04.02.2016

Spesen: Sie als Betriebsrat bestimmen (etwas) mit

Unter einer Spesenregelung versteht man eine Festlegung der arbeitgeberseitigen Erstattung von Mehraufwendungen für die Verpflegung des Arbeitnehmers. Diese müssen dem Beschäftigten bei einer betrieblich veranlassten Tätigkeit außerhalb seines Betriebs entstehen. Obwohl Sie hier nur ein sehr eingeschränktes Mitbestimmungsrecht besitzen, lohnt es sich, das Thema aufzugreifen. Wir zeigen Ihnen, warum.

Dienstreise

Geschäftsführung Betriebsrat. Wenn Spesen anfallen, dann geschieht das in der Regel auf Geschäftsreisen. Spesenregelungen erstrecken sich aber bisweilen auch auf die Erstattung anderer Auslagen, die dem Arbeitnehmer bei Ausführung der ihm übertragenen Arbeiten entstanden sind. Hierzu zählen vor allem Kosten für Fahrten zu auswärtigen Arbeitsstellen, Dienstfahrten, Übernachtungskosten auf Geschäftsreisen sowie Kosten für die Beschaffung von Werkzeug (falls nicht der Arbeitnehmer die Kosten zu tragen hat).

Meist gelten pauschalierte Spesensätze

In Spesenregelungen sind meist – nach der Abwesenheitsdauer des Arbeitnehmers gestaffelte – pauschale Spesensätze festgelegt. Hierbei entfallen die erforderliche Vorlage, Prüfung und Abrechnung von Einzelbelegen, wie sie bei Ersatz der dem Arbeitnehmer im Einzelfall tatsächlich entstandenen Aufwendungen nötig wären. Aus diesem Grund kann eine Pauschalregelung gerade bei häufig anfallenden Spesenabrechnungen die Abwicklung der Erstattungen erheblich vereinfachen und zudem der Wahrung des Betriebsfriedens dienen, da Streitigkeiten über die Höhe der zu erstattenden Aufwendungen vermieden werden.

Mitbestimmungsrecht nur im Ausnahmefall

Betriebliche Regelungen über die Höhe des Aufwendungsersatzes bei Geschäftsreisen und über entsprechende Pauschalbeträge sind nicht mitbestimmungspflichtig. Mit dem Ersatz der Reise- und Verpflegungskosten wird nicht die Arbeitsleistung abgegolten, sodass kein Vergütungscharakter vorhanden ist. Vielmehr erstattet der Arbeitgeber den Beschäftigten lediglich die im Interesse des Arbeitgebers gemachten Aufwendungen. Dies gilt auch dann, wenn die betrieblichen Spesensätze die Pauschbeträge übersteigen, die lohnsteuerfrei bleiben. Anders sieht es nur dann aus, soweit aus Anlass von Geschäftsreisen Beträge gezahlt werden, die nicht den Zweck haben, entstandene Unkosten in pauschalierter Form abzugelten. Solche betrieblichen Leistungen gelten im Zweifel als Vergütung, deren Regelung nach § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG mitbestimmungspflichtig ist.

Autor: Silke Rohde (Silke Rohde ist Rechtsanwältin & Journalistin sowie Chefredakteurin von "Betriebsrat kompakt".)