20.01.2022

Betriebsanweisung – Definition, Beispiel & mehr

Farbe, Länge, Symbole, Schrift: Sie möchten wissen, wie Ihre Betriebsanweisung aufgebaut sein und aussehen muss? Dann sind Sie hier richtig. Zwar gibt es nur wenige formale Vorgaben zu Gestaltung und Inhalt von Betriebsanweisungen aber es gibt sie. In diesem Beitrag finden Sie ein Beispiel für eine Betriebsanweisung. Mit einem klaren Layout sorgen Sie dafür, dass Mitarbeiter in der Betriebsanweisung schnell die Infos finden, die sie brauchen. Wie? Auch das lesen Sie in diesem Beitrag.

Betriebsanweisung Aceton im Ubeberblick

Was sind Betriebsanweisungen?

Die Betriebsanweisung informiert Beschäftigte kurz und in schriftlicher Form über Gefährdungen und Schutzmaßnahmen an ihrem Arbeitsplatz. Sie bereitet so quasi die Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung übersichtlich auf. Ihr Ziel ist es, Unfälle im Umgang mit Arbeitsmitteln und Stoffen zu minimieren. Betriebsanweisungen sind damit eine der zentralen Säulen des Arbeitsschutzes.

Die Betriebsanweisung ist nicht zu verwechseln mit der Betriebsanleitung, die vom Hersteller bestimmter Anlagen und Arbeitsmittel erstellt wird.

Rechtlicher Rahmen für die Betriebsanweisung

Das Arbeitsschutzgesetz gibt in § 4 vor, dass „den Beschäftigten […] geeignete Anweisungen zu erteilen“ sind. Betriebsanweisungen sind so sinnvoll und wichtig für den Arbeitsschutz, dass der Gesetzgeber sie zur Pflicht gemacht hat. Die grundlegendsten Rechtsquellen sind:

  • Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) §§ 4, 9, 12 und 15
  • Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) §§ 4, 6, 9 und 12
  • Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) § 14
  • PSA-Benutzungsverordnung (PSA-BV) § 3
  • Unfallverhütungsvorschrift „Grundsätze der Prävention“ (DGUV Vorschrift 1) §§ 2 und 4

Darüber hinaus wird die Forderung, nach Betriebsanweisungen in fast allen mit speziellen Arbeitsschutzthemen befassten Vorschriften und Regeln noch einmal konkret ausgeführt, z.B. in weiteren Verordnungen, Unfallverhütungsvorschriften, Regeln, Merkblättern und Informationen.

Warum braucht es Betriebsanweisungen?

Zweck der Betriebsanweisung ist es, Unfälle im Umgang mit Arbeitsmitteln und Stoffen zu minimieren. Verzichtet ein Unternehmen darauf, Betriebsanweisungen zu erstellen, kann dies als Ordnungswidrigkeit mit einem Bußgeld belegt werden.

Betriebsanweisung – ein Beispiel

Betriebsanweisungen gibt es für viele unterschiedliche Gefahrstoffe, Arbeitsmittel, Maschinen etc. Ein Beispiel für eine Betriebsanweisung ist deshalb notgedrungen ein recht willkürlich herausgepicktes Schlaglicht, das die vielen anderen im Dunkeln lässt. Doch es gibt auch Gemeinsamkeiten, die fast alle Betriebsanweisungen aufweisen. Denn gewisse Vorgaben und Anforderungen müssen sie alle erfüllen. (siehe unten)

Anforderungen an Inhalt und Aufbau von Betriebsanweisungen

Betriebsanweisungen müssen auf die individuellen Arbeitsplätze ausgerichtet sein. Dabei unterscheiden sich die Betriebsanweisung für Gefahrstoffe und die Betriebsanweisungen für Arbeitsmittel, Maschinen oder Arbeitsverfahren in Inhalt und Aufbau. Bewährt hat sich aber generell der folgende Aufbau:

Gliederung einer Betriebsanweisung

  • Anwendungsbereich
  • Gefahren für Mensch und Umwelt
  • Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln
  • Verhalten bei Störungen
  • Erste Hilfe, Verhalten bei Unfällen, Notrufnummern
  • sachgerechte Entsorgung/Instandhaltung
  • Folgen der Nichtbeachtung

Formale Anforderungen an Betriebsanweisungen

Betriebsanweisungen müssen schriftlich ausformuliert und so den Beschäftigten zugänglich gemacht werden. Mündliche Anweisungen können diese verpflichtende Forderung nicht erfüllen – obwohl mündliche Sicherheitsanweisungen natürlich sehr sinnvoll sind.

Besonders wichtig ist, dass Beschäftigte den Inhalt von Betriebsanweisungen durch Form und Sprache schnell erfassen können. Außerdem müssen Betriebsanweisungen das Sprachniveau der Beschäftigten berücksichtigen, etwa indem Sie bei der Erstellung unnötige Fremdwörter und Umschreibungen meiden. Für fremdsprachige Beschäftigte müssen Betriebsanweisungen unter Umständen übersetzt werden.

Tipp: Fremdsprachige Vorlagen

Viele Berufsgenossenschaften bieten inzwischen fremdsprachige Mustertexte an, die sich leicht an betriebliche Bedürfnisse anpassen lassen.

Betriebsanweisungen sind möglichst nicht länger als zwei DIN-A4-Seiten. Sie kennen das selbst: Je konkreter und weniger umfangreich eine Anweisung ist, die Sie erhalten, desto eher bleibt sie Ihnen im Gedächtnis. Die Beschäftigten sollen Betriebsanweisungen zum kurzen Nachlesen verwenden. Die Neigung, dies in der betrieblichen Hektik zu tun, nimmt mit der Länge des Textes ab.

Sind in einem Unternehmensbereich viele Betriebsanweisungen erforderlich, sollten Sie sie nummerieren, um den Beschäftigten den Überblick zu erleichtern.

In der Regel unterschreiben Unternehmer oder zuständiger Vorgesetzter die Betriebsanweisung noch, bevor sie ausgehängt werden.

Optische Gestaltung der Betriebsanweisung

Häufig werden Betriebsanweisungen in gängigen Formaten wie DIN A4 oder DIN A3 erstellt. Große Formate sind sinnvoll, wenn Mitarbeiter die Betriebsanweisung auch aus der Entfernung erkennen müssen. Für Betriebsanweisungen, die direkt am Arbeitsplatz aufgehängt werden, reicht jedoch ein kleineres Format aus.

Beispiel für die rein optische Gestaltung und den Aufbau einer Betriebsanweisung für PSA.
Beispiel für die rein optische Gestaltung und den Aufbau von Betriebsanweisungen.

Betriebsanweisungen sollten einfach, klar und grafisch einheitlich gestaltet sein. Piktogramme und Symbole helfen Mitarbeitern dabei, Informationen schnell zu verstehen. Deshalb finden sich in Betriebsanweisungen oft z.B. Verbots-, Gebots- oder Hinweisschilder.

Es hat sich – ausgehend von den Betriebsanweisungen für den Umgang mit Gefahrstoffen – durchgesetzt, Betriebsanweisungen mit einem farbigen Rahmen zu umgeben. Üblich sind heute:

  • Gelb oder Orange für Gefahrstoffe
  • Blau für Maschinen und Geräte
  • Grün für persönliche Schutzausrüstungen

Ein farbiger Rahmen hat eine Reihe von Vorteilen:

  • Er signalisiert, dass es sich bei dem vorliegenden Schriftstück um eine Betriebsanweisung handelt,
  • sorgt dafür, dass Betriebsanweisungen auffallen.
  • gibt dem Verfasser Hilfe bei der Strukturierung von Betriebsanweisungen.
  • hilft, keinen Inhaltspunkt zu vergessen.

Wie bringen Sie Mitarbeitern die Betriebsanweisungen näher?

Der einfachste Weg ist sicher, die Betriebsanweisung auszuhängen oder den Beschäftigten auszuhändigen und sich den Empfang quittieren zu lassen. Der einfachste Weg ist aber nicht immer der beste: Verfahren Sie so, wissen Sie nicht, ob der Empfänger die Betriebsanweisung tatsächlich liest, ihren Inhalt versteht und willens ist, die Anweisung in die Tat umzusetzen.

Der Königsweg ist daher, die Betriebsanweisung zur Grundlage einer Unterweisung zu machen, ihren Inhalt dort detailliert durchzusprechen und das Verständnis abzufragen. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass die Empfänger die Betriebsanweisung

  • erhalten,
  • zur Kenntnis genommen und
  • verstanden

haben.

Diese Empfehlung deckt sich mit der DGUV Regel 100-001.

Welche Betriebsanweisungen werden benötigt?

Diese Frage sollte sich leicht aus der Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung beantworten lassen. In ihr sind die mit der Arbeit verbundenen Gefährdungen und die vom Unternehmer zu deren Abwendung festgelegten Arbeitsschutzmaßnahmen niedergeschrieben. Zu den Schutzmaßnahmen gehören auch geeignete Betriebsanweisungen.

Wann müssen Sie die Betriebsanweisung aktualisieren?

Betriebsanweisungen gelten unbegrenzt lange. Deshalb müssen Sie diese, wie alle Dokumente des betrieblichen Arbeitsschutzes, regelmäßig auf den neuesten Stand bringen. In spezifischen Fällen sind Betriebsanweisungen auch für kurzzeitige Tätigkeiten denkbar, etwa für Instandsetzungs- oder Reinigungsarbeiten.

Mit der Freigabe sollten Sie deshalb auch einen Termin zur regelmäßigen Überprüfung festlegen. Der Überprüfungstermin entbindet jedoch nicht von der Pflicht, bei jeder relevanten Änderung

  • des Arbeitsmittels oder
  • seiner Benutzung

die Betriebsanweisung unverzüglich (d.h. ohne schuldhafte Verzögerung) anzupassen.

Die Frist dient dazu, sich regelmäßig zu vergewissern, dass sich keine Änderungen ergeben haben, die durch Unachtsamkeit oder Unkenntnis nicht in die Betriebsanweisung eingeflossen sind. Dies ist außer bei betrieblichen Änderungen auch bei Änderungen im Gesetzes- und Regelwerk möglich, ohne dass es unmittelbar auffallen muss.

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Fazit Betriebsanweisungen

Dieser Beitrag hat definiert, was Betriebsanweisungen eigentlich sind: schriftliche Willensbekundung des Unternehmers, wie bestimmte Tätigkeiten auszuführen sind. Sie legen verbindlich fest, wie Beschäftigte sich in der Arbeitsstätte zu verhalten haben und wie sie mit Arbeitsmitteln und Arbeitsstoffen umzugehen haben. Dabei haben sie stets die Sicherheit und Gesundheit der Arbeitnehmer als Ziel. Betriebsanweisungen sind jederzeit nachles- und überprüfbar und oft die Basis für Unterweisungen.

Betriebsanweisungen werden deshalb auch in vielen verschiedenen Vorschriften gefordert, etwa von der Betriebssicherheitsverordnung, der Biostoffverordnung, der Gefahrstoffverordnung etc. Dabei unterscheidet sich die Betriebsanweisung für Gefahrstoffe im Detail generell z.B. von der Betriebsanweisung für Maschinen.

Betriebsanweisungen anzufertigen ist deshalb keine leichte Aufgabe. Damit Sie ihre Wirkung entfalten können, gibt es bestimmte Anforderungen an Inhalt, Aufbau und Layout, die dieser Beitrag oben aufgeführt hat. Lesen Sie in diesem Beitrag alles darüber, wie Sie Betriebsanweisungen erstellen.

Tipp:

Laden Sie sich Vorlagen für Betriebsanweisungen herunter, an denen Sie sich dabei orientieren können.

Nur was man schwarz auf weiß besitzt, kann man getrost nach Hause tragen!

Dieser alte Sinnspruch macht klar, welche Vorteile Betriebsanweisungen für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit haben:

  • Unternehmer und Vorgesetzte können jederzeit belegen, welche Anweisungen sie an die Beschäftigten erteilt haben, und selbst oder durch andere prüfen, ob diese sich an die Anweisungen halten.
  • Die Beschäftigten haben die Möglichkeit nachzulesen, welches Verhalten von ihnen erwartet wird, was sie tun sollen, was sie dürfen und was nicht.
Autor*innen: WEKA Redaktion, Eckhard Tschersich