Die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung sieht in Art. 30 die Dokumentation aller im Unternehmen eingesetzten automatisierten Verfahren vor, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Dieses sog. Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten löst im Mai 2018 das alte Verfahrensverzeichnis ab und soll, wie schon sein Vorgänger aus dem BDSG, einen umfassenden Überblick über die Struktur der gesamten Datenverarbeitungsprozesse im Unternehmen geben. Neu ist allerdings, dass sehr empfindliche Bußgelder drohen, wenn die Verantwortlichen nicht jederzeit und vollständig den Aufsichtsbehörden das Verzeichnis vorlegen können. Eine exzellente Vorbereitung und Unterstützung für diese komplexe Aufgabe bietet nun die neue Software „EU-konformes Verfahrensverzeichnis“ des Fachverlags WEKA MEDIA.
Die Erstellung und Pflege des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten ist aufwändig aber sinnvoll, denn es soll die Datenverarbeitung transparent gestalten und die Grundlage für die Überwachung der Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitungsprozesse im Unternehmen bilden.
Beim neuen Produkt von WEKA MEDIA handelt es sich um eine Software mit über 100 vorgefertigten Verfahren, die nach den jeweiligen firmeninternen Besonderheiten individuell angepasst werden können, genauso vielen vordefinierten Aufgaben, die die Organisation enorm erleichtern, umfangreichen Hintergrundinformationen zum Thema, sowie einer praktischen Bearbeitungsübersicht, die den jeweiligen Bearbeitungsstand der einzelnen Verfahren auf einen Blick wiedergibt.
Mit „EU-konformes Verfahrensverzeichnis“ ist das Erstellen eines einwandfreien Verfahrensverzeichnisses mit wenig Aufwand verbunden. Systematisch können alle datenschutzrelevanten Prozesse überwacht und jederzeit die Rechtsmäßigkeit der Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung gegenüber Auskunftssuchenden und Aufsichtsbehörde belegt werden. Die Datenverarbeitungsverfahren lassen sich mit dem Werk einfach und strukturiert erfassen, auditieren, optimieren und dokumentieren.
