24.01.2022

Was ist ein „Energiemanagementsystem“? Das Wichtigste auf einen Blick

Definiert wird der Begriff Energiemanagementsystem (kurz: EM-System oder EnMS) unter anderem in der Norm DIN EN ISO 50001:2018. Hier steht betriebliches Energiemanagement für eine systematische Energieverbrauchsanalyse sowie die anschließende Planung und Durchführung von Maßnahmen, die, vereinfacht gesagt, die Energieeffizienz steigern. Mehr zu den Hintergründen, Aufgaben und zur Funktionsweise eines EnMS lesen Sie in diesem Beitrag. Er klärt grundlegende Fragen und verschafft Ihnen ein umfassendes Bild, mit dem Ihnen der Einstieg ins Thema leichter fällt.

Unternehmen, dessen Prozesse klar miteinander verbunden sind durch ein Energiemanagementsystem

Bevor wir uns mit dem Energiemanagementsystem nach der dazugehörenden Norm ISO 50001:2018 inhaltlich auseinandersetzen, sollten wir klären, was man unter dem Begriff betriebliches Energiemanagement eigentlich versteht. Betriebliches Energiemanagement beschreibt die systematische Beschaffung, Wandlung, Verteilung und Verwendung von Energie zum Zwecke

  • eines effizienten Energieeinsatzes,
  • einer transparenten Dokumentation von Energieflüssen sowie
  • einer Optimierung der Verfahrensprozesse, die mit dem Energieeinsatz im Unternehmen zu tun haben.

Das bedeutet, dass betriebliches Energiemanagement bereits beim Einkauf, d.h. bei der Beschaffung relevanter technischer Aggregate beginnt, indem sich ein Unternehmen hier nicht nur an Kosten-, sondern auch an Effizienzkriterien orientiert.

Was hat betriebliches Energiemanagement mit der ISO 50001 zu tun?

Die DIN EN ISO 50001:2018 gibt Unternehmen einen Rahmen, Aufbaupläne und Kriterien für ihr betriebliches Energiemanagement vor. Denn sie definiert formale Anforderungen an Energiemanagementsysteme in Unternehmen. Im Rahmen eines Energiemanagementsystems nach ISO 50001 wären z.B. beim Energieeinkauf klare Vorgaben in der Beschaffungsrichtlinie zu definieren, die festhalten, wie mit unterschiedlichen Beschaffungskriterien umzugehen ist.

Die ISO 50001:2018 verlangt also, dass in einem Unternehmen fest definierte Strukturen und Dokumentationen eingeführt werden, die eine unabhängige Stelle dann auch überprüfen kann. Zudem verpflichtet die ISO 50001:2018 Unternehmen, ihre energetische Leistung fortlaufend zu verbessern, sprich ihren Energieverbrauch stetig zu reduzieren. Neben den technischen Aspekten, die sicherlich das Hauptaugenmerk verdienen, sollen aber auch die organisatorischen Abläufe kontinuierlich verbessert werden. Diese sind die Grundlage dafür, technische Optimierungen regelmäßig zu identifizieren, hinsichtlich ihrer Umsetzung zu bewerten, umzusetzen und nach der Umsetzung wiederum in Bezug auf ihre Auswirkungen zu überprüfen.

Daher umfasst das Energiemanagementsystem nach ISO 50001 sowohl eine technische als auch eine organisatorische Ebene.

ISO 50001 nicht zwingend notwendig für das Energiemanagementsystem

Ein Energiemanagementsystem muss sich nicht an der ISO 50001:2018 orientieren. Das Unternehmen entscheidet, ob es ein zertifiziertes System nach der ISO-Norm will – oder nicht. Eine Zertifizierung des Energiemanagementsystems nach DIN EN ISO 50001:2018 bringt jedoch klare Vorteile. Zum einen bestätigt eine unabhängige, dritte Stelle das erfolgreiche Handeln des Unternehmens (der Zertifizierer), zum anderen ist eine Zertifizierung die Voraussetzung für eine Befreiung von der EEG-Umlage oder für den Spitzenausgleich.

Wie ist ein Energiemanagementsystem definiert?

Die Definition eines Energiemanagementsystems (EnMS) lautet nach DIN EN ISO 50001:2018:

Ein EnMS ermöglicht einer Organisation, Ziele und Energieziele festzulegen und zu erreichen, erforderliche Maßnahmen zur Verbesserung ihrer energiebezogenen Leistung zu ergreifen und die Konformität ihres Systems mit den Anforderungen dieses Dokuments nachzuweisen.

Organisationen im Sinne der Norm können Einheiten und Zusammenschlüsse aller Art und Größe sein, z.B. privatwirtschaftliche oder öffentliche Unternehmen, Vereine, Stiftungen und Non-Profit-Organisationen. In diesem Beitrag wird, der besseren Verständlichkeit halber, nicht von Organisationen, sondern von Unternehmen gesprochen.

Beim Energiemanagementsystem ergreifen Unternehmen also Maßnahmen, um ihre Energieflüsse zu koordinieren und zu beeinflussen – um so ihre Energieeffizienz zu verbessern. Diese Maßnahmen werden nicht ad hoc willkürlich festgelegt, wie es vielleicht ohne zugrunde liegendes Managementsystem der Fall wäre, sondern sie bauen auf systematischen Zielen, Prozessen und Kontrollen auf.

Welche Vorteile bieten Energiemanagementsysteme?

Die ökologische Zielsetzung ist nur einer von mehreren denkbaren Gründen für das betriebliche Energiemanagement , allerdings nicht der am häufigsten genannte. Finanzielle Vergünstigungen, die Unternehmen mit einer ISO-50001-Zertifizierung beantragen können, fallen da schon eher ins Gewicht.

  • Der Spitzenausgleich nach der Spitzenausgleich-Effizienzsystemverordnung (SpaEfV) ermöglicht Unternehmen des produzierenden Gewerbes, einen Antrag auf Stromsteuerentlastung zu stellen. Dazu brauchen sie, je nach Unternehmensgröße, entweder eine Energiemanagementsystem-Zertifizierung nach ISO 50001 bzw. ein Umweltmanagementsystem nach EMAS (gilt für Nicht-KMUs) oder ein alternatives System wie beispielsweise die wiederkehrende Durchführung von Energieaudits nach DIN 16247 (gilt für KMUs).
  • Durch die Besondere Ausgleichsregelung kann ein stromkostenintensives Unternehmen nach dem Erneuerbare-Energien-Gesetz (EEG) einen Antrag auf Reduktion der EEG-Umlage stellen. Vorausgesetzt wird auch hier, je nach Stromverbrauch, eine Energiemanagementsystem-Zertifizierung nach ISO 50001

Seit 2015 müssen zudem Unternehmen aller Branchen, die kein kleines und mittleres Unternehmen (KMU) sind, entweder alle vier Jahre ein Energieaudit nach DIN 16247 durchführen, außer sie haben ein Energiemanagementsystem nach ISO 50001.

Letztlich kommt noch hinzu: Wer die Energieeffizienz steigert, zahlt weniger.  Dies ist gleichzeitig Grundlage dafür, sich in einem harten Wettbewerbsumfeld zu etablieren und auf Dauer auch wettbewerbsfähig zu bleiben. Zudem steigt der öffentliche Druck nach Energieeffizienz und Klimaneutralität.

Wie wird ein Energiemanagementsystem geplant?

Die Planungen für ein Energiemanagementsystem behandelt die ISO 50001:2018 vorrangig in Abschnitt 6, aber auch die vorigen Abschnitte, in denen es darum geht, relevante Stakeholder zu analysieren (Abschnitt 4) und Zuständigkeiten festzulegen (Abschnitt 5), sind hier wichtig.

Vorbereitungsarbeiten

Zu Beginn stehen wesentliche Vorbereitungenn, die essenziell sind, um das Managementsystem überhaupt aufzubauen. Diese Schritte sind übrigens in allen Managementsystemen zu leisten, wenn auch mit den Themenschwerpunkten der jeweiligen Managementsysteme.

Erster Schritt bei der Einführung eines Energiemanagementsystems ist die Willenserklärung des Topmanagements, ein Managementsystem einzuführen und dafür auch entsprechende Ressourcen zur Verfügung zu stellen. Ressourcen können an dieser Stelle sowohl finanzielle Mittel darstellen als auch die notwendige Manpower, um alle Aufgaben adäquat leisten zu können. Die Führungsetage muss außerdem den Anwendungsbereich des EnMS, d.h. die Grenzen, in denen das Managementsystem nach ISO 50001 eingeführt werden soll, definieren. Innerhalb dieses Anwendungsbereichs darf keine vom Unternehmen verwendete Energiequelle ausgenommen werden.

Diese Willenserklärung hält die oberste Leitung in der Energiepolitik fest, in der sich das Unternehmen den Vorgaben der ISO 50001 verpflichtet.

Die Unternehmensleitung muss außerdem ein Energieteam benennen und diesem die Verantwortlichkeiten und Befugnisse zuweisen, die für ein erfolgreiches betriebliches Energiemanagement notwendig sind.

Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen

Um die Ziele im Energiemanagementystem nicht zu gefährden, ist es wichtig, dass sich das Energieteam strukturiert damit auseinandersetzt, welche Risiken die Zielerreichung verhindern könnten. Dabei ist auch zu berücksichtigen, wie hoch die Eintrittswahrscheinlichkeit ist. Im Idealfall lassen sich diese Risiken durch geeignete Maßnahmen eliminieren oder kontrollieren.

Die Maßnahmen kann das Energieteam ableiten aus der Auseinandersetzung mit den interessierten Parteien sowie mit internen und externen Themen. Darunter versteht die Norm Personen oder Sachverhalte, die auf den Erfolg des EnMS einwirken könnten. Hat das Energieteam Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen identifiziert, muss es diese bewerten (energetisch, monetär) und priorisieren.

Ziele und Energieziele im Energiemanagementsystem und wie sie erreicht werden

Ferner hat das Unternehmen Ziele festzulegen. Die Norm spricht an dieser Stelle nicht nur

  • von Energiezielen, die per Definition dazu geeignet sind, die energiebezogene Leistung zu verbessern, sondern auch
  • von sonstigen Zielen, die bei der Verbesserung des Managementsystems dazu beitragen können, auch die energiebezogene Leistung zu verbessern. Beispiele wären etwa die Festlegungen, bei Audits weniger Abweichungen zu erreichen oder die Schulungsintensität der Mitarbeiter zu erhöhen.

Die Ziele sollten sich aus der aktuellen Energiepolitik ableiten, messbar sein und die Bereiche mit wesentlichem Energieeinsatz im Unternehmen berücksichtigen.

Um die Ziele zu erreichen, brauchen Sie einen Plan – die ISO 50001 spricht von „Aktionsplan“. Dieser beinhaltet die Maßnahmen, die ein Unternehmen durchzuführen gedenkt. Inhalte eines Aktionsplans sind bestenfalls:

  • Was soll getan werden?
  • Welche Ressourcen werden eingesetzt?
  • Wer ist für die Maßnahmenumsetzung verantwortlich?
  • Umsetzungszeitraum
  • Ergebnisbewertung

Energetische Bewertung, Energiekennzahlen, Energiedatenmessung

Die ISO 500001:2018 fordert eine energetische Bewertung, die zunächst den aktuellen Energieeinsatz und -verbrauch analysiert und auf dieser Basis dann den künftigen Energieeinsatz und -verbrauch abschätzt. Auf dieser Grundlage sollen Sie dann die wesentlichen Energieverbraucher im Unternehmen, in der Norm als SEU (Significant Energy Use) bezeichnet, identifizieren: Maschine X, Heizanlage Y … für jeden dieser wesentlichen Verbraucher müssen Sie die aktuelle energiebezogene Leistung, die relevanten Einflüsse darauf und die Personen mit einer möglichen Einflussnahme auf den wesentlichen Energieeinsatz bestimmen und dokumentieren.

Klassisches Beispiel für relevante Einflüsse ist das Klima: Wenn es kalt ist, muss mehr geheizt werden, ist es wärmer, muss weniger geheizt werden.

Ein von der Norm gefordertes Mittel, um Verbesserungen beim Energieeinsatz zu überwachen, sind die Leistungskennzahlen (EnPIs). Das Energieteam muss aussagekräftige Energieleistungskennzahlen ermitteln und Kriterien festlegen, wie es diese EnPIs überwachen will. Indem es beispielsweise den Energieverbrauch pro produzierter Ware im Februar 2022 mit dem Energieverbrauch pro produzierter Ware im Februar 2021 vergleicht, lässt sich eine Entwicklung hin zu mehr oder weniger Energieeffizienz erahnen. Den Ausgangswert des Vergleichs, in diesem Fall der Februar 2021, nennt die Norm „energetische Ausgangsbasis“.

Alle nötigen Daten müssen, wenn möglich, gemessen oder anderweitig gesammelt werden. Auch diese Energiedatensammlung muss geplant werden.

Wie funktioniert ein Energiemanagementsystem?

Ein System für betriebliches Energiemanagement, das gemäß den Anforderungen der ISO 50001:2018 aufgebaut ist, basiert auf einem Prozessmodell.

Der PDCA-Zyklus

Dieses Prozessmodell orientiert sich am PDCA-Zyklus. Das heißt, das Managementsystem lebt im Wesentlichen von der fortlaufenden Überprüfung, Bewertung und Verbesserung, also von Phasen, die sich in einem bestimmten Rhythmus wiederholen. Die Anforderungen an die einzelnen Phasen legt die ISO 50001 in den folgenden Normkapiteln fest (siehe Grafik).

PDCA Zyklus im Energiemanagementsystem

Im Zentrum des PDCA-Zyklus steht dabei die Geschäftsführung: Sie ist verantwortlich dafür, dass das Energiemanagementsystem die Anforderungen der ISO 50001 erfüllt.

  • Das P steht für Planung (engl.: plan): Hier werden Zielsetzungen definiert, Maßnahmen abgeleitet, die notwendige Dokumentation bestimmt und, wo nötig, konkrete Vorgaben schriftlich festgehalten.
  • Das D steht für die Umsetzung (engl.: do): Definierte Maßnahmen werden umgesetzt.
  • Das C steht für die Überprüfung und Bewertung (engl.: check): Sowohl durchgeführte Maßnahmen als auch das Managementsystem selbst müssen regelmäßig überprüft und bewertet werden. Dies geschieht in regelmäßigen Messungen, Analysen und Überwachungen, durch interne Audits sowie durch die Managementbewertung.
  • Das A steht schließlich für das Ableiten von Handlungsmaßnahmen (engl.: act) zur Aufrechterhaltung und Verbesserung des Systems, aber auch zur Verbesserung der energetischen Leistung.

Dieser Zyklus stellt sicher, dass das Managementsystem immer wieder hinsichtlich seiner Wirksamkeit und möglicher Defizite bewertet wird.

Der fortlaufende Verbesserungsprozess

Während in der alten ISO 50001 die Verbesserung der energiebezogenen Leistung das wesentliche Kriterium war, legt die Normrevision zusätzlich fest, dass Ihre Organisation die

  • Wirksamkeit,
  • Eignung und
  • Angemessenheit

des EnMS fortlaufend verbessern muss. Dabei bedeutet „fortlaufend“, dass es Phasen ohne Verbesserungen geben kann, aber auf lange Sicht reicht es nicht mehr, einen Status quo beizubehalten und nur die energiebezogene Leistung zu verbessern. Ihr Unternehmen muss einen Weg finden, kontinuierlich seine prozessualen Strukturen im EnMS zu optimieren.

Wie erhält das EnMS ein Zertifikat?

Um ein Zertifikat zu erlangen, muss ein Unternehmen das Zertifizierungsverfahren durchlaufen. In diesem Verfahren prüft eine unabhängige Zertifizierungsgesellschaft das EnMS: Erfüllt es die Anforderungen der ISO 50001? Die Konformität bescheinigt die Zertifizierungsgesellschaft schriftlich durch ein Zertifikat.

Vorbereitung

In der Vorbereitungsphase geht es für das Unternehmen darum, die richtige Zertifizierungsstelle zu finden. Diese erstellt ein Angebot, auf dessen Grundlage ein Vertrag zustande kommt. Optional kann das Unternehmen ein Voraudit durch die Zertifizierungsgesellschaft durchführen lassen. Eine Verpflichtung zur Durchführung eines Voraudits besteht nicht.

Im Rahmen dieses Voraudits beurteilt ein Auditor, inwieweit das Unternehmen bereits die Anforderungen der DIN EN ISO 50001 umgesetzt hat, wo noch Schwachstellen bestehen und welche Maßnahmen noch umzusetzen sind, um das System zur Zertifizierungsreife zu bringen.

Audit Stufe 1

Nach der Vorbereitung wird ein Audit der Stufe 1 durchgeführt. Dieses findet in der Regel vor Ort, also im Unternehmen statt, dessen EnMS zu zertifizieren ist. Dabei liegt der Schwerpunkt auf der Prüfung der Dokumentation sowie auf der Erhebung allgemeiner Unternehmensdaten.

Das Ergebnis des Audits wird in einem Auditbericht festgehalten. Wurden im Audit Stufe 1 Hauptabweichungen festgestellt, sind diese durch geeignete Maßnahmen zu beseitigen. Erst dann darf das anschließende Audit Stufe 2 durchgeführt werden.

Audit Stufe 2

Das Audit der Stufe 2 hat zum Ziel, die Wirksamkeit des Energiemanagementsystems zu bewerten. Dafür werden Mitarbeiter befragt und mitgeltende Systemdokumente, Aufzeichnungen und weitere Dokumente eingesehen. Der Auditor muss das Auditverfahren ebenfalls aufzeichnen und vermerken, welche Dokumente (inkl. der Angabe des Revisionsstands) eingesehen wurden.

Über das Prüfungsergebnis erstellt der Zertifizierer ebenfalls einen Auditbericht. Auch beim Audit Stufe 2 gilt: Es sind alle Hauptabweichungen zu beseitigen. Erst dann darf der Auditor die Zertifikatserteilung empfehlen.

Zertifikatserteilung

Nach Abschluss des Audits vor Ort wird der Auditor im besten Fall die Zertifizierung des Energiemanagementsystems empfehlen. Das Zertifikat kann nur dann erstellt werden, wenn alle Abweichungen behoben wurden. In aller Regel beträgt die Gültigkeitsdauer eines Zertifikats für ein Energiemanagementsystem drei Jahre. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass in dem zertifizierten Unternehmen innerhalb bestimmter Zeiträume regelmäßige Überwachungsaudits durchgeführt und positiv abgeschlossen wurden. Vor Ablauf der Gültigkeitsdauer des Zertifikats ist außerdem eine Rezertifizierung im Rahmen eines Wiederholungsaudits durchzuführen.

Unsere Empfehlung

Energiemanagement in der betrieblichen Praxis

Energiemanagementsystem im Schnelldurchlauf: Ganz schön viel und ganz schön komplex, oder? Wenn Sie mehr über die Anforderungen der ISO 50001 und viele wertvolle Tipps zur Umsetzung für betriebliches Energiemanagement erhalten wollen, werfen Sie doch einmal einen Blick in unsere Praxishilfe „Energiemanagement in der betrieblichen Praxis“. Sie finden hier zahlreiche Beiträge und Arbeitshilfen, die Ihnen beim systematischen Aufbau und bei der Weiterentwicklung Ihres Energiemanagementsystems helfen.

Autor*innen: FutureCamp Climate GmbH, Bernd Maur