Vorbereitung auf die ISO 50001 Zertifizierung
Im Zertifizierungsaudit verdichten sich alle Wünsche, Mühen und Vorbereitungen der letzten Jahre. Eine Zertifizierungsgesellschaft beurteilt jetzt die Zertifizierungsreife und den gelebten Betrieb des Energiemanagementsystems. Da muss alles klappen. Mit diesen Tipps starten Sie perfekt vorbereitet in Ihr Zertifizierungsaudit.
Zur Vorbereitung eines Zertifizierungsaudits für die ISO 50001 Zertifizierung gehören
- Sorgfalt bei der Dokumentationserstellung,
- Mitarbeiter, die über das Wann und Wie des Audits Bescheid wissen, sowie
- die Vorbereitung der notwendigen Infrastruktur für „den großen Tag“.
Der wichtigste Punkt für eine erfolgreiche Vorbereitung auf die Zertifizierung nach ISO 50001: Abweichungen beheben!
Ganz oben auf Ihrer Vorbereitungsliste sollte allerdings ein inhaltlicher Punkt stehen: Überprüfen Sie vor dem Stufe-1-Audit, ob und wie festgestellte Abweichungen behoben wurden. Beheben Sie alle Abweichungen, die ein vorausgegangenes Audit in Ihrem Betrieb aufgedeckt hat. Sonst bleibt Ihnen als Frist nur noch eine Spanne von wenigen Monaten. Sollte eine Abweichung nicht oder nur ungenügend bearbeitet worden sein, würde das zu einer Hauptabweichung führen und das Zertifikat verloren gehen.
Auch Ihre Kollegen und Chefs müssen planen
Gibt es einen Auditplan? Verteilen Sie diesen an Ihre Kollegen. Jeder Mitarbeiter sollte wissen, ob und wann er sich an dem Audit beteiligen muss. Im Auditplan finden sich Termine, Räumlichkeiten sowie beteiligte Personen und Themen.
Im Falle von externen Audits wird dieser Plan von den externen Auditoren erstellt, die Personen werden dann als Funktionen angegeben. Es ist dann Aufgabe des Betriebs, die entsprechenden Mitarbeiter zu benennen. Dieser Auditplan dient als Leitfaden für das Audit, den Auditoren ist jedoch freigestellt, je nach Anlass den Auditplan abzuändern.
Verpflegung und Räumlichkeiten vorbereiten
In Zusammenhang mit dem Auditplan sei auf die zeitliche Komponente hingewiesen. Natürlich ist der Plan nicht in Stein gemeißelt, aber Start und Ende sollten Sie als Fixpunkte verstehen. Achten Sie also z.B. bei der Einteilung von Pausen- und Mittagszeiten darauf, das Audit zeitsparend zu unterbrechen. Ein eineinhalbstündiger Restaurantbesuch lässt sich schwer dazwischen quetschen. Snacks und Getränke sollten jedoch angeboten werden. Reservieren Sie außerdem die für das Audit erforderlichen Räume. Bereiten Sie technische Hilfsmittel vor und halten Sie die Wege bei der Begehung kurz.
Sie kennen sich aus in „Ihrem“ Energiemanagementsystem
Zur Vorbereitung auf die Zertifizierung nach ISO 50001 gehört auch, dass sich das Energieteam thematisch die vergangenen Jahre und existierenden Prozesse Revue passieren lässt. Über Themen wie z.B. interne Audits oder Umgang mit den Erkenntnissen aus der energetischen Bewertung müssen Sie beim Zertifizierungsaudit nach ISO 50001 mit dem Auditor diskutieren können.
Eine Grundregel lautet: Lieber alle Normanforderungen lösen – wenn auch vielleicht nicht auf die perfekte Art – als an manchen Stellen fast perfekte und an anderen Stellen gar keine Lösung zu haben.
Dokumente rechtzeitig und richtig vorlegen
Klären Sie mit dem externen Auditor, welche Dokumente (Organigramm, Handbuch, Dokumentenmatrix etc.) er wann sehen möchte. In der Dokumentation Ihres Energiemanagementsystems muss der Auditor alle Punkte wiederfinden, die die Norm vorschreibt. Nutzen Sie für die verschiedenen Aspekte die gleichen Begriffe, die auch in der Norm vorkommen. Umschreibungen führen immer wieder zu Diskussionen, die den Fortgang des Audits behindern.
Für die Zertifizierungsaudits selber sind Formblätter für die Dokumentation vorzubereiten, auch der Einsatz von Checklisten spielt immer wieder eine wichtige Rolle. Checklisten verbessern zwar nicht die Gesprächsentwicklung in einem Audit, sorgen aber dafür, dass keine wesentlichen Punkte ausgelassen werden. Mittlerweile kommt es häufig vor, dass die externen Auditoren gleich während des Audits die Nachweise in die Checklisten eintragen und der Auditbericht größtenteils bereits während des Audits erstellt wird.
Die Abschlussbesprechung eines Audits zählt nicht mehr direkt zur Audittätigkeit, hier werden in der Regel keine Nachweise mehr akzeptiert.
Ruhig bleiben: Nebenabweichungen sind für eine Zertifizierung des Energiemanagementsystems nicht so wild!
Natürlich haben Sie das Ziel, mit möglichst wenigen Abweichungen aus dem Audit zu gehen. Aber setzen Sie sich nicht zu stark unter Druck.
Gerade bei einer Erstzertifizierung ist es die Regel, dass der Auditor Nebenabweichungen findet. Nur bei einer Hauptabweichung darf der Auditor jedoch kein Zertifikat ausstellen. Eine Nebenabweichung bedeutet, dass eine Normanforderung nur teilweise erfüllt ist.
Sehr wichtig für die Verantwortlichen des Energiemanagementsystems ist es, zu den Entscheidungen und durchgeführten Maßnahmen zu stehen, aber trotzdem für Anregungen und Verbesserungen offen zu sein. Letztlich hat das Unternehmen die Wahl, wie mit Verbesserungsvorschlägen und Abweichungen umgegangen wird und welche Lösungen gefunden werden. Dies trägt dazu bei, in das System hineinzuwachsen und die Verbesserung voranzutreiben.
Auch bei bestehenden Zertifizierungen sind Nebenabweichungen kein Beinbruch. Durch die ständigen Veränderungen im System können sich immer wieder Lücken in der Durchgängigkeit ergeben und ein Grund für eine Nebenabweichung sein. Diese Abweichungen tragen zur Verbesserung des Systems bei und sind daher mehr als nützlich anzusehen, denn als Kritik aufzufassen. Wichtig ist in jedem Fall, den Grund eines Verbesserungsvorschlags oder einer Abweichung verstanden zu haben, um eine sinnvolle Lösung für das Unternehmen zu finden.
Am wichtigsten ist es, dass der Auditor während Zertifizierung nach ISO 50001 feststellt, dass ein Unternehmen das Managementsystem aktiv betreibt. Die Dokumentation muss in Ordnung sein, Abweichungen hier sind aber häufig weniger kritisch als die Feststellung, dass die eigenen Vorgaben im Energiemanagementsystem nicht beachtet und angewandt werden.
