23.06.2017

Vorbereitung auf das Zertifizierungsaudit

Im Zertifizierungsaudit verdichten sich alle Wünsche, Mühen und Vorbereitungen der letzten Jahre. Eine Zertifizierungsgesellschaft beurteilt jetzt die Zertifizierungsreife und den gelebten Betrieb des Energiemanagementsystems. Da muss alles klappen. Mit diesen Tipps starten Sie perfekt vorbereitet in Ihr Zertifizierungsaudit.

Zertifizierungsaudit

Ein Zertifizierungsaudit wird dann erfolgreich verlaufen, wenn es gezielt und sorgfältig vorbereitet wurde. Dazu gehören Sorgfalt bei der Dokumentationserstellung, Mitarbeiter, die über das Wann und Wie des Audits Bescheid wissen, sowie die Vorbereitung der notwendigen Infrastruktur für „den großen Tag“.

Der wichtigste Punkt für ein erfolgreiches Zertifizierungsaudit

Ganz oben auf Ihrer Vorbereitungsliste sollte allerdings ein inhaltlicher Punkt stehen: Überprüfen Sie vor dem Stufe-1-Audit, ob und wie festgestellte Abweichungen behoben wurden. Beheben Sie alle Abweichungen, die ein vorausgegangenes Audit (z.B. das Erstzertifizierungsaudit) in Ihrem Betrieb aufgedeckt hat. Sonst bleibt Ihnen als Frist nur noch eine Spanne von wenigen Monaten. Sollte eine Abweichung nicht oder nur ungenügend bearbeitet worden sein, würde das zu einer Hauptabweichung führen und das Zertifikat verloren gehen.

Auch Ihre Kollegen und Chefs müssen planen

Gibt es einen Auditplan? Verteilen Sie diesen an Ihre Kollegen. Jeder Mitarbeiter sollte wissen, ob und wann er sich an dem Audit beteiligen muss.

Audit gegen die Zeit

In Zusammenhang mit dem Auditplan sei  auf die zeitliche Komponente hingewiesen. Natürlich ist der Plan nicht in Stein gemeißelt, aber Start und Ende sollten Sie als Fixpunkte verstehen. Achten Sie also z.B. bei der Einteilung von Pausen- und Mittagszeiten darauf, das Audit zeitsparend zu unterbrechen. Ein eineinhalbstündiger Restaurantbesuch lässt sich schwer dazwischenquetschen. Reservieren Sie außerdem die für das Audit erforderlichen Räume. Bereiten Sie technische Hilfsmittel vor und halten Sie die Wege bei der Begehung kurz.

Sie kennen sich aus in „Ihrem“ Energiemanagementsystem

Bereiten Sie sich vor. Über Themen wie z.B. Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen, Durchführung interner Audits oder Umgang mit den Erkenntnissen aus der energetischen Bewertung müssen Sie mit dem Auditor diskutieren können. Eine Grundregel lautet: Lieber alle Normanforderungen lösen – wenn auch vielleicht nicht auf die perfekte Art  – als an manchen Stellen fast perfekte und an anderen Stellen gar keine Lösung haben.

Dokumente rechtzeitig und richtig vorlegen

Klären Sie mit dem externen Auditor, welche Dokumente (Organigramm, Handbuch, Dokumentenmatrix etc.) er wann sehen möchte. In der Dokumentation Ihres Energiemanagementsystems muss der Auditor alle Punkte wiederfinden, die die Norm vorschreibt. Nutzen Sie für die verschiedenen Aspekte die gleichen Begriffe, die auch in der Norm vorkommen. Umschreibungen führen immer wieder zu Diskussionen, die den Fortgang des Audits behindern.

Ruhig bleiben

Natürlich haben Sie das Ziel, mit möglichst wenigen Abweichungen aus dem Audit zu gehen. Aber setzen Sie sich nicht zu stark unter Druck. Gerade bei einer Erstzertifizierung ist es die Regel, dass Nebenabweichungen gefunden werden. Nur bei einer Hauptabweichung darf jedoch kein Zertifikat ausgestellt werden. Eine Nebenabweichung bedeutet, dass eine Normanforderung nur teilweise erfüllt ist.

Autor: Elisabeth Rowley