10.09.2021

Homeoffice: So regeln Sie den Umgang mit Papierdokumenten

Arbeiten die Beschäftigten teils im Büro und teils im Homeoffice, steigt die Gefahr, dass sie vertrauliche Unterlagen mit nach Hause nehmen. Bei aller Digitalisierung ist es daher notwendig, zu regeln, wie die Kolleginnen und Kollegen Papierdokumente richtig behandeln.

Homeoffice Papierdokumente
© gorodenkoff /​ iStock /​ Getty Images

Papierdokumente zwischen Homeoffice und Büro

Auch wenn Unternehmen nicht mehr verpflichtet sind, Homeoffice anzubieten, bedeutet das nicht, dass die Arbeit im Homeoffice, oft auch Remote Work genannt, beendet wäre. Stattdessen möchten viele Unternehmen und Beschäftigte auch nach der Pandemiezeit zumindest teilweise das Homeoffice aufrechterhalten.

Statt der Arbeit im klassischen Büro soll Hybrid Work die Zukunft sein, also die flexible, ortsunabhängige Arbeit, je nach Bedarf im Homeoffice, unterwegs oder in der Firma. Eine solche Veränderung in der Art des Arbeitens hat Folgen für den Datenschutz. Denn mit verschiedenen Orten sind auch unterschiedliche Risiken verbunden.

So manches Unternehmen hat bereits eine spezielle Datenschutz-Unterweisung zum Thema Homeoffice vorgesehen – gut so. Allerdings stehen bei Risiken im Homeoffice in aller Regel die digitalen Bedrohungen im Vordergrund. Typisches Beispiel dafür sind verstärkte Attacken mit Ransomware und Phishing-Angriffe auf Beschäftigte am Heimarbeitsplatz.

Homeoffice Papierdokumente

Was Unternehmen allerdings nicht vergessen dürfen: Auch im Homeoffice drucken die Beschäftigten Dokumente aus. Und sie nehmen ins Homeoffice betriebliche Unterlagen mit. Der ständige Ortswechsel bei Hybrid Work macht es sogar noch wahrscheinlicher, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Papierdokumente aus dem Büro ins Homeoffice und umgekehrt mitnehmen.

Papierdokumente transportieren, aufbewahren und entsorgen

Bereits auf dem Weg vom Büro ins Homeoffice können Dokumente verloren gehen oder Dieben in die Hände fallen. Im Homeoffice könnte es bei unsicherer Aufbewahrung ebenfalls dazu kommen, dass unbefugte Dritte Einsicht nehmen, Kopien erstellen oder die Dokumente an sich nehmen.

Nicht zuletzt bei der Entsorgung könnten die Beschäftigten Fehler machen. Etwa indem sie die Dokumente mit dem restlichen Papiermüll des Hauses einfach in die Papiertonne werfen. Tatsächlich sind Mülltonnen für Datendiebe wahre Fundgruben.

Es gibt also sehr gute Gründe, Datenschutz-Regeln aufzustellen, wie die Kolleginnen und Kollegen mit Papierdokumenten im Homeoffice und bei Hybrid Work umgehen sollten. Die wichtigsten Bereiche betreffen dabei den Transport, die Aufbewahrung und die Entsorgung.

Tipps der Datenschutz-Aufsichtsbehörden

Hierzu haben die Aufsichtsbehörden für den Datenschutz wertvolle Hinweise gegeben:

Praxis-Tipp

Unter anderem empfehlen die Aufsichtsbehörden die folgenden Maßnahmen:

  • Der Arbeitsplatz ist so gewählt, dass weder Familienmitglieder noch Besucher einen Blick in die Papierunterlagen werfen können.
  • Es gilt eine Clean-Desk-Policy am Ende des Arbeitstags.
  • Papierunterlagen sind in Dokumentenmappen oder Schränken verschlossen, wenn sie nicht benötigt werden.
  • Fenster sind in Erdgeschoss-Wohnungen bei Verlassen des Arbeitsplatzes immer geschlossen.
  • Papierunterlagen sind in geeigneten Mappen mit nach Hause zu nehmen, also zum Beispiel nicht in transparenten Hüllen, die den Inhalt preisgeben.
  • Papierunterlagen dürfen beim Transport nach / von zu Hause nicht erhöhten Risikosituationen ausgesetzt sein. Sie sollten also beim Einkaufen nicht auf dem Rücksitz liegen oder im Rucksack im Restaurant.
  • Die Entsorgung von Papierunterlagen erfolgt nicht über den eigenen Hausmüll, sondern fachgerecht entweder im Büro oder zu Hause durch einen Aktenvernichter mit mindestens Sicherheitsstufe 3 (nach DIN 66399).
  • Die Beschäftigten sind über die Risiken informiert, denen wichtige Papierdokumente ausgesetzt sein können, etwa wenn schlicht Kinder ein Originaldokument bemalen. Daher arbeiten die Kollegen und Kolleginnen bei solchen Dokumenten, sofern möglich, mit Kopien.

Datenschutz auch für Papier, nicht nur für Digitales

Die Datenrisiken, die durch einen ungeschulten Umgang mit Papierdokumenten entstehen, zeigen: Die Art der Sicherheits-Maßnahmen und das passende Verhalten wie die Nutzung von Aktenvernichtern hängen vom Standort ab. Damit Arbeiten ortsunabhängig möglich wird, müssen Verantwortliche daher an jedem Ort für die notwendigen risikoabhängigen Datenschutz-Maßnahmen sorgen.

Zudem gilt: Datenschutz ist nicht nur für digitale Verfahren wichtig, sondern immer dann, wenn es um personenbezogene Daten geht. Daher betrifft Datenschutz auch den Umgang mit Papierdokumenten, sei es beim Ausdrucken im Homeoffice, sei es bei mitgebrachten Dokumenten aus dem Büro. Sorgen Sie hier als Datenschutzbeauftragte(r) für entsprechende Beratung und Schulung.

Autor*in: Oliver Schonschek (Diplom-Physiker, IT-Analyst und Fachjournalist)