Fachbeitrag | Geschäftsführung Betriebsrat 20.10.2016

Compliance – auch ein Thema für den Betriebsrat

Compliance, dieser Begriff ist seit einiger Zeit in aller Munde und erlebt einen wahren Boom. So betrachten laut einer Studie 84 % der deutschen Unternehmensführer diese Selbstverpflichtung zur Einhaltung von Verhaltensmaßregeln, Gesetzen und Richtlinien inzwischen als wichtigen Faktor für den Unternehmenserfolg.

Compliance Betriebsrat

Geschäftsführung Betriebsrat. Compliance-Systeme im Unternehmen sollen das regelkonforme Verhalten der Mitarbeiter absichern. Kleinere und größere Vergehen, gleich welcher Art, sollen bereits im Vorfeld verhindert werden. Die Regelungsmöglichkeiten sind vielfältig und reichen vom Verbot privater Telefonate, dem Umgang mit Mobbing bis hin zur Regulierung der Annahme von Geschenken. Das wichtigste Handwerkszeug dafür sind die Compliance-Richtlinien. Hier verfügen Arbeitgeber und Betriebsrat über einen großen Regelungsspielraum. Ergänzende Maßnahmen im Rahmen eines ganzheitlichen Compliance Managements können etwa das Einsetzen eines oder mehrerer Compliance Officer oder das Schaffen eines Whistleblowing-Systems sein.

Es geht ums Prinzip

Manchmal gibt es große Skandale im Bereich der Non-Compliance, also des nicht-regelungskonformen Verhaltens; man denke nur an den Abgasskandal bei VW. Doch auch bei kleineren Verstößen hat ein effektiv funktionierendes Compliance-Management durchaus seine Berechtigung. Denn erstens wird ein Fehlverhalten nicht erst dann ethisch relevant, wenn es auch finanziell ins Gewicht fällt. Dass es jeder macht, ändert dabei an der Falschheit eines solchen Verhaltens gar nichts. Und zweitens kann sich aus einer diesbezüglich laxen Haltung schnell ein Hang zu größeren Regelverstößen entwickeln – inklusive einer gewissen, nicht zu unterschätzenden Eigendynamik. Hier geht es also tatsächlich ums Prinzip.

Expertentipp

Ganz wichtig ist, dass die Compliance-Vereinbarungen und die Firmenkultur insgesamt wirklich von allen „gelebt“ werden und nicht nur auf dem Papier stehen. Dabei hilft es in der Regel, wenn die Beschäftigten in die Entwicklung des Leitbildes für die Unternehmenskultur eingebunden werden.

Fehlverhalten gibt es überall

Jeder kennt es, jeder macht es. Im Arbeitsalltag stoßen wir auf viele kleine Bagatellen, die aber zweifellos ein Fehlverhalten darstellen, wenn wir uns die Mühe machen und näher hinsehen: sei es das Mitnehmen eines firmeneigenen Stiftes, das private Kopieren im Büro, das Einstecken von Briefmarken, weil man gerade zu Hause keine mehr hat oder die Mitnahme eines Stapels Druckerpapiers etc.

Hinweis

Nehmen Sie auch scheinbar unbedeutendes Fehlverhalten ernst und seien Sie sich als Führungskraft Ihrer Vorbildfunktion bewusst. Das Motto bei Bagatellverstößen lautet: „Wehret den Anfängen“.

Ganz oder gar nicht

Verhaltensrichtlinien und Vorschriften sind dazu da, um unser Miteinander zu möglichst konfliktfrei zu gestalten. Deshalb ist es rein ethisch-moralisch betrachtet zunächst irrelevant, welche Schwere ein Verstoß aufweist. Dies würde – juristisch gesprochen – erst bei der Verhängung des Strafmaßes eine Rolle spielen. Doch im Firmenalltag geht es um mehr als um die Frage, welche Strafe für ein Fehlverhalten angemessen erscheint: Es geht auch und in erster Linie um die Gemeinschaft, die zusammen ihre Leistung für den Erfolg des Unternehmens erbringt. Es geht um den Geist, der auf Ihren Fluren und in Ihren Hallen herrscht – kurz, es geht um Ihre gelebte Unternehmenskultur. Allein schon deswegen ist es recht und billig, dass sich alle an die herrschenden Spielregeln halten. Schließlich sitzen Sie alle im selben Boot.

Nehmen Sie Einfluss auf die Unternehmenskultur

Spätestens beim Thema „Unser Miteinander im Betrieb“ kommen Sie als Betriebsrat ins Spiel. Dabei ist es durchaus ratsam, dass auch der Betriebsrat in Sachen Compliance klar Stellung bezieht. Verabschieden Sie gemeinsam mit dem Arbeitgeber eine Art „Unternehmensverfassung“, in der Sie die Regeln für Ihre gewünschte Unternehmenskultur festlegen. Wenn Sie dann noch die Beschäftigten einbinden, ist der Erfolg nahezu garantiert.

Nutzen Sie Ihre Mitbestimmungsrechte

Bei der Einführung einer Compliance-Richtlinie stehen vor allem Ihre Rechte nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 und 6 BetrVG im Fokus. Diese verleihen Ihnen viel Einfluss. Der Arbeitgeber muss hierbei jede einzelne Regelung der Richtlinie in Bezug darauf untersuchen, ob der Betriebsrat hier beteiligt werden muss. Meist unterliegen nur bestimmte Passagen der Compliance-Richtlinie der Mitbestimmung und über bestimmte Details kann die Geschäftsleitung alleine entscheiden. Dieser Unterschied ist wichtig: Denn einzelne mitbestimmungspflichtige Regelungen machen die Richtlinie nicht insgesamt mitbestimmungspflichtig.

Nur das Ordnungsverhalten unterliegt der Mitbestimmung

Das Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG besteht bereits, sobald Regelungen der Compliance-Richtlinie, gleich ob verbindlich oder nicht, darauf gerichtet sind, das Verhalten der Arbeitnehmer zu steuern oder die Ordnung des Betriebs zu gewährleisten. Zu beachten ist jedoch, dass zwischen dem insoweit mitbestimmungsfreien Arbeitsverhalten und dem mitbestimmungspflichtigen Ordnungsverhalten differenziert werden muss. Werden in der Richtlinie also lediglich die Arbeitspflichten konkretisiert, etwa durch Erteilung von Arbeitsanweisungen, können Sie nicht mitentscheiden. Anders sieht es aus, wenn das Ordnungsverhalten der Arbeitnehmer betroffen ist. Etwa, wenn die Zulässigkeit der Annahme von Geschenken, Beziehungen am Arbeitsplatz oder unangemessenes Verhalten geregelt werden. Hier hat der Betriebsrat mitzubestimmen. Gleiches gilt beispielsweise, wenn die Richtlinie eine Whistleblowing- Klausel beinhaltet, und es dem Mitarbeiter nicht mehr freisteht, ob und wie er Verstöße meldet.

Oft ist § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG anwendbar

Auf Ihr Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG können Sie sich berufen, wenn Regelungen innerhalb der Richtlinie die Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen vorsehen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Mitarbeiter zu überwachen. Mitbestimmungspflichtig sind beispielsweise Regelungen, nach denen der Arbeitgeber zur Kontrolle der Einhaltung der Compliance-Richtlinie, die auf dem Server bzw. der Festplatte gespeicherten Daten einsehen und auswerten oder mittels technischer Einrichtungen das Telefonverhalten seiner Mitarbeiter überwachen darf.

Beim Compliance Officer bestimmen Sie mit

Stellt das Unternehmen zur Gewährleistung der Richtlinie einen neuen Mitarbeiter als Compliance Officer ein, müssen Sie bei dieser Neueinstellung nach § 99 Abs. 1 BetrVG beteiligt werden. Wird einem bereits zum Unternehmen gehörigen Mitarbeiter zusätzlich die Funktion des Compliance Officers übertragen, handelt es sich in der Regel um eine mitbestimmungspflichtige Versetzung. Auch in diesem Fall greift Ihr Recht nach § 99 BetrVG.

Praxistipp

Nur gut geschulte Mitarbeiter können die Compliance-Strukturen und -inhalte verinnerlichen und sicher anwenden. Deshalb sind solche Fortbildungen ein wesentlicher Bestandteil jeder erfolgreichen Einführung eines Compliance Managements. Nutzen Sie in diesem Bereich Ihr Mitbestimmungsrecht nach § 98 BetrVG. So können Sie die Schulungsinhalte und die Auswahl des Lehrpersonals maßgeblich beeinflussen.

Interne Ermittlungen: In vielen Fällen mitbestimmungspflichtig

Wird gegen die Compliance-Richtlinie verstoßen, ist zunächst die Geschäftsleitung am Zug: Sie muss den Vorwürfen nachgehen und diese überprüfen. Als Betriebsrat können Sie in solchen Fällen nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG mitbestimmen, wenn der Arbeitgeber im Rahmen des Ermittlungsverfahrens private E-Mails und Unterlagen des Mitarbeiters auswerten will oder beabsichtigt, Mitarbeiterbefragungen mittels standarisierter Fragebögen durchzuführen. Dies gilt insbesondere dann, wenn sich die Fragen nicht nur auf das reine Arbeitsverhalten beziehen. Wertet der Arbeitgeber die im Rahmen des Ermittlungsverfahrens gewonnenen Mitarbeiterdaten beispielsweise mithilfe einer Software aus, besteht ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Werden im Rahmen der Ermittlungen Personalfragebögen eingesetzt, greift in der Regel § 94 Abs. 1 BetrVG.

Hinweis

Arbeitgeber sind grundsätzlich gut beraten, genau auf die Einhaltung geltender Gesetze und anderer verbindlicher Normen zu achten. Rechtsprechung und Gesetzgebung haben die diesbezüglichen Anforderungen stetig verschärft. Auch Staatsanwaltschaften ermitteln immer häufiger.

Betriebsratsbeteiligung fördert Compliance

Oft erhöht die Zustimmung der Arbeitnehmervertreter die Akzeptanz der Mitarbeiter für ein Compliance- System. Auch bei möglichen Verstößen gegen Gesetze oder andere Bestimmungen können Unternehmen den Betriebsrat sinnvoll in ein Compliance- System einbinden. Schließt der Arbeitgeber mit dem Betriebsrat eine Betriebsvereinbarung über die Einführung einer Verhaltensrichtlinie, so wirkt diese unmittelbar und zwingend auf das Arbeitsverhältnis ein. Dies kann die Umsetzung eines Compliance-Systems auch im Hinblick auf den zu gewährleistenden Datenschutz erleichtern.

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Autor: Silke Rohde (ist Rechtsanwältin & Journalistin sowie Chefredakteurin des Fachmagazins Betriebsrat KOMPAKT)