Fachbeitrag | Zahnarztpraxis
01.01.2016

Risikomanagementprozess in der Zahnarztpraxis einführen und dokumentieren

Die Einführung eines Risiko- und Fehlermanagementsystems ist eine klare Forderung der aktualisierten Qualitätsmanagement-Richtlinie des G-BA und damit Pflicht für Zahnärzte. Ein wirksamer Risikomanagementprozess in der Zahnarztpraxis sorgt aber auch für vermehrte Sicherheit für die Patienten, für die Mitarbeiter und für den Behandler, stärkt das Vertrauen in die Praxis und ist ein weiterer unternehmerischer Erfolgsgarant für die Zukunft.

Ein wirksamer Risikomanagement ist in der Zahnarztpraxis unterlässlich© Bogdanhoda /​ iStock /​Thinkstock

Risikomanagement als Bestandteil des einrichtungsinternen QM-Systems

Das Risikomanagement als Bestandteil des QM-Systems einzuführen, bietet verschiedene Vorteile:

  • eine sinnvolle Kombination unterschiedlicher Blickwinkel von Qualitäts- und Risikomanagement
  • die Anwendung der prozessorientierten Denkweise auch im Risikomanagement
  • eine einheitliche und übersichtliche Dokumentation
  • ein hohes Maß an Rechtssicherheit.

Generell ist aber zu beachten, dass es kein allgemeingültiges Risikomanagement gibt, das für alle Unternehmen gleichermaßen anwendbar wäre. Beide – Qualitäts- und Risikomanagement – müssen sich aus der jeweiligen Situation der Zahnarztpraxis ableiten und sind spezifisch zu dokumentieren.

Durch Risikomanagement Patientenschäden vermeiden

Risiken können in den verschiedenen Prozessen des QM-Systems identifiziert werden. So können Risiken beispielweise entstehen, wenn

  • die Anamnese nicht regelmäßig erfolgt und aktualisiert wird,
  • die Daten und Informationen der Anamnese nicht in die Diagnose, Therapie und Nachbetreuung mit einfließen,
  • die Aufklärung des Patienten nicht vollständig erfolgt und dokumentiert wird,
  • die Mitwirkung des Patienten nicht gewährleistet ist und Bedürfnisse sowie Zufriedenheit nicht berücksichtigt  werden,
  • kein Notfallmanagement in der Praxis installiert ist,
  • die Verantwortlichkeiten nicht geregelt, Aufgaben nicht verteilt und die Schnittstellen zwischen den einzelnen Arbeitsbereichen nicht klar geregelt sind,
  • die Qualifikation der Praxismitarbeiter nicht gewährleistet ist,
  • keine vollständige und genaue Dokumentation erfolgt,
  • die Sicherheit und der Schutz der Daten nicht gewährleistet sind oder
  • gesetzliche und behördliche Vorschriften nicht bekannt sind und nicht eingehalten werden.

Risiken, die im Verlauf der klinischen Prozesse entstehen können, sind z.B.:

  • Fehler in der Diagnosestellung
  • Infektionsgefahr, wenn Aufbereitungsprozesse der Medizinprodukte nicht konform der gesetzlichen Vorschriften durchgeführt werden
  • Unverträglichkeit von zahnärztlichen Werkstoffen
  • falsche Verabreichung von Medikamenten
  • Fehlbedienung von Medizinprodukten
  • nicht abgeklärte Blutungsneigung eines Patienten
  • Verursachung einer Endokarditis
  • ausgelöste Allergien

Durch entsprechende Maßnahmen werden in den Praxisprozessen Verbesserungen bzw. Anpassungen vorgenommen, um potentielle Risiken zu vermeiden und wenn das nicht möglich ist, zumindest den Schaden bzw. die Wahrscheinlichkeit ihres Eintritts zu vermindern.

Durch Risikomanagement Mitarbeiterschäden vermeiden

In der Praxis können auch Risiken eintreten, die eine Gefährdung der Mitarbeiter zur Folge haben. Mitarbeiter sind einer latenten Gefährdung ausgesetzt, primär durch biologische Arbeitsstoffe und Gefahrstoffe. Das Ziel ist, Gesundheitsrisiken im Vorfeld zu erkennen und die Risiken durch entsprechende Hygiene- und Arbeitsbedingungen einzugrenzen bzw. diese nach Möglichkeit zu vermeiden.

Zum Beispiel stellen Stichverletzungen ein hohes Infektionsrisiko für die Mitarbeiter dar. Das Risiko lässt sich vermeiden durch das Verbot des Recappings von gebrauchten Kanülen und durch sofortiges Entsorgen von kontaminierten Sharps in den dafür vorgesehenen durchstichsicheren Behältern.

Ein weiteres Beispiel für ein Infektionsrisko besteht darin, dass Mitarbeitern beim Umgang mit Gefahrstoffen nicht die notwendigen Schutzausrüstungen zur Verfügung gestellt werden oder/und Mitarbeiter nicht durch den Praxischef oder die Praxischefin angehalten werden, diese auch zu tragen.

Es kann zu vielfältigen Unfallrisiken kommen, wenn mögliche Gefährdungspotentiale in der Praxis nicht durch die Praxisleitung oder eine sicherheitstechnische Fachkraft in der gesetzlich geforderten Gefährdungsbeurteilung identifiziert wurden und keine Maßnahmen für ein sicheres Arbeiten in den Praxisräumlichkeiten umgesetzt werden.

Anhand der identifizierten Risiken können Sie etwaigen Handlungsbedarf in Ihrer Praxis aufdecken und entsprechende Maßnahmen zur Bewältigung der erkannten Risiken festlegen.

Durch Risikomanagement finanzielle Schäden vermeiden

Jeder Unternehmer lebt mit Chancen und Risiken. Man kann Risiken nicht ausschließen, wohl aber im Sinne einer präventiven Strategie richtig mit ihnen umgehen. Risiken sind die Wegbegleiter eines Unternehmers von seiner Gründung bis zur Schließung bzw. Übergabe. Wenn Risiken ignoriert werden, kann alles auf dem Spiel stehen: das Unternehmen Praxis wie die persönliche Lebensplanung.

Abgesehen von den Risiken, deren Absicherung gesetzlich bzw. nach der Berufsordnung der Zahnärztekammern vorgeschrieben ist, können unter Kosten-Nutzen-Erwägungen zunächst zwei Unterteilungen getroffen werden:

  • Ein Risiko kann als tragbar beurteilt werden, d.h., im Schadensfall kann der finanzielle Schaden aus der eigenen Kasse bezahlt werden.
  • Die Belastung kann im Schadenfall so hoch sein, dass der finanzielle Ruin unausweichlich und daher durch Versicherungen abzusichern ist.

Es kommt also immer auf die Gefahrenschwerpunkte an. Risiken, die die Existenz bedrohen könnten, sollten wenn möglich versichert werden. Dazu gehören z.B.:

  • Absicherung des Praxisdarlehens z.B. durch Tilgung über eine Versicherung,
  • Praxisausfallversicherung zur Aufrechterhaltung des Praxisbetriebs, wenn der Betrieb durch eine Krankheit oder einen Unfall des Zahnarztes oder durch einen versicherten Sachschaden unterbrochen wird,
  • Berufsunfähigkeits- und Krankentagegeldversicherung als Schutz vor Einkommensausfällen des Praxisinhabers,
  • Elektronikversicherung, die Schäden an Geräten aufgrund eines technischen Defekts abdeckt.

Mit den ergriffenen Maßnahmen werden in den Praxisprozessen Verbesserungen bzw. Anpassungen vorgenommen, mit dem Ziel, die Patienten bestmöglich vor Schäden zu schützen.

Schritte des Risikomanagementprozesses in der Zahnarztpraxis

 

Der Kreislauf des Risikomanagements
Der Ablauf des Risikomanagementprozesses in der Zahnarztpraxis

Risikomanagement erfolgt in diesen Schritten:

  1. Risikobewusstsein und Rahmenbedingungen schaffen
  2. Die wesentlichen Risiken identifizieren
  3. Risiken analysieren und beschreiben
  4. Risiken nach Schweregrad und Häufigkeit bewerten
  5. Risiken behandeln und Maßnahmen steuern
  6. Risiken überwachen und überprüfen
  7. Risiken kommunizieren und Mitarbeiter schulen

Dokumentation im Risikomanagementprozess

Es gilt der Grundsatz: nur was dokumentiert ist, ist überprüfbar und damit nachweislich verbesserbar! Daher gehört auch zum Risikomanagement ein gewisses Maß an Dokumentation. Um den Aufwand in der Dokumentation möglichst gering zu halten, der gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen und den Nutzen für die eigene Praxis zu generieren, können Sie die wesentlichen Risiken in den einzelnen Schritten des Risikoprozesses in einem Dokument beschreiben, z.B. in einem „Risikodatenblatt“. In ihm dokumentieren Sie für die jeweiligen Prozesse:

  • den Personenkreis, der vom potentiellen Risiko betroffen ist,
  • die Risikobeschreibung, aus der Ursache und Auswirkung hervorgehen,
  • die Wahrscheinlichkeit des Risikoeintritts,
  • die mögliche Schadensschwere des potentiellen Risikos,
  • die Einstufung des Risikos (hoch, mittel, gering),
  • die Maßnahmen, die zur Bewältigung des Risikos ergriffen werden.

Beispielhaft ausgefülltes „Risikodatenblatt Anamnese“

Autor: Angelika Pindur-Nakamura 

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