11.11.2019

Häufige Fehler im Energiemanagementsystem und wie Sie sie vermeiden

Obwohl der früher vorgesehene Abstand zwischen den beiden Bestandteilen des Zertifizierungsaudits weggefallen ist, setzen Auditoren jedoch immer voraus, dass das Energiemanagementsystem bereits in den betrieblichen Prozessen angewandt wird. Im Nachfolgenden werden einige häufige Fehler im Energiemanagementsystem erläutert, die für ein Zertifizierungsaudit kritisch werden könnten.

Fehler im Energiemanagementsystem

Bei der Zertifizierung gibt es einiges zu beachten, damit sie auch sicher gelingt. Häufige Fehler im Energiemanagementsystem finden sich beispielsweise in der Dokumentation, der Schulung der Mitarbeiter, der Systemkontrolle oder bei den Zählern.

Wann scheitert eine Zertifizierung?

Eine Zertifizierung eines Managementsystems wird dann erfolgreich verlaufen, wenn sie gezielt und sorgfältig vorbereitet wurde. Dazu gehört Sorgfalt im Bereich der Dokumentationserstellung, Sorgfalt bei der Schulung und Motivation der Mitarbeiter und ein ausreichender Zeitraum für die Einführung.

Eine Zertifizierung scheitert immer dann, wenn Abweichungen zwischen Normanforderung, Dokumentation und der tatsächlichen Durchführung der verschiedenen Prozesse festgestellt werden.

Am wichtigsten ist es, dass der Auditor feststellt, dass ein Unternehmen das Managementsystem aktiv betreibt. Die Dokumentation muss in Ordnung sein, Abweichungen hier sind aber häufig weniger kritisch als die Feststellung, dass die eigenen Vorgaben im System nicht beachtet und angewandt werden.

Was ist eine Normanforderung?

Eine Normanforderung ist in der entsprechenden Managementnorm beschrieben. Zur Ermittlung von Normanforderungen ist es wichtig, sich direkt mit dem Text der Norm auseinanderzusetzen und aus den einzelnen Normabschnitten die entsprechenden Anforderungen zu extrahieren. Hierbei ist zum Beispiel zu empfehlen, alle „Muss” Anforderungen, alle „Soll” und alle „kann Anforderungen zu markieren und zu einer Checkliste zusammenzufügen.

Grundsätzlich gilt die Empfehlung vor Einführung eines Managementsystems die zugehörige Norm zu lesen und zu bearbeiten. Dann ist insbesondere bei anschließendem Studium von Sekundärliteratur leichter zu beurteilen, ob die Empfehlungen in dieser sinnvoll und für das Unternehmen anzuwenden sind. Sekundärliteratur, wie diesem Artikel zum Beispiel, kommt immer nur eine erläuternde Funktion zu, bindend und zu erfüllen ist die Normanforderung.

Was ist die Dokumentation der Prozesse?

Die Dokumentation ist die Gesamtheit von Dokumenten und Aufzeichnungen, die in der Summe geeignet sind, die Konformität des Systems zu belegen.

Haupt- und Nebenabweichungen

Eine Nebenabweichung ist eine Abweichung, die den Systembetrieb insgesamt nicht gefährdet. Neu und in der ISO 50003 auch niedergeschrieben ist, dass eine Reihe von Nebenabweichungen sich zu einer Hauptabweichung „summieren” können, wenn aus den Nebenabweichungen berechtigte Zweifel am Systembetrieb erwachsen.

Mangelhafte Dokumentation ein häufiger Fehler im Energiemanagementsystem

In der Dokumentation des Systems müssen sich alle Punkte wiederfinden lassen, die in der Norm unter dem Aspekt „Muss” aufgeführt sind. Es ist anzuraten, diese Themen möglichst mit der gleichen Wortwahl wie in der Norm zu integrieren. Unnötige verbale Umschreibungen erschweren es dem Auditor, diese oft checklistenartig geprüften Anforderungen aufzufinden. Aus solchen Umständen entstehen immer wieder Diskussionen, die den Fortgang des Audits behindern.

Probleme bei Schulung und Schulungsnachweisen

Der Hauptteil der Audittätigkeit bei Zertifizierungsaudits beschränkt sich auf einen kleineren Kreis von Funktionsträgern. Dieser wird auch zur Bestimmung der Auditzeit herangezogen. Während früher die gesamte Belegschaft für die Ermittlung der Auditzeit einbezogen wurde, geht die ISO 50003 vom EnMS wirksamen Personal aus. Diesen müssen die Zertifizierer ermitteln.

Wichtiger Bestandteil ist hier auch der Betriebsrundgang der Auditoren, bei dem festgestellt werden soll, ob die Dokumentationslage mit der betrieblichen Realität übereinstimmt. Im Rahmen dieser Rundgänge suchen die Auditoren das Gespräch mit internen Mitarbeitern, mitunter aber auch mit externen Personen, um die Systemdurchdringung zu überprüfen.

So kann es passieren, dass trotz ausreichender Schulungsnachweise Informationslücken aufgedeckt werden, die ggf. den Auditerfolg beeinträchtigen können. Je verantwortlicher die Position ist, bei der eine Wissenslücke zum Systembetrieb vorliegt, umso schwerer wiegt dieser Fehler im Energiemanagementsystem. In der Folge werden Auditoren die Überprüfung von Transferleistung bei Schulungen sehr kritisch prüfen.

Mängel bei den Energiezählern

Wichtig im Zertifizierungsaudit sind immer die einzelnen Energiezähler. Mindestens die Hauptzähler werden üblicherweise in einem Audit besichtigt und dokumentiert. Hierbei ist darauf zu achten, dass die Abrechnungszähler für externe Energielieferungen geeicht und die Eichungen noch gültig sind. Es ist zwar üblicherweise der Netzbetreiber dafür verantwortlich, allerdings sollten Sie Ihre Energielieferungen immer nur über geeichte Zähler beziehen. So haben Sie nie nötige Abrechnungssicherheit.

Sinnvoll ist auch immer, wenn Sie die Zählpunktnummer der Zählstelle, die auf der Rechnung ausgewiesen ist, auf den Zähler aufbringen. So stellen Sie eine einwandfreie Identifikation für das Rechnungscontrolling sicher.

Mangelhafte Kontrolle über das Energiemanagementsystem

Eine mangelnde Systemkontrolle sieht ein externer Auditor immer dort, wo Abweichungen sichtbar, diese jedoch nicht mit Maßnahmen belegt worden sind. Dies ist z.B. der Fall, wenn ein Auditor bei den EnPI’s eine ständige Überschreitung eines angestrebten Zielwerts findet, niemand ihm jedoch diese Abweichung erläutern oder Korrekturmaßnahmen benennen kann. In diesem Fall handelt es sich unzweifelhaft um eine Abweichung, die auch eine Zertifizierung verhindern kann.

Es empfiehlt sich, neben der Liste der Energiemaßnahmen, eine weitere Liste mit Systemmaßnahmen zu führen, um diesen Fehler im Energiemanagementsystem zu vermeiden. In diese können Sie dann alle das Managementsystem betreffenden Maßnahmen eintragen, entsprechend bearbeiten und auf Zielerreichung kontrollieren.

Ihnen gefällt der Beitrag?

Die ungekürzte Version dieses Beitrags geht auf weitere häufige Fehler im Energiemanagementsystem ein unter anderem auf Probleme bei der Umsetzung. Den kompletten Beitrag lesen Sie im WEKA-Werk „Energiemanagement in der betrieblichen Praxis“. Sie können „Energiemanagement in der betrieblichen Praxis“  30 Minuten kostenlos online testen. Klicken Sie dazu einfach hier im Shop auf den entsprechenden Link.

 

Autor: Bernd Maur