Expertentipp | Energierecht
06.02.2015

Stolpersteine: Zertifizierung von Managementsystemen

Der Gesetzgeber hat die Erlangung steuerlicher und sonstiger Vorteile im Energiebereich an den Betrieb von Energiemanagementsystemen geknüpft. Mit diesem Schritt hat er die Unternehmen, die in den Genuss solcher Erleichterungen kommen wollen, dazu gezwungen, Energiemanagementsysteme einzuführen und spätestens 2015 auch zertifizieren zu lassen.

Falling folders© Erik Reis /​ Thinkstock

Das Zertifikat über die ordnungsgemäße Einführung und den Betrieb des Energiemanagementsystems nach DIN EN ISO 50001 dient dem Staat als Nachweis, dass die geforderten Leistungen von dem untersuchten Unternehmen erbracht worden sind. Bei der Zertifizierung gibt es jedoch einiges zu beachten, damit sie auch sicher gelingt.

Wann scheitert eine Zertifizierung?

Eine Zertifizierung eines Managementsystems wird dann erfolgreich verlaufen, wenn sie gezielt und sorgfältig vorbereitet wurde. Dazu gehört Sorgfalt im Bereich der Dokumentationserstellung, Sorgfalt bei der Schulung und Motivation der Mitarbeiter und ein ausreichender Zeitraum für die Einführung.

Eine Zertifizierung scheitert immer dann, wenn Abweichungen zwischen Normanforderung, Dokumentation und der tatsächlichen Durchführung der verschiedenen Prozesse festgestellt werden.

Besondere formelle Forderungen

Die Norm stellt einige sehr formelle Forderungen zur Einführung und zum Betrieb eines Energiemanagementsystems, diese sind im Normtext immer an dem Wort „Muss“ zu identifizieren. Erscheint dieses Wort im Normkontext, so ist es zwingend zur Erlangung des Zertifikats erforderlich, dass dieser Punkt erfüllt ist.

Die Norm ist jederzeit wörtlich zu nehmen, auf Interpretationen möglicher Ausgestaltungen sollte weitestgehend verzichtet werden.

Struktur von Zertifizierungsaudits

Audits zur Zertifizierung werden in aller Regel als zweistufige Audits durchgeführt.

Im ersten Audittermin findet überwiegend eine Dokumentenprüfung statt, die die Zertifizierungsreife des Energiemanagementsystems feststellen soll.

Wird an dieser Stelle bereits festgestellt, dass mit erheblichen Abweichungen im Rahmen des Zertifizierungsaudits zu rechnen ist, wird das Unternehmen nicht zur Zertifizierung vorgeschlagen und muss vor dem Zertifizierungsaudit erst die vom Auditor festgestellten Mängel beseitigen.

Im zweiten Audittermin prüft der Auditor oder das Auditorenteam dann die Vollständigkeit des Systems erneut in einer höheren Detailschärfe und beurteilt dabei die Normkonformität der vorgefundenen Prozesse.

Nur wenn es gelingt, dem Auditor sowohl eine vollständige Dokumentation inklusive aller Dokumente und Nachweise vorzulegen und ihn im Rahmen von Interviews, Beobachtungen und Auditgesprächen von der gelebten Realität des Systems zu überzeugen, kann das Zertifikat erteilt werden.

 

Bild: © Erik Reis/Thinkstock

Autor: Bernd Maur 

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