08.04.2019

Ersatzteilkauf: Rechtstipps für den Einkäufer

Der Ersatzteilkauf ist in der Praxis sehr wichtig. Planen Sie, technische Investitionen wie Maschinen und Anlagen viele Jahre im Regelbetrieb einzusetzen? Dann sollten Sie sicherstellen, dass man defekte oder dem Verschleiß unterworfene Teile austauschen kann. Denn lassen sich keine Ersatz- oder Verschleißteile mehr auftreiben, ist die teure Anschaffung schnell nichts mehr wert.

Wenn in einem Unternehmen Produkte hergestellt werden, sollte der Einkäufer von Anfang an den Ersatzteilkauf rechtlich sicherstellen.

Die Bedeutung des Ersatzteilkaufs

Wenn in einem Unternehmen Produkte hergestellt werden, ist eine Sache von Anfang an wichtig: Es muss sichergestellt werden, dass später auch Ersatzteile für die verwendeten Bauteile zur Verfügung stehen werden. Naturgemäß gibt es beim Ersatzteilkauf Unterschiede.

Ersatzteile können serienmäßig am Markt oder im Handel zu beziehen sein. Sie können aber auch auf einem „After Sales Market“ angeboten werden – von Unternehmen, die vom Hersteller entsprechend autorisiert sind. Oder aber die Ersatzteile werden erst nach Bedarf gefertigt.

Die Beschaffung rechtlich absichern

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Die Ausgangslage für den Einkäufer/Besteller

Gegenüber der Ausgangslage beim Kauf von marktgängigen C-Teilen oder sonstigen anderen beweglichen Sachen hat die Ersatzteilbeschaffung für Besteller eine besondere Brisanz.

Werden Ersatzteile benötigt, kann für den Besteller aus verschiedenen Gründen eine besondere Zwangslage entstehen:

  • Ohne Ersatzteile besteht die Gefahr, dass vorhandene Investitionsgüter nicht langfristig einsetzbar sind.
  • Die Kosten von Ersatzteilen können die Kosten der Investition erheblich beeinflussen. Deshalb sind sie als Folgekosten von vornherein zu berücksichtigen.
  • Ist die Versorgung mit Ersatzteilen nicht von Anfang an sichergestellt, führt die Abhängigkeit von Ersatzteilen zu einer starken Abhängigkeit von deren Anbietern.
  • Ersatzteile werden nur benötigt, wenn eine gelieferte Maschine einen Mangel aufweist. Der Bedarf an Ersatzteilen entsteht auch durch Abnutzung und den üblichen Verschleiß. Häufiger tritt auch der Fall auf, dass Teile von stark beanspruchten Maschinen und Anlagen ausgetauscht werden müssen, ohne dass Mängelrechte geltend gemacht werden können.
  • Stellt sich heraus, dass ein bestelltes und geliefertes Ersatzteil mangelhaft ist, hat dieser Umstand für den Besteller meistens hohe Schäden und Kosten zur Folge, weil diese vielfach erst beim oder nach dem Einbau festgestellt werden.
  • Beschafft der Besteller Ersatzteile en gros und bevorratet sie über längere Zeit, werden Mängel oft erst geraume Zeit nach der Lieferung festgestellt. Dann sind die Verjährungsfristen für Mängelansprüche aber bereits längere Zeit am Laufen – im schlimmsten Fall sind sie sogar schon abgelaufen.
  • Nicht jedes Unternehmen ist berechtigt – selbst wenn das entsprechende Know-how vorhanden ist – Ersatzteile nachzubauen. Sind diese durch Schutzrechte geschützt, hat das Unternehmen hierzu kein Recht. Es könnten dadurch die Schutzrechte Dritter verletzt werden.

Ersatzteilkauf – die Rechtslage

Um den Bedarf an Ersatzteilen zu decken, die serienmäßig oder spezifisch für den Besteller hergestellt werden, sind Verträge zu schließen. Sie können den Regeln des Kaufrechts unterliegen.

Es gibt aber auch Fälle, bei denen andere Vertragstypen in Frage kommen. Wird zum Beispiel anlässlich einer Reparatur ein benötigtes Ersatzteil geliefert, handelt es sich um einen Werkvertrag.

Unterschied zwischen Ersatzteil und Verschleißteil?

Vertragsrechtlich besteht zwischen einem „Ersatzteil“ und einem „Verschleißteil“ kein Unterschied, wenn es jeweils gegen Entgelt erworben wird und der Verkäufer das Eigentum an ihm verschaffen muss. Die verwendeten Begriffe voneinander abzugrenzen, kann aber dann wichtig sein, wenn die Verträge zum Ziel haben, die Versorgung für alle ausgefallenen Teile sicherzustellen.

Im allgemeinen Sprachgebrauch werden „Verschleißteile“ oft auch als „Ersatzteile“ bezeichnet und umgekehrt. Unter den Begriff „Verschleißteil“ fallen jedoch eher Teile, die sich durch oder trotz zweckgemäßer Nutzung z.B. bei oder durch Reibung, Belastung, Wärme verändern. Beispiele bei einem Pkw sind Kupplung, Getriebe, Bremse oder Reifen.

Tipps für Ihren Ersatzteilkauf

Achten Sie darauf, dass Klarheit geschaffen wird. Letztendlich hängt davon ab, welche Teile wie begrifflich zusammengefasst werden.

Beispiel für rechtliche Absicherung in der Praxis: Ein Maschinenhersteller beruft sich darauf, für mangelhafte Verschleißteile nur zwölf Monate einstehen zu wollen, wenn diese nicht funktionieren und ausgetauscht werden müssen. In einem solchen Fall sollte definiert sein, welche Teile damit gemeint sind und für welche Teile bei versteckten Mängeln eventuell eine längere Verjährungsfrist gilt.

Besonders wichtig ist eine saubere Definition bei spezifischen Garantievereinbarungen über die Funktionsfähigkeit bestimmter Teile in bestimmter Zeit oder bei der Vereinbarung von Vorhaltepflichten für bestimmte Teile. Hier sind entsprechende Listen unverzichtbar. Im besten Fall hat der Anbieter sie schon vorbereitet.

Autor: Claudia Zwilling-Pinna (Juristin und Herausgeberin des Rechtshandbuchs)