Für die anstehende Begehung fehlen noch Dokumente, den Umsetzungsstatus der neuen Hygienemaßnahmen wollten Sie sich einmal anschauen, Gefährdungsbeurteilungen zur Freigabe weiterleiten und die neue Betriebsanweisung mit der Gefährdungsbeurteilung abgleichen – auch wenn sich diese beispielhafte Aufzählung bei Ihnen im Detail anders darstellt, fest steht: Im Arbeitsschutz gibt es nicht gerade wenige Verwaltungs- und Routineaufgaben. Und gerade hier lässt sich durch eine Digitalisierung der entsprechenden Prozesse erheblich Zeit einsparen.
Warum Software im Arbeitsschutz besser ist als Excel
Excel – fast jeder hat es, fast jeder kann es. Allein deshalb ist Excel unglaublich praktisch. Außerdem lassen sich Daten gut in Excel importieren, verformeln, und, über verschiedene Tabellenblätter organisiert, sieht es dann sogar nicht allzu unübersichtlich aus. Reicht das nicht?
Die Frage ist – natürlich – rhetorisch, sonst gäbe es diesen Beitrag ja gar nicht. Um es mit einem Bild auszudrücken: Sie können natürlich einen Nagel auch mit einem Schuh in die Wand schlagen – aber effizient und praktisch ist das nicht. Dasselbe gilt für Excel oder andere Insellösungen: Sie haben nämlich einige Schwächen und fehlende Funktionen, die gerade im Arbeitsschutz schwer zu tragen kommen.
Mehrfacheingaben sparen
Zum einen lassen sich Daten aus Excel nicht so ohne weiteres an andere Systeme weitergeben. Eine Arbeitsschutz-Software dagegen ist meist darauf programmiert, mit Datenbanken, Mail-Clienten usw. zu kommunizieren.
Wenn Sie zum Beispiel, ausgehend von einer Exceltabelle, eine Unfallanzeige für die BG erstellen, müssen Sie Unfallhergang, Versichertendaten etc. erneut in der Eingabemaske der BG erfassen. Dasselbe kommt auch auf Sie zu, wenn Sie Vorgesetzte, Betriebsräte etc. informieren möchten. Mindestens zweimal stehen Sie also vor viel manueller Arbeit. Besser ist da eine Software, die explizit für die Weiterverarbeitung von Unfalldaten programmiert wurde, und es erlaubt, die Unfallanzeige auf Basis vorhandener Daten mit einem Mausklick in der Software zu generieren.
Anderes Beispiel: die Betriebsanweisung
Gerade bei Betriebsanweisungen ist ein Großteil der Inhalte (Texte, Piktogramme) bereits in der Gefährdungsbeurteilung erfasst worden bzw. in einer Datenbank vorhanden. Warum also alle Informationen bei der Erstellung der Betriebsanweisung noch einmal eingeben? Eine Software kann bereits vorhandene Daten – die entsprechenden Funktion vorausgesetzt – automatisiert in die Betriebsanweisung einfließen lassen.
Revisionssicher dokumentieren
Wenn mehrere Nutzer auf ein und dasselbe Excel-Dokument zugreifen, Inhalte dort löschen, ergänzen oder überarbeiten, ist die Versionskontrolle schnell nicht mehr gegeben. Das kann insbesondere im Homeoffice ein Problem darstellen, wenn der Kollege sich ein Dokument zur Bearbeitung lokal speichert, um es dann später wieder auf den Arbeitsserver hochzuladen.
Die Versionskontrolle fiele mit einem Dokumentenmanagement, klaren Zugängen und revisionssicherer Archivfunktion erheblich leichter.
Dokumente schnell finden und überblicken
Sie kennen das vielleicht: Sie navigieren über die Ordnerablage oder lange Excel-Listen – und je mehr Daten und Formeln die Liste erhält, desto langsamer navigieren Sie. Das kostet viel Zeit und Nerven. Schlimmstenfalls müssen Sie zentrale Dokumente immer wieder aufs Neue umständlich zusammensuchen. Problematisch wird das vor allem, wenn Sie aufgrund eines Unfalls Ihre Dokumente schnell vorweisen müssen.
Eine Software mit einem zentralen, gut strukturierten und übersichtlichen Dokumentenmanagement schafft hier Abhilfe.
Daten einheitlich ablegen
„Bei uns machen wir das halt anders!“ – die verschiedenen Bearbeiter von Gefährdungsbeurteilungen oder Unterweisungsnachweisen legen Daten möglicherweise unterschiedlich ab und nutzen am Ende auch noch verschiedene Formate. Wer diese Dokumente dann einheitlich aufbereiten und präsentieren muss, ist wahrlich nicht zu beneiden.
Eine Software schränkt die Möglichkeiten ein. Sie fragt Daten in einer festen Eingabemaske ab und hinterlegt Informationen nach einem einheitlichen Muster.
Termine und Aufgaben im Blick behalten
Arbeitsmittel müssen wiederkehrend geprüft werden, jedes Jahr aufs Neue stehen die Sicherheitsunterweisungen an – im Arbeitsschutz gibt es recht viele Termine, an die Verantwortliche denken müssen.
Anders als das menschliche Gehirn vergisst eine Software nichts und kann automatisiert an wichtige To-dos erinnern.
Zusammenfassung Vorteile einer Arbeitsschutz-Software
Mit einer Software sind Daten, Aufgaben und Dokumente schnell verfügbar, Sie sparen sich Mehrfacheingaben, auch bereichern anpassbare Vorlagen z.B. zu Unterweisungen oder Gefährdungsbeurteilungen den Arbeitsschutz unter Umständen enorm. So schaufelt Software im Arbeitsschutz wertvolle Zeit frei, um Projekte anzustoßen, umzusetzen und präventiv zu agieren. Vorlagen und Dokumentationsfunktionen erhöhen zudem die rechtliche Sicherheit.
Mögliche Bedenken bei einer Arbeitsschutz-Software
Bedenken können bei einer Arbeitsschutz-Software etwa in Sachen Kosten, Konnektivität, Datensicherheit oder Bedienbarkeit aufkommen. Auch erfordert eine neue Arbeitsschutz-Software von der Seite des Arbeitsschutz-Teams eine Veränderungsbereitschaft, weil Prozesse und Strukturen sich ggf. ändern.
Natürlich gilt hier, wie überall im Leben: Kosten und Nutzen müssen in Einklang miteinander stehen. Software kostet, spart aber auch zeitliche und personelle Ressourcen ein und bringt rechtliche Sicherheit. Wie sehr sich das positiv auswirkt, ist von Unternehmen zu Unternehmen verschieden. Wichtig ist also, sich über die eigenen Anforderungen klar zu werden und diese dann mit den Lösungen auf dem Markt abzugleichen.
Nutzen z.B. Mitarbeiter die Software nur sporadisch, müssen die Funktionen leicht zu überblicken und die Oberfläche intuitiv erfassbar sein. Sonst arbeiten Mitarbeiter wie gehabt weiter oder bauen sich ein „Schattensystem“ auf. Verwenden hingegen nur wenige Mitarbeiter die Software, dafür aber intensiv, rückt diese Anforderung möglicherweise in den Hintergrund.
Am Beispiel Datensicherheit könnte ein Betrieb prüfen: Braucht es eine cloudbasierte Lösung? Liegen die Daten auf einem Rechenzentrum in Deutschland? Werden sie verschlüsselt übertragen? Wie hat der Softwarehersteller in der Vergangenheit auf Sicherheitslücken reagiert, jüngst z.B. auf die Sicherheitsprobleme beim Log4j-Framework?
Fazit
Die Verwaltung kann im Arbeitsschutz unter Umständen mehr Zeit kosten als die eigentliche Umsetzung von Maßnahmen. Hier spielt eine Software ihre Stärken aus, die Daten zentralisiert, Prozesse vereinheitlicht und Dokumente revisionssicher hinterlegt. Gegenüber der Verwaltung von Arbeitsschutz-Daten mit Excel hat eine speziell programmierte Software deshalb erhebliche Vorteile. Weil Softwareprodukte im Detail allerdings viele unterschiedliche Möglichkeiten bieten, sollten Sie sich vorab genau überlegen, bei welchen Arbeitsschutz-Prozessen Sie eine Software unterstützen kann. Nur so können Sie die Angebote am Markt anhand fester Kriterien unter die Lupe nehmen und im Nachgang den Erfolg einer Software evaluieren.
