31.01.2019

Betriebsanweisungen mühelos selbst erstellen: So geht´s

Die Pflicht des Unternehmers, immer dann eine Betriebsanweisung (BA) zu erstellen, wenn eine Gefährdung der Beschäftigten vorliegt, wird durch staatliche Arbeitsschutzvorschriften und berufsgenossenschaftliche Regelungen begründet. Erstellt ein Unternehmer keine Betriebsanweisungen, kann dies als Ordnungswidrigkeit mit einem Bußgeld belegt werden.

Frau erstellt Betriebsanweisung selbst und freut sich

Wer erstellt die Betriebsanweisungen?

In der Regel erstellen Unternehmer die Betriebsanweisung nicht selbst, sondern lassen sich von der Fachkraft für Arbeitssicherheit und vom Betriebsarzt unterstützen. Oft wirken auch die Vorgesetzten der jeweiligen Arbeitsbereiche mit. Sinnvoll kann es sein, auch die betroffenen Mitarbeiter in das Schreiben der Betriebsanweisung einzubeziehen, da diese über besondere praktische Erfahrungen verfügen. Auch der Betriebsrat darf bei der inhaltlichen Gestaltung mitbestimmen.

Darum müssen Sie eine Betriebsanweisung erstellen

Betriebsanweisungen tragen entscheidend dazu bei, den Beschäftigten Gefahren, Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln bei der Arbeit mit einem bestimmten Arbeitsmittel oder einem bestimmten Stoff vertraut zu machen.

Umgekehrt sind nach dem Arbeitsschutzgesetz auch die Beschäftigten verpflichtet, die ihnen zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel einschließlich der Schutzvorrichtungen bestimmungsgemäß zu verwenden. Dabei müssen sie auch die Betriebsanweisungen des Unternehmers beachten. Ergibt etwa eine Sichtprüfung vor Arbeitsbeginn offensichtliche Mängel des Arbeitsmittels, darf er es nicht benutzen und muss sofort seinen Vorgesetzten über den Mangel informieren.

Wichtige Quellen für die Erstellung der Betriebsanweisung

Betriebsanweisungen sollten alle nötigen Hinweise enthalten, die Beschäftigte brauchen, um Gefahren abzuwehren. Beachten Sie deshalb bei der Erstellung der Betriebsanweisung die aus der Gefährdungsbeurteilung hervorgegangenen Unfall- und Gesundheitsgefahren und die daraus resultierende Schutzmaßnahmen. Wichtig sind auch Arbeitsschutz- und Unfallverhütungsvorschriften sowie die Angaben von Herstellern in Betriebsanleitungen und Sicherheitsdatenblättern. Außerdem müssen Sie natürlich alle einschlägigen sicherheitstechnischen und arbeitsmedizinischen Regelungen einhalten.

Auch eine Vorlage für eine Betriebsanweisung kann Ihnen wertvolle Anregungen geben und Ihren Weg zur fertigen Betriebsanweisung gehörig abkürzen. Lesen Sie mehr dazu im Beitrag „Betriebsanweisung-Vorlage: Jetzt Muster kostenlos sichern

So gliedern Sie Ihre Betriebsanweisung

Obwohl der Aufbau von Betriebsanweisungen nicht zwingend vorgeschrieben ist, haben sich die folgenden Gliederungspunkte bewährt.

Beispiele für fertige Betriebsanweisungen: So in etwa sollte das Ergebnis Ihrer Mühen aussehen.
Beispiele für fertige [nolink]Betriebsanweisung[/nolink]en: So in etwa sollte das Ergebnis Ihrer Mühen aussehen.

1. Der „Kopf“

Achten Sie darauf, dass am Beginn Ihrer Betriebsanweisung folgende Informationen deutlich zu erkennen sind:

  • laufende Nummer oder anderes Einteilungsmerkmal
  • Datum zur Unterscheidung verschiedener Versionen
  • Verantwortlicher bzw., falls identisch, Name des Erstellers
  • Arbeitsbereich, für den die Betriebsanweisung gilt

2. Arbeitsbereich oder Tätigkeit

Hier ist der Ort, um Betriebs- oder Tätigkeitsbereiche, Arbeitsmittel, Arbeitsstoffe oder Arbeitsverfahren möglichst präzise zu benennen. Sinnvoll kann es auch sein, hier Adressaten zu nennen, die bestimmte Tätigkeiten ausführen, also etwa die Qualifikation für eine bestimmte Arbeitsaufgabe festzulegen.

Bei Bedarf kann der Arbeitgeber an dieser Stelle auch Eingrenzungen vornehmen, also etwa eine zeitlich begrenzte Gültigkeit einer Betriebsanweisung für Reparatur- oder Instandhaltungsaufgaben festlegen.

3. Gefahren für den Menschen (und die Umwelt)

Um die Mitarbeiter an die Bedeutung sicherheitsgerechten Verhaltens zu erinnern, müssen Sie hier die wichtigsten Unfall- und Gesundheitsgefahren nennen. Dabei kann es auch notwendig sein, auf Gefahren für Sachwerte und für die Umwelt einzugehen.

4. Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln

Hierher gehören Handlungsanleitungen, die der Beschäftigte konkret umsetzen kann. Der Unternehmer muss nicht nur Schutzmaßnahmen (etwa Helmtragepflicht) und Verhaltensregeln (etwa Schutzeinrichtungen an Maschinen nicht zu manipulieren) benennen, sondern auch – soweit erforderlich – persönliche Schutzausrüstungen (PSA) zur Verfügung stellen. Gegebenenfalls sind für PSA separate Betriebsanweisungen zu erstellen.

Wertvolle Hinweise auf die hier erforderlichen Angaben finden sich oft in den Betriebsanweisungen der Hersteller der jeweiligen Arbeitsmittel. Falls erforderlich weisen Sie an dieser Stelle auch auf unzulässige Nutzungen hin: „Darf nicht verwendet werden für …“.

5. Verhalten bei Störungen

Störungen bzw. untaugliche Versuche, Störungen zu beseitigen, zählen zu den häufigsten Unfallursachen. Daher sollten Sie ein besonderes Augenmerk auf die erforderlichen Maßnahmen legen. Wenn eine Störung durch den Bediener bei laufendem Betrieb nicht absolut sicher beseitigt werden kann (und das ist eine sehr schwer zu erfüllende Forderung!), ist in aller Regel die Anweisung zum sicheren Stillsetzen des Arbeitsmittels zu geben. Die Störung beseitigen Mitarbeiter bzw. speziell eingewiesene Kollegen/Instandhalter dann im Stillstand.

6. Verhalten bei Unfällen

Gerade Personenunfälle verlaufen oft dramatisch. Klare Anweisungen für solche Belastungssituationen helfen, auch bei Panik das Richtige zu tun. Auch Angaben über geeignete Löschmittel im Brandfall sowie zusätzlich erforderliche persönliche Schutzausrüstungen können notwendig sein.

7. Erste-Hilfe-Maßnahmen

Hier legen Sie fest, wie eine Unfallstelle gesichert werden soll, wie Mitarbeiter Verletzte bergen und betriebliche Ersthelfer, Arzt und Vorgesetzten oder externe Rettungskräfte alarmieren – natürlich jeweils mit Angabe der Rufnummer bzw. Durchwahl.

Gibt es allgemeine Erste-Hilfe-Anweisungen und werden die Mitarbeiter darin ebenfalls regelmäßig geschult, kann dieses Kapitel relativ kurz gehalten werden. Es sollten dann hier nur zusätzliche Verhaltensregeln genannt werden, die sich speziell an einem bestimmten Arbeitsmittel ergeben.

8. Instandhaltung

Falls notwendig, ergänzen Angaben zur Instandhaltung die Betriebsanleitung. Sind die Maßnahmen besonders komplex, sollten Sie eine eigene Betriebsanweisung zur Instandhaltung erstellen.

9. Entsorgung

Oft müssen Arbeitsmittel fachgerecht entsorgt werden. Deshalb sind Hinweise auf Sammelstellen oder zuständige Mitarbeiter sinnvoll.

10. Folgen der Nichtbeachtung

An dieser Stelle können Sie in Ergänzung zum oben bereits genannten Teil „Gefahren für Mensch und Umwelt“ weiterführende Angaben zu möglichen Risiken machen.

Übrigens: Schriftliche „Drohungen“ der folgenden Art: „Wenn Sie nicht alle oben genannten Punkte einhalten, fliegen Sie“, nutzen keinem und schädigen nur das Arbeitsklima.

11. Die Fußzeile der Betriebsanweisung

Betriebsanweisungen brauchen, wie alle anderen Dokumente auch, die Unterschrift des Verantwortlichen. Damit sind sie dann freigegeben.

Erstellen Sie Betriebsanweisungen in geeignetem Layout

Betriebsanweisungen werden in der Regel mit Rand erstellt: Die Farbe ändert sich, je nach Inhalt.
[nolink]Betriebsanweisung[/nolink]en werden in der Regel mit Rand erstellt: Die Farbe ändert sich, je nach Inhalt.

Es hat sich eingebürgert, Betriebsanweisungen für Arbeitsmittel mit blauem, Betriebsanweisungen für Gefahrstoffe mit orangefarbenem und Betriebsanweisungen für Persönliche Schutzausrüstungen und biologische Arbeitsstoffe mit grünem Rand zu erstellen. In der Regel ergänzen Piktogramme sowie Hinweis- oder Verbotszeichen die Darstellung optisch und machen die BA anschaulicher.

Mehr Informationen zur optischen und formalen Gestaltung von Betriebsanweisungen haben wir in Beitrag „Betriebsanweisung – Definition, Beispiele & mehr“ für Sie gesammelt.

Weitere Anforderungen für die Erstellung von Betriebsanweisungen

  • Betriebsanweisungen müssen objekt- und adressatenbezogen sein: Sie regeln ein eingegrenztes Arbeitsfeld, z.B. eine Anlage, ein Verfahren oder auch den Einsatz eines Gefahrstoffs.
  • Betriebsanweisungen gelten in der Regel zeitlich unbegrenzt. Ändert sich die Gefährdungsbeurteilung, sollten Sie selbstverständlich auch die Betriebsanweisung auf Änderungsbedarf hin überprüfen.
  • Die Betriebsanweisung ist in verständlicher Form und Sprache an geeigneter Stelle zur Verfügung zu stellen.

Inhaltlich müssen Sie sich an Ihrer Gefährdungsbeurteilung orientieren

Betriebsanweisungen müssen auf die individuellen Arbeitsplätze ausgerichtet sein. Sie sollten alle nötigen Hinweise enthalten, die Beschäftigte brauchen, um Gefahren abzuwehren.

Dazu zählen die aus der Gefährdungsbeurteilung hervorgegangenen Unfall- und Gesundheitsgefahren und die daraus resultierende Schutzmaßnahmen. Wichtig sind auch Arbeitsschutz- und Unfallverhütungsvorschriften sowie die Angaben von Herstellern in Betriebsanleitungen und Sicherheitsdatenblättern. Außerdem müssen Sie natürlich alle einschlägigen sicherheitstechnischen und arbeitsmedizinischen Regelungen einhalten.

Betriebsanweisung erstellen ganz einfach und professionell mit der Software von WEKA

Betriebsanweisungen lassen sich natürlich am einfachsten anhand von Vorlagen erstellen. Sie wählen eine Vorlage für eine Maschine, PSA oder für einen Gefahrstoff aus und passen diese dann anhand Ihrer Gefährdungsbeurteilung an. Fertig!

Unsere Empfehlung

Tipp: Die Software von WEKA spart viel Zeit

Genau so geht das dann auch mit der Softwarelösung Muster-Betriebsanweisungen plus. Sie beinhaltet bereits mehr als 1.000 Betriebsanweisungen für Maschinen, Anlagen und Arbeitsverfahren sowie über 1.000 Gefahrstoff-Betriebsanweisungen nach GHS. In der Software bleibt außerdem alles sicher dokumentiert.

Autor*innen: Sabine Kurz, Eckhard Tschersich