden kann.

Schritt 6: Wirksamkeit der Maßnahmen kontrollieren

Ob Sie Ihre Ziele zum Schutz der Beschäftigten durch geeignete Maßnahmen erreicht haben, muss überprüft werden. Dazu dokumentieren Sie verständlich, ob die Belastung der Beschäftigten verringert werden konnte. Die Wirksamkeit der umgesetzten Maßnahmen können Sie zu einem geeigneten Zeitpunkt zum Beispiel durch eine Mitarbeiterbefragung ermitteln. Nicht wirksame Maßnahmen müssen geprüft und korrigiert werden.

Schritt 7: Gefährdungsbeurteilung psychische Belastung aktuell halten und fortschreiben

Die durchgeführte Ermittlung psychischer Belastungen müssen Sie stets auf dem aktuellen Stand halten und regelmäßig wieder überprüfen. Sollten sich Ihre betrieblichen Gegebenheiten ändern, z.B. durch neue Organisationsabläufe oder Beschwerden der Beschäftigten, müssen Sie die Gefährdungsbeurteilung psychische Belastung überarbeiten.

Schritt 8: Gefährdungsbeurteilung dokumentieren

Die Gefährdungsbeurteilung für psychische Belastungen ist schriftlich zu dokumentieren, um die Nachvollziehbarkeit von festgestellten Belastungen und entsprechenden Maßnahmen zu gewährleisten. Dabei müssen Sie stets die bereits oben genannten Punkte beachten.

Muster zur Gefährdungsbeurteilung für psychische Belastungen

Eine übersichtliche Gliederung hilft dabei, die Bestandsaufnahme nachvollziehbar zu gestalten. Für den Aufbau einer Gefährdungsbeurteilung für psychische Belastungen können Sie das folgende Muster zur Orientierung verwenden:

Merkmalsbereich 2: Arbeitsorganisation
Arbeitsablauf
Beispiele für mögliche Belastungen gemäß GDA-Leitfaden: Zeitdruck/hohe Arbeitsintensität häufige Störungen/Unterbrechungen hohe Taktbindung
Ergebnis der psychischen Gefährdungsbeurteilung: Ein wichtiges Thema sind Störungen durch Anrufe oder Mails Auch die Zahl der Besprechungen scheint vielen Beschäftigten zu hoch, das Vorgehen wenig effektiv
Ermittelt durch: Beobachtung mit Interview

Vorteile und Chancen der Gefährdungsbeurteilung psychische Belastung

Wenn Sie die Gefährdungsbeurteilung für psychische Belastungen gewissenhaft in Ihr Betriebsabläufe integrieren, erfüllen Sie nicht nur Ihre Pflicht vor dem Gesetz. Sie schöpfen dabei auch bisher ungenutztes Potenzial aus und verbessern die Mitarbeiterzufriedenheit nachhaltig. Ihr Unternehmen profitiert in hohem Maße davon, wenn Sie sich ein wenig besser mit dem Thema psychische Belastungen auskennen, denn:

• Kaum eine Erkrankung führt zu so hohen Personalausfällen und so vielen AU-Tagen wie Erkrankungen im Bereich der Psyche. Investitionen in die Resilienz des Unternehmens und der Belegschaft machen sich also ganz direkt bezahlt.
• Gut geführte Unternehmen, die psychische Belastungen konsequent minimieren und ein Augenmerk auf die psychische Gesundheit haben, weisen nicht nur weniger Erkrankungen unter den Beschäftigten auf. Sie haben auch ein besseres Firmenimage, weniger Fluktuation und tun sich auch leichter, neue Mitarbeiter zu finden.

Die Vorteile einer erhöhten Resilienz im Unternehmen sind:

• Betriebsklima und Motivation verbessern sich.
• Krankheitstage und Fehlzeiten sowie Mitarbeiterfluktuation werden
• langfristig werden Leistungsfähigkeit und Produktivität
• Störungen bei Arbeitsaufgaben und -abläufen sowie in den sozialen Beziehungen werden identifiziert und durch entsprechende Maßnahmen vermieden.
• dauerhafte Fehlbelastungen und damit die Ursache von Erkrankungen können in vielen Fällen vermieden oder zumindest reduziert

Beschäftigen Sie sich mit dem Thema – es lohnt sich:

Natürlich liegen die Ursachen für psychische Fehlbelastungen oft auch im privaten Bereich. Tatsache ist aber, dass psychische Belastungen sich schon allein aus der Tätigkeit selbst ergeben können oder durch Fehler in der Unternehmenskultur, in der Führung oder in der Arbeitsorganisation verursacht werden.

Ursachen für psychische Belastung am Arbeitsplatz sind nicht nur Mobbing, Konflikte oder Burn-out. Oft kann man bereits niedrigschwellig viel erreichen, indem man beispielsweise repetitive Tätigkeiten reduziert, einzelnen Mitarbeitern größere Handlungsspielräume einräumt oder Führungskräfte und Mitarbeiter für neue Herausforderungen schult. Auch Themen wie zum Beispiel Lärm, eine älter werdende Belegschaft, digitaler Stress oder häufige Störungen und Unterbrechungen bieten schon Hebel, an denen Sie ansetzen können.

Deshalb: Einfach mit der Gefährdungsbeurteilung psychische Belastungen anfangen!

Auch die Aufsichtsbehörden erwarten von Ihnen keine perfekten Ergebnisse. Und es versteht sich von selbst, dass Sie mit jeder Wiederholung der Gefährdungsbeurteilung für psychische Belastungen automatisch besser werden. Wichtig ist, dass genug Ressourcen für personenunabhängige Folgeprozesse von Beginn an eingeplant werden.

⇒ Verschaffen Sie sich einen ersten Überblick und verwenden Sie unsere kostenlose Checkliste, um alle erforderlichen ToDos einzuhalten.