14.02.2017

Was Sie über die Schriftform im Einkauf wissen müssen

Die üblichen Verträge des Einkäufers mit Lieferanten und Dienstleistern kommen grundsätzlich formfrei zustande, egal wie hoch der Auftragswert ist. Entscheidend ist, dass die Willenserklärungen von den dafür berechtigten Personen abgegeben wurden. Was aber ist zu beachten, wenn Gesetz oder Vertragsparteien die Schriftform vorsehen?

Wann im Einkauf die Schriftform verwendet wird

Einsatzgebiete der Schriftform im Einkauf

Die Schriftform ist entweder durch das Gesetz oder durch Vereinbarung vorgegeben. Die gesetzliche Schriftform gilt, wenn die Vertragspartner davor bewahrt werden sollen, übereilt Verpflichtungen einzugehen – zum Beispiel beim Abschluss eines Grundstückkaufvertrags.

Nach § 126 Abs. 3 BGB kann in bestimmten Fällen die schriftliche durch die elektronische Form ersetzt werden. Wird die Schriftform nicht eingehalten, ist das Rechtsgeschäft nach § 125 BGB nichtig.

Interessant für den Einkäufer ist die vertraglich vereinbarte Schriftform. Sie hat folgende Vorteile:

  • Inhalt und Vollständigkeit von Vereinbarungen und Erklärungen lassen sich leichter beweisen.
  • Wer eine Erklärung schriftlich verfasst, denkt beim präzisen Formulieren nochmals genau über sie nach.

Wichtige Rechtsprechung aus dem Baualltag

Fall 1: Die Vertragsparteien vereinbaren für die Mängelrüge die Schriftform. Der Besteller mailt sie ohne qualifizierte elektronische Signatur. Das OLG Jena hat in seinem Urteil vom 26.11.2015 (1 U 201/15) entschieden, dass eine „einfache“ E-Mail das Schriftformerfordernis nicht einhalte.

Fall 2: Die Parteien eines Werkvertrags vereinbarten für die Kündigung die Schriftform. Der Auftraggeber setzte auf seinem Briefbogen die schriftliche Kündigung auf, unterzeichnete sie und scannte sie ein. Die eingescannte Kündigung hängte er seiner E-Mail an und verwies zusätzlich im E-Mail-Text auf sie. Nach dem Beschluss vom OLG Frankfurt vom 10.02.2015 (4 U 265/14) wurde hier die Schriftform beachtet.

Tipp:

Wenn Schriftform vereinbart wurde: Zur Sicherheit Schreiben vorab per Telefax und zusätzlich im Original per Post schicken!

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Autor: Astrid Hedrich (Rechtsanwältin und Dozentin in Augsburg. Beschäftigt sich mit Wirtschaftsrecht.)