Übernachtungspauschale für Berufskraftfahrer: Wann Sie 9 Euro pro Nacht ansetzen können
Berufskraftfahrer, die während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit im Fahrzeug übernachten, können dafür einen steuerlichen Ausgleich erhalten – auch ohne Einzelnachweise. Die Übernachtungspauschale vereinfacht den Nachweis von Reisenebenkosten und bietet eine praktikable Alternative zur Abrechnung tatsächlicher Aufwendungen.
Zuletzt aktualisiert am: 7. August 2026
Wann die Übernachtungspauschale gilt
Arbeitnehmer, insbesondere Berufskraftfahrer, übernachten im Rahmen von Dienstreisen häufig im Fahrzeug. Zwar entstehen dadurch nicht automatisch Kosten, Ausgaben für beispielsweise Sanitäranlagen, Parkplätze oder die Reinigung der Schlafkabine sind jedoch typisch.
Seit 2020 können diese Reisenebenkosten pauschal geltend gemacht werden. Durch das Wachstumschancengesetz beträgt die Übernachtungspauschale rückwirkend ab dem 1. Januar 2024 9 Euro je Kalendertag.
Voraussetzungen für die Pauschale sind:
- mehrtägige beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit mit einem betrieblichen Fahrzeug (Eigentum oder Leasing des Arbeitgebers),
- tatsächliche Übernachtung im Fahrzeug,
- Anspruch auf eine Verpflegungspauschale für den jeweiligen Kalendertag.
Die Übernachtungspauschale wird zusätzlich zur Verpflegungspauschale gewährt und gilt sowohl für Auswärtstätigkeiten im Inland als auch im Ausland. Unerheblich ist, ob die tatsächlichen Kosten unter 9 Euro liegen.
So erhalten Arbeitnehmer die Pauschale
Die Übernachtungspauschale kann auf zwei Wegen berücksichtigt werden.
Zum einen kann der Arbeitnehmer sie im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten in der Anlage N geltend machen. Die Pauschale mindert das zu versteuernde Einkommen und wirkt sich dadurch steuermindernd aus.
Zum anderen kann der Arbeitgeber die Pauschale steuerfrei erstatten, sofern die Voraussetzungen vorliegen. Ein Anspruch auf Reisekostenerstattung kann sich beispielsweise aus einem Tarifvertrag oder dem Arbeitsvertrag ergeben. Erstattete Beträge müssen in der Einkommensteuererklärung berücksichtigt werden, damit keine doppelte steuerliche Begünstigung entsteht.
Tatsächliche Kosten statt Pauschale
Übersteigen die tatsächlichen Übernachtungskosten die Pauschale, können Arbeitnehmer alternativ die entstandenen Aufwendungen geltend machen. Dieses Wahlrecht besteht sowohl im Lohnsteuerverfahren als auch im Rahmen der Einkommensteuererklärung.
Zu den typischen erstattungsfähigen Kosten zählen insbesondere:
- Park- und Standgebühren,
- Gebühren für Duschen, Toiletten und Umkleiden,
- Reinigung der Bettwäsche,
- Reinigung der Schlafkabine.
In diesem Fall sind sämtliche Einzelbelege aufzubewahren. Macht der Arbeitnehmer die Kosten in der Einkommensteuererklärung geltend, müssen die Belege dem Finanzamt auf Verlangen vorgelegt werden. Erstattet der Arbeitgeber die tatsächlichen Aufwendungen steuerfrei, sind die Nachweise zum Lohnkonto zu nehmen.
Pauschale oder Einzelnachweis: Die richtige Wahl treffen
Wer sich für die Übernachtungspauschale entscheidet, ist an diese Wahl grundsätzlich für das gesamte Kalenderjahr gebunden. Ein Wechsel zwischen Pauschale und Einzelnachweis innerhalb des Jahres ist nicht möglich.
Davon unabhängig ist jedoch das Lohnsteuerverfahren. So kann sich ein Arbeitnehmer die Übernachtungspauschale zunächst steuerfrei vom Arbeitgeber erstatten lassen und später im Rahmen der Einkommensteuererklärung stattdessen die tatsächlich entstandenen Kosten geltend machen. Um die wirtschaftlich günstigere Variante zu ermitteln, kann es sinnvoll sein, über einen repräsentativen Zeitraum – etwa drei Monate – sämtliche Belege zu sammeln.
Fazit
Die Übernachtungspauschale von 9 Euro je Kalendertag bietet Berufskraftfahrern eine einfache Möglichkeit, typische Übernachtungskosten ohne Einzelnachweise steuerlich zu berücksichtigen. Liegen die tatsächlichen Aufwendungen höher, kann der Einzelnachweis vorteilhafter sein. Vor der Entscheidung sollte geprüft werden, welche Variante im jeweiligen Fall die günstigere steuerliche Wirkung erzielt.
