Rechtsprechung | HOAI
01.06.2015

Wie sind Nebenkosten nachzuweisen?

Sollen Nebenkosten insgesamt oder teilweise nicht nur pauschal vergütet werden, sondern anhand des tatsächlich entstandenen Aufwands, dann trägt der Planer die volle Darlegungslast. Urteil vom April 2013.

Nebenkosten Nachweis© Andrey Popov /​ iStock /​ Thinkstock

OLG Dresden / BGH:
Urteil vom 25.04.2013/Beschluss vom 14.08.2014
10 U 1933/10 – VII ZR 129/13
HOAI 1996/2002, § 7

Leitsatz:

1. Aus der Regelung in einem Architektenvertrag, wonach Lichtpausen, Plots, Mutterpausen und Fotokopien gesondert auf Nachweis jeweils vierteljährlich erstattet werden, folgt nicht, dass dem Architekten ein Erstattungsanspruch nur im Fall einer vierteljährlichen Abrechnung und Nachweisführung zusteht.
2. Die Möglichkeit, angefallene Nebenkosten auch erst später geltend machen zu können, entbindet den Architekten aber nicht von der Verpflichtung, den Nachweis auch dann zu erbringen, wenn durch Zeitablauf Erschwernisse bei der Nachweisführung eingetreten sind.

Sachverhalt

Auftraggeber und Planer haben in ihrem Vertrag vereinbart:
„Nebenkosten im Sinne der HOAI sind im vereinbarten Pauschalhonorar enthalten. Lichtpausen, Plots, Mutterpausen und Fotokopien sollen jedoch gesondert auf Nachweis jeweils vierteljährlich erstattet werden.“ Der Planer rechnet die Kosten für die gesondert aufgezählten Unterlagen nicht während der Vertragsdurchführung vierteljährlich ab, sondern erst zusammen in der Schlussrechnung. Der Betrag für diese Nebenkosten beläuft sich auf immerhin über 90.000 €. Der Auftraggeber verweigert die Bezahlung und beruft sich auf die Vereinbarung, dass der Planer vierteljährlich hätte abrechnen müssen. Daraus folge auch, so der Auftraggeber weiter, dass diese Forderung zum Zeitpunkt der erst einige Jahre später gestellten Schlussrechnung verjährt gewesen sei. Außerdem habe der Planer bis heute nicht nachvollziehbar nachgewiesen, dass er die Lichtpausen, Plots, Mutterpausen und Fotokopien, für die diese gesonderten Nebenkosten abgerechnet wurden, tatsächlich für dieses Projekt hergestellt hat.

Gründe

Dem Einwand der Verjährung und dem Argument, der Planer hätte die Nebenkosten nicht mehr geltend machen dürfen, da im Vertrag ein konkreter Abrechnungsturnus vereinbart worden sei, folgt das OLG nicht. Gleichwohl weist es die Zahlungsklage des Planers ab, da dieser nicht hinreichend nachgewiesen habe, dass die abgerechneten Unterlagen auch tatsächlich erstellt worden seien bzw. es sich um Unterlagen handele, die zu diesem konkreten Bauvorhaben gehörten.

Die Vereinbarung, dass während der Projektdurchführung über entstandene Nebenkosten vierteljährlich abzurechnen sei, schließt nicht aus, stattdessen auch über diese Kosten in der Schlussrechnung abzurechnen. Darüber hinaus habe der Planer aber auch bereits zwischendurch Abschlagsrechnungen zu diesen Kosten gelegt. Selbst wenn man auf diese Abschlagsrechnungen abstellen wollte, so wurde der Zahlungsanspruch rechtzeitig gerichtlich geltend gemacht, sodass hinsichtlich aller Rechnungen die Verjährung gehemmt wurde. Jedenfalls kommt es auf die tatsächliche Rechnungslegung an und nicht auf die Vereinbarung im Vertrag, wann hätte abgerechnet werden sollen.

Der Planer habe aber nicht nachgewiesen, dass er die Leistungen auch wirklich erbracht habe, auf die er seinen Erstattungsanspruch  stützt, bzw. dass sich diese Leistungen auch wirklich auf das konkrete Bauvorhaben des hiesigen Auftraggebers bezögen. Er sei verpflichtet gewesen, sämtliche Lichtpausen usw., die er in ordnungsgemäßer Erfüllung seines Planungsauftrags gefertigt hat, zu dokumentieren, um auf diese Weise die dafür zur Erstattung verlangten Kosten nachzuweisen. Sind nun durch Zeitablauf Erschwernisse aufgetreten, die es dem Planer nicht mehr möglich machen, die Entstehung der Kosten schlüssig darzulegen, so gehe dies zu seinen Lasten. Zwar dürften an den Nachweis der Nebenkosten keine übertriebenen Anforderungen gestellt werden, wenn aufgrund der Umstände der jeweiligen Projektdurchführung keine Einzelbelege zur Verfügung stünden oder deren Vorlage einen unangemessenen Aufwand bedeuten würde. Der Planer mache es sich aber zu einfach, wenn er sich nur darauf berufe, er könne nicht  jegliche Kopie einem konkreten Plan oder Schriftstück zuordnen. Es sei zumindest erforderlich, dass eine Nebenkostenzusammenstellung den vorgelegten Belegen oder sonstigen Umständen entspreche und ein nachvollziehbarer Bezug zu dem konkreten Bauvorhaben dargetan und ggf. auch bewiesen werde. So reichten z.B. Rechnungen von Drittfirmen, die Kopieraufträge durchgeführt hätten, nicht aus, wenn sich kein konkreter Bezug zum Bauvorhaben und lediglich eine bloße zahlenmäßige Aufstellung von Kopien aus der Rechnung ergebe. Dasselbe gelte für Planlisten. Rechnungen für Lichtpausen, Plots usw. müssten sich konkreten Planlisten bzw. den darin aufgeführten Plänen zuordnen lassen. Lasse sich ein solcher Bezug durch Bestellzettel oder andere Unterlagen der Auftragsabwicklung herstellen, dann müssen diese auch vorgelegt werden, und zwar als Bestandteil der Rechnungsprüfungsunterlagen.

Kommentar

Die Entscheidung begegnet keinen Bedenken und ist richtig. Dies gilt für beide Teile der Entscheidung.

Vereinbarungen in einem Vertrag, über welche Leistungen wann abgerechnet werden soll, sind nur Regelungen über
Abschlagszahlungen. Dies gilt sowohl für die Honorarhauptforderung wie auch für Ansprüche auf Erstattung von Nebenkosten. Abschlagszahlungsansprüche unterliegen zwar einer eigenständigen Verjährung. Aber nach den allgemeinen Regeln beginnt die Verjährung eines Anspruchs erst, wenn er fällig geworden ist. Für den Eintritt der Fälligkeit reicht es nicht aus, dass der jeweilige im Vertrag vorgesehene Abrechnungszeitraum abgelaufen ist. Außerdem entstehen selbst verjährte Ansprüche auf Abschlagszahlungen mit der Schlussrechnung neu. Ist ein Auftrag abgeschlossen, tritt Schlussrechnungsreife ein. Auf eventuelle Abschlagsrechnungen und auch  deren Verjährung kommt es  jetzt  nicht mehr an. Es ist eine Schlussrechnung zu erstellen. Soweit Honoraransprüche  noch  nicht  beglichen  sind,  entstehen diese mit der Schlussrechnung neu. Damit beginnt auch die Verjährung neu zu laufen.

Für die Schlussrechnung gelten dann aber insgesamt die Grundsätze über die Prüfbarkeit von Rechnungen: Honoraransprüche müssen nachvollziehbar und auf Basis des jeweils projektbezogenen subjektiven Kontrollinteresses des Auftraggebers prüfbar abgerechnet werden. Das gilt nicht nur für die Hauptansprüche, sondern auch für die Ansprüche auf Bezahlung von Nebenkosten.

Hinweis für die Praxis

Die Folgerungen für die Praxis ergeben sich unmittelbar aus dem Urteil sehr deutlich. Dies ist aber auch nichts Neues. Sollen Nebenkosten insgesamt oder teilweise nicht nur pauschal vergütet werden, sondern anhand des tatsächlich entstandenen Aufwands, dann trägt der Planer die volle Darlegungslast, dass ihm für das konkret beauftragte Projekt die zur Erstattung verlangten Nebenkosten im Rahmen der ordnungsgemäßen Vertragserfüllung tatsächlich entstanden sind. Dies sollte stets möglichst zeitnah, unmittelbar bei Entstehung der  jeweiligen Nebenkosten, dokumentiert werden. Aus der Dokumentation muss sich ein Bezug zur Veranlassung der Nebenkosten und zum jeweiligen konkreten Projekt ergeben, und zwar auf eine Weise, dass dies auch zu einem deutlich späteren Zeitpunkt noch prüfbar ist.

Autor: Richard Althoff 

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