Umlagepflicht prüfen: Wann Sie keine Umlage U1 mehr zahlen müssen

Überschreitet ein Unternehmen die Grenze von 30 Beschäftigten, entfällt die Pflicht zur Umlage U1. Doch wie wird das korrekt und rechtssicher der Krankenkasse mitgeteilt? Die wichtigsten Handlungsschritte im Überblick.

Zuletzt aktualisiert am: 11. Juli 2025

Umlagepflicht prüfen: Wann Sie keine Umlage U1 mehr zahlen müssen — © Tirachard / Getty Images Plus

Wann entfällt die Umlagepflicht nach dem U1-Verfahren?

Das U1-Verfahren regelt die Erstattung von Lohnfortzahlungskosten im Krankheitsfall durch die Krankenkasse. Die Teilnahme daran ist für kleinere Arbeitgeber Pflicht – aber nicht unbegrenzt. Die Pflicht zur Umlage U1 entfällt, wenn:

Im vergangenen Kalenderjahr mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt waren,
und dies für mindestens acht Monate zutraf.

Entscheidend ist dabei der Beschäftigtenstand jeweils zum 1. eines Monats (Stichtagsregelung).

Welche Arbeitnehmer zählen mit – und welche nicht?

Bei der Ermittlung der maßgeblichen Zahl sind nicht alle Mitarbeitenden gleich zu behandeln. So funktioniert die Anrechnung:

» Vollzeitkräfte zählen jeweils als „1“.
» Teilzeitkräfte werden gewichtet nach Wochenarbeitszeit:

bis 10 Std. = Faktor 0,25
bis 20 Std. = Faktor 0,5
bis 30 Std. = Faktor 0,75

× Nicht zu berücksichtigen sind u.a.:

Auszubildende,
Praktikanten im Pflichtpraktikum,
Beschäftigte im Ausland,
Personen in Eltern- oder Pflegezeit (bei vollständiger Freistellung),
Schwerbehinderte, wenn von der Zählung befreit,
Geschäftsführer und Vorstandsmitglieder.

§ Expertentipp: Wenn mehrere Betriebe einer natürlichen Person existieren, werden deren Beschäftigtenzahlen zusammengerechnet.

Formlose Mitteilung – aber nicht vergessen!

Wird die 30-Personen-Grenze überschritten, endet die Umlagepflicht zum 1. Januar des Folgejahres. Wichtig dabei: Die Krankenkasse muss nicht automatisch informiert werden – es ist aber dringend zu empfehlen! Das bedeutet:

Eine formlose Mitteilung an die Einzugsstellen (gesetzliche Krankenkassen) reicht aus,
Der Hinweis sollte idealerweise vor dem 1. Januar des Folgejahres erfolgen,
So lassen sich Rückfragen und unnötige Nachberechnungen vermeiden.

Praxisbeispiel: Wann die Mitteilung sinnvoll ist

Ein Malerbetrieb beschäftigte im Dezember 2024 35 Vollzeitkräfte – ebenso am 1. Januar 2025.

⇒ Ergebnis: Die U1-Pflicht entfällt ab dem 01.01.2025.

♥ Empfehlung: Der Arbeitgeber sollte noch vor dem Jahreswechsel die betroffenen Krankenkassen formlos darüber informieren, dass ab dem kommenden Jahr keine Umlage U1 mehr zu zahlen ist.

Fazit: Verantwortung liegt beim Arbeitgeber

Die Teilnahme am U1-Verfahren hängt allein von der Beschäftigtenzahl im Vorjahr ab – nicht von der tatsächlichen Abführung der Umlage. Um Missverständnisse zu vermeiden: