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Einkauf

Wie organisieren Sie den Einkauf in Ihrem Unternehmen? Für die Organisation der Beschaffung existieren grundsätzlich zwei Alternativen. Beim Zentraleinkauf werden alle Einkaufsaufgaben aus den Sparten ausgegliedert und zu einem Zentralbereich zusammengefasst, der die Versorgung des gesamten Unternehmens mit fremd erstellten Gütern übernimmt. Dies entspricht einer totalen Zentralisation der Beschaffung. Als Gegenstück zum Zentraleinkauf existiert der dezentrale Einkauf. Ihn kennzeichnet, dass jede Division des Unternehmens eine eigene Beschaffungsabteilung unterhält. Diese ist für die Versorgung der jeweiligen Division in vollem Umfang zuständig. Man spricht dann von einer völligen Dezentralisation der Beschaffung.

Einkauf

Zentraler versus dezentraler Einkauf

Beide Organisationsformen, die zentrale und die dezentrale Beschaffung, haben Vor- und Nachteile. Nicht für jedes Unternehmen ist die zentrale Beschaffung geeignet, ebenso wie nicht für jedes Unternehmen die dezentrale Beschaffung optimal ist.

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Zentraler Einkauf: Vorteile

  • bessere Konditionen: Durch die gebündelte Beschaffung für alle Bedarfsträger werden höhere Bestellmengen erzielt. Dadurch können bessere Zahlungs- und Lieferkonditionen ausgehandelt werden.
  • gute Verhandlungsposition: Durch die größere Einkaufsmacht wird die Stellung gegenüber den Lieferanten gestärkt.
  • klare Verantwortlichkeiten: In der zentralen Einkaufsabteilung ist für jede Aufgabe genau eine bestimmte Instanz zuständig. Die Verantwortlichkeiten sind also klar abgegrenzt und es treten keine Redundanzen auf.
  • hohes Know-how: Mitarbeiter, die im Zentraleinkauf arbeiten, zeichnen sich oft durch hohes Know-how aus. So ist eine Polung von Fachwissen gegeben, was sich positiv auf den gesamten Beschaffungsbereich auswirkt.
  • Standardisierung: Dadurch, dass eine Abteilung alle Einkaufsaktivitäten abwickelt, können standardisierte Vorgehensweisen einfach um- und durchgesetzt werden.
  • erhöhte Markttransparenz: Durch die Konzentration auf reine Einkaufsaktivitäten entsteht eine bessere Marktübersicht, die zu mehr Markt-Know-how und Markttransparenz führt.

Zentraler Einkauf: Nachteile

  • hoher Verwaltungsaufwand: Nachteile werden insbesondere darin gesehen, dass der Verwaltungsaufwand höher ist und die Anforderungen der einzelnen Bedarfsträger häufig nicht genau definiert werden.
  • schwerfällige Bürokratie: Eine zentrale Einkaufsabteilung ist oft ein schwerfälliger, bürokratischer Apparat, der durch umständliche Entscheidungsprozesse und geringe Flexibilität geprägt ist. Wenn sämtliche Aufgaben beim Zentraleinkauf liegen, so führt dies meist dazu, dass das Unternehmen kaum auf Veränderungen am Markt reagiert und damit an Wettbewerbsfähigkeit einbüßt.

Dezentraler Einkauf: Vorteile

  • hohe Flexibilität: Im Gegenzug dazu kann der dezentrale Einkauf höhere Flexibilität und geringere Bürokratie aufweisen.
  • bessere Kundennähe: Im dezentralen Einkauf ist eine bessere Kundenorientierung durch größere Nähe zum operativen Geschäft gegeben.
  • stärkere Problemorientierung: Weiterhin zeichnet sich der dezentrale Einkauf durch eine stärkere Problemorientierung und detaillierteres technisches Know-how aus.
  • größere Schnelligkeit: Als letzter Vorteil des dezentralen Einkaufs ist die größere Schnelligkeit durch verkürzte Entscheidungswege zu nennen.

Dezentraler Einkauf: Nachteile

  • ineffiziente Abwicklung und hohe Redundanzen: Die Nachteile des dezentralen Einkaufs liegen darin, dass die Verteilung der Ausführungskompetenzen meist eine ineffiziente Abwicklung und hohe Redundanzen mit sich bringt, da gleichartige Aufgaben an mehreren Stellen im Unternehmen abgewickelt werden.

Mischformen im Einkauf

Da der reine Zentraleinkauf ebenso wie der reine dezentrale Einkauf für viele Unternehmen nicht die richtige Alternative ist, haben sich Mischformen herausgebildet, die beide Organisationsformen vereinen. Auf diese Art kann ein Unternehmen von den Vorteilen beider Varianten profitieren und die Nachteile minimieren.

Bei einer solchen Mischung zwischen zentralem und dezentralem Einkauf wird zusätzlich zu den dezentralen Stellen ein spartenübergreifender Zentralbereich der Beschaffung eingerichtet. Der Aufgabenumfang dieses Zentralbereichs kann unterschiedlich groß sein. Je nach Ausprägung wird entweder von partieller Zentralisation oder kontrollierter Dezentralisation gesprochen.

Welche Organisationsform passt zum Unternehmen?

Um herauszufinden, welche der beiden Varianten – zentrale oder dezentrale Beschaffung – für das Unternehmen vorteilhaft ist, müssen bestimmte Kriterien herangezogen werden, die dabei helfen, die Vorteilhaftigkeit einer Variante zu determinieren.

Ein wichtiges Kriterium ist die Beschaffenheit des Bedarfs im jeweiligen Unternehmen. Unternehmen, deren Bedarf über alle Divisionen hinweg gleichförmig, also homogen ist, können bei der zentralen Beschaffung wichtige Vorteile realisieren. So zum Beispiel bei der Bündelung der einzelnen Einheiten zu einer großen Nachfragemenge. Dadurch ergeben sich eine größere Marktmacht und somit bessere Preis- und Lieferkonditionen.

Ist der Bedarf über die verschiedenen Divisionen hinweg jedoch eher heterogen, so kann eine zentrale Beschaffung kaum Vorteile realisieren. Bedarfe können nicht gebündelt werden, da die Beschaffungsobjekte zu starke Unterschiede aufweisen, um sich vereinheitlichen zu lassen.

Bei einer zentralen Abwicklung der Beschaffungsaktivitäten fiele ein unverhältnismäßig hoher Koordinationsaufwand zur Abstimmung des Zentraleinkaufs mit den Bedarfsträgern einerseits und den Lieferanten andererseits an. In diesem Fall wäre eine dezentrale Einkaufsorganisation für das Unternehmen vorteilhafter.

Fazit

Die zentrale Beschaffung kann ebenso wie die dezentrale Beschaffung mit Vorteilen aufwarten. Für viele Unternehmen jedoch wird die reine zentrale bzw. die reine dezentrale Beschaffung nicht die richtige Lösung sein.

In diesen Fällen bietet es sich an, eine Mischform zu wählen, die die Vorteile beider Ansätze vereint und die Nachteile minimiert. Jedes Unternehmen ist unterschiedlich strukturiert und hat verschiedene Bedarfe. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass jedes einzelne Unternehmen dahin gehend überprüft wird, ob ein homogener oder heterogener Bedarf besteht und welche Organisationsform die optimale Beschaffung ermöglicht.

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