24.04.2017

GoBD-Risiken im Unternehmen durch Verfahrensdokumentation mindern

Für alle Unternehmensgrößen wichtig. Weniger Bürokratie durch ein Mehr an Bürokratie? So jedenfalls Sinn und Zweck der seit zwei Jahren geltenden Grundsätze zur Führung von Büchern. Aber: die Unternehmen verstanden das nicht immer. Eine Musterdokumentation soll sie nun bei der Umsetzung unterstützen. Und die GoBD-Risiken mindern.

GoBD

Sperrige Bezeichnung

Schon die ziemlich sperrige Bezeichnung kann einem Unternehmen den heiligen Bürokratieschrecken einjagen: „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz: GoBD. Seit Januar 2015 gelten sie. Und seither werden sie in Unternehmen und Fachwelt eifrig diskutiert.

Wichtig als Nachweis bei Buchprüfung

Viele mittelständische Unternehmen buchen nicht täglich oder zumindest nicht sehr zeitnah. Gerade sie müssen aber spätestens bei einer Betriebsprüfung einen genauen Nachweis einer geordneten und sicheren Belegablage führen können. Um das zu können, müssen sie Vollständigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit der Belege sichern und gegen Verlust schützen. Das gelingt am ehesten durch eine Verfahrensdokumentation.

Wer, was, warum?

Doch bislang blieben Fragen: Muss man Maßnahmen überhaupt dafür ergreifen? Und, wenn ja, wer muss das? Welche Maßnahmen sind zu ergreifen? Was genau sind die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine geordnete und sichere Belegablage?

Dokumentation auch IT-gestützter Buchführung

Wie sieht eine solche Verfahrensdokumentation aus? In vielen mittelständischen Unternehmen liegt hierfür bisher keine Dokumentation vor. Das gilt oft sogar für die gesamte IT-gestützte Buchführung, trifft aber im Hinblick auf die heutige Praxis besonders viele Unternehmen schon bei der Belegablage, also ganz am Anfang des Buchführungs- und Aufzeichnungsprozesses.

Muster-Verfahrensdokumentation der AWV

Hilfestellung tat also not. Die Wirtschaft erkannte den Bedarf. Auf Initiative und in enger Zusammenarbeit mit zahlreichen Wirtschaftskammern und -verbänden legte der Arbeitskreis 3.4 „Auslegung der GoB beim Einsatz neuer Organisationstechnologien“ der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV) in Eschborn im Herbst 2015 mit einer Muster-Verfahrensdokumentation zur geordneten und sicheren Belegablage ein Arbeits- und Orientierungsmittel für alle Steuerpflichtigen und ihre steuerlichen Berater vor.

Individuelle Prozesse je Unternehmen

Nun sind die Prozesse in den Unternehmen sehr individuell. Je nach Komplexität, Belegvolumen und IT-Einsatz kann es sehr unterschiedliche Anforderungen an die Gestaltung der Belegablage und den Umfang ihrer Dokumentation geben. Gleichwohl hielt man die Ableitung einer eigenen Verfahrensdokumentation aus den Musterformulierungen in jedem Fall für besser als einen gänzlichen Verzicht auf eine solche Dokumentation.

Ruf der Praxis nach Mustervorlagen

„Die Muster-Verfahrensdokumentation erfüllt den drängenden Ruf der Praxis nach Mustervorlagen und Hilfestellungen zu den GoBD und fußt auf einer breiten Basis von beteiligten Fachexperten sowie Wirtschaftskammern und -verbänden“, rechtfertigt sie denn auch der Leiter des AWV-Arbeitskreises, Dr. Lars Meyer-Pries. Je breiter der Einsatz und je intensiver das Feedback dazu sei, desto besser könne die AWV an dieser und an weiteren in Entstehung befindlichen Praxishilfen und Muster-Verfahrensdokumentationen arbeiten, betont Silke Schröder, zuständige AWV-Referentin, den Nutzen des Musters. Dr. Ulrich Naujokat, Geschäftsführer der AWV, hebt zudem hervor, „dass durch die nun vorliegende Muster-Verfahrensdokumentation auch Unternehmen eine Hilfestellung bekommen, die bisher oft nur großen Unternehmen mit Zugang zu entsprechender Expertise vorbehalten war“.

Regelungen bei Kleinst- und Kleinunternehmen

Gleichwohl bleibt Aufklärungsbedarf. In der Musterdokumentation sind Regelungen zu Papierbelegen, digitalisierten Belegen und digitalen Daten enthalten, die für mittelständische Unternehmen zugeschnitten sind. Doch wie müssten sie für den von Kleinst- und Kleinunternehmen aussehen?

 

Tipp der Redaktion – Anpassung für Kleinere Unternehmen

„GmbH-Brief AKTUELL“ widmet dem Thema im Mai eine eigene Sonderausgabe (06/2017 GoBD-Verfahrensdokumentation), stellt darin eine passgenaue Verfahrensdokumentation für kleinere Unternehmen vor und bietet einen umfassenden Überblick zu den Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation von der Vorstellung des eigenen Unternehmens über Belegsteuerung, Schulungen und die Einzelverfahren bis hin zur digitalen Grundsicherung.

Lesen Sie jetzt 14 Tage kostenlos eine Ausgabe des „GmbH-Brief AKTUELL“. Dabei haben Sie freien Zugriff auf das ganze Info-Paket! (Online-Zugangsdaten in der Ausgabe.) Incl. aller Ausgaben im Archiv, Videoaufzeichnungen der regelmäßigen Online-Seminare sowie Downloads zu Checklisten, Mustertexten und anderen Arbeitshilfen!

 

Autor: Franz Höllriegel