27.02.2017

Papierloses Büro durch digitale Transformation

Papierloses Büro – seit Durchbruch von Online und Co. ist das eher ein virtuelles Mantra der Elektronikbranche. Mit Industrie 4.0 jedoch rückt seine Verwirklichung näher. Papierdokumente stören die Unternehmen immer mehr. Diese wollen die digitale Transformation auf dem Schreibtisch – jetzt.

Digitale Transformation schafft papierloses Büro

Papierkorb der Bürogeschichte

Papierloses Büro hat sich bisher noch nicht durchsetzen können. Papier ganz in den Papierkorb der Bürogeschichte entsorgen – das würden viele Unternehmen lieber gestern als morgen.

Allerdings weisen die verschiedenen Organisationsbereiche der Firmen bei ihrem Abschied vom Papier ein unterschiedliches Engagement auf, wie eine Vergleichsstudie der d.velop-Gruppe unter mehr als 1.000 Unternehmen in zehn Wirtschaftssektoren ermittelt hat.

Digitalisierung in Handel, Maschinenbau, Chemie und Pharma

Bei der Gegenüberstellung der Fachbereiche geben vor allem Gas bei der Digitalisierung ihrer Prozesse:

  • Handelsfirmen
  • Unternehmen in der Maschinenbaubranche
  • Chemie- und Pharma-Unternehmen

Im Handel sind die Logistikbereiche die Treiber des papierlosen Büros. Dieses steht bei über der Hälfte der Unternehmen auf der Agenda. Sie wollen hierfür verstärkt in elektronisches Dokumentenmanagement (DMS) investieren.

Ähnlich offensiv wird im Einkauf geplant, wo 48 Prozent der Unternehmen zur Abkehr vom Papier bereit sind. Sie wollen ebenfalls mehr Geld für DMS-Plattformen ausgeben. Die Softwarelösungen wandeln Akten, Rechnungen und andere Dokumente aus Papier in digitale Formate um. Anschließend will man sie an jedem beliebigen Endgerät anzeigen, teilen und bearbeiten können.

Papierloses Büro in den Personalbereichen

Die Prozessdigitalisierung kommt bei den Unternehmen in der Maschinenbaubranche zügig voran. Viele forcieren dabei den Abschied von Papierdokumenten. Hier sind die Personalbereiche stärker als in allen anderen Branchen die Motoren der Transformation. 44 Prozent von ihnen widmen sich dem Abschied vom Papier.

Am zweitmeisten ist der Vertrieb aktiv. Hier haben 37 Prozent der Unternehmen auf die Digitalisierung der Abläufe abgestellt. Sie wollen ebenfalls mehr Geld für DMS-Plattformen ausgeben.

Digitalisierung in Logistik und Materialwirtschaft

Papierdokumente stören auch immer mehr Chemie- und Pharma-Unternehmen bei ihrer Ausrichtung auf die digitale Zukunft. Dabei beschränken sie sich jedoch nicht auf bloße Absichtsbekundungen, sondern haben dafür auch höhere Budgets eingeplant.

Hier engagieren sich die Abteilungen für Logistik und Materialwirtschaft für die Digitalisierung ihrer Prozesse. Zwei von fünf Unternehmen widmen sich dem Abschied vom Papier und wollen hierfür DMS anschaffen lassen.

Kooperationen für die Digitalisierung

Eine große Mehrheit der Unternehmen versucht über Kooperationen die Digitalisierung des eigenen Geschäfts voranzutreiben. Nach einer repräsentativen Befragung des Digitalverbands Bitkom geben rund vier von fünf Unternehmen (78 Prozent) in Deutschland an, dass sie Partnerschaften mit anderen Unternehmen aus der Digitalwirtschaft oder klassischen Branchen eingegangen sind. Das soll die digitale Transformation beschleunigen.

Digital Workplace und Industrie 4.0

2017 wollen 83 Prozent der Unternehmen die Digitalisierung ihrer Prozesse mit mehr Engagement vorantreiben. Die Aspekte Digital Workplace und Industrie 4.0 stehen für Mittelständler im Vordergrund.

Jedes zweite Unternehmen plant sogar mit deutlich höheren Investitionen in diesem Bereich als 2016. Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle Kurzumfrage des Freiburger Softwareherstellers United Planet. Für die Untersuchung wurden 189 IT-Verantwortliche deutscher Unternehmen befragt. Der Schwerpunkt lag im gehobenen Mittelstand.

Nur 2,1 Prozent der Befragten messen der Digitalisierung von Geschäftsprozessen eine sehr niedrige strategische Relevanz bei.

Papierloses Büro: Auch digitale Belege müssen GoBD-konform sein

Bei aller Abschiedsfreude vom Papier sollten Unternehmen nicht vergessen: Die Verfahren im Betrieb zum Umgang nicht nur mit Papierbelegen, sondern auch mit Papierbelegen, die digitalisiert werden, und digitalen Belegen müssen beschrieben und auf GoBD-Konformität geprüft werden. Zur GoBD können Sie die Checklise in der rechten Spalte nutzen!

Näheres zum papierlosen Büro finden Sie im „Meisterbrief AKTUELL“ (3/2017 Februar).

Autor: Franz Höllriegel