Wie die betriebliche Arbeitsschutzorganisation effizient aufbauen?
In vielen Betrieben ist die Arbeitsschutzorganisation organisch gewachsen: Über lange Zeit versuchten Unternehmen, den gesetzlichen Vorgaben zu genügen und Beschäftigte situativ zu schützen. Dieser organische Ansatz führt nicht selten zu fehlenden Verantwortlichkeiten, lückenhaftem Schutz, Haftungsrisiken sowie ineffizienten Abläufe. Lesen Sie in diesem Beitrag, wie es besser geht. Was muss für eine effiziente Organisation des Arbeitsschutzes im Betrieb auf jeden Fall stehen? Und wie bauen Sie die Arbeitsschutzorganisation im Unternehmen systematisch und effizient auf?
Was gehört alles zur Arbeitsschutzorganisation?
Unter dem Begriff Arbeitsschutzorganisation fasst man alle Maßnahmen zusammen, die der Arbeitgeber umsetzt, um seinen gesetzlichen Verpflichtungen (z.B. gemäß Arbeitsschutzgesetz) für den Arbeitsschutz nachzukommen. Er muss viele Gesetze, Verordnungen und Regelungen zum Arbeitsschutz beachten. Ansonsten drohen ihm empfindliche Strafen, vor allem, wenn Mitarbeiter verletzt werden oder sterben.
Zwei zentrale Säulen sind die Prozesse rund um die Gefährdungsbeurteilung und die Unterweisung im Betrieb. Zur Arbeitsschutzorganisation gehört aber auch die Einrichtung entsprechender Strukturen und Zuständigkeiten.
Akteure der betrieblichen Arbeitsschutzorganisation
Wichtiger Akteur in der betrieblichen Arbeitsschutzorganisation ist die Fachkraft für Arbeitssicherheit (Sifa), die der Unternehmer ab einem Beschäftigten bestellen muss. Wichtig ist auch der Betriebsarzt. Beide beraten den Unternehmer zum Arbeits- und Gesundheitsschutz, meist sind sie auch in die Umsetzung von Arbeitsschutzmaßnahmen involviert. Die Arbeitsschutzorganisation muss die koordinierte Zusammenarbeit dieser und weiterer Arbeitsschutz-Akteure sicherstellen. Die Gesamtverantwortung für den Arbeitsschutz hat immer der Unternehmer.
Mehr zu den einzelnen Akteuren im Arbeitsschutz lesen Sie in diesem Beitrag.
Was macht eine gute betriebliche Arbeitsschutzorganisation aus?
Eine gut aufgestellte Arbeitsschutzorganisation im Betrieb wirkt präventiv. Im besten Fall kommen die Akteure des Arbeitsschutzes einem Unfall oder einer Erkrankung zuvor. Deshalb ist ein solcher professioneller Arbeitsschutz nachhaltig in die Strukturen und Abläufe des Betriebs eingebunden: Arbeits- und Gesundheitsschutz wird bei jeder Planung und Ausführung mitgedacht. Je isolierter der Arbeitsschutz im Betrieb arbeitet (z.B. durch reine Abarbeitung der gesetzlichen Vorschriften), desto weniger kann er präventiv wirken.
„Professionell“ bedeutet also, Gefährdungen schon bei der Planung zu erkennen und zu vermeiden oder, falls dies nicht möglich ist, die Beschäftigten – soweit es geht – zu schützen. Was dies im Einzelnen bedeutet, kann sich von Betrieb zu Betrieb sehr unterscheiden. Aber es gibt einige Grundprinzipien, wie eine professionelle betriebliche Arbeitsschutzorganisation aufgebaut sein kann.
Professioneller Arbeitsschutz ist digital
Moderner Arbeits- und Gesundheitsschutz kommt heute nicht mehr mit Excel-Listen oder Aktenordnern aus. Dazu ist die Materie zu komplex und eine durchgängig analoge Verwaltung, Organisation und Durchführung der Aufgaben zu aufwendig. Setzen Sie deshalb Software ein, die mindestens bei diesen Aufgaben unterstützt bzw. folgende Funktionalitäten bietet:
- Betriebsanweisungen erstellen, verwalten, dokumentieren und bei Bedarf z.B. über mobile Endgeräte den Führungskräften und Beschäftigten zeitnah zur Verfügung stellen
- Informationen und Dokumentationen für Auditierungen, Prüfungen sowie für Begehungsprotokolle bereitstellen
- Unterstützung beim Thema Unterweisungen bieten, mindestens das Terminmanagement (wer muss wann zu welchem Thema unterwiesen werden?), im Optimalfall auch die integrierte Möglichkeit, Unterweisungen online durchzuführen
- Möglichkeit, mit Checklisten Workflows zu strukturieren (z.B. zur Meldung von Vorfällen, Organisation von Begehungen oder Beantragung neuer PSA); insbesondere eine Funktion, mit der ein Unfallgeschehen rechtssicher dokumentiert werden kann
- optimalerweise Softwareschnittstellen, über die eine Kommunikation und ein automatisierter Datenaustausch über die Software anderer Bereiche (z.B. Beschaffung, QM) möglich ist – oft ist der Arbeitsschutz selbstverständlicher Teil der Unternehmenssteuerungssoftware
- Da Gefährdungsbeurteilungen nicht nur erstellt, sondern auch immer wieder ergänzt und aktualisiert werden müssen, sollte dies möglichst effizient mit angebotenen Faktorenmenüs, aber auch durch Einbeziehung eigener Informationen und Erfahrungen möglich sein.
- Was lagert wo, wie gefährlich ist es und welche Substitutionsmöglichkeiten bestehen? Die Antworten auf diese Fragen sollte das in die Software integrierte Gefahrstoffmanagement geben können.
Tipp: Veränderungsbereitschaft im Arbeitsschutz-Team abklären
Eine Software ist in der Regel nicht nur ein Hilfsmittel. Vielmehr erzwingt diese in den meisten Fällen bestimmte Abläufe und Vorgehensweisen. Das kann eine Hilfestellung sein, da damit alle Beteiligten zur Einhaltung sicherer Vorgehensweisen verpflichtet werden. Es kann aber auch bedeuten, dass bereits etablierte Abläufe bei Einführung einer neuen Software verändert oder sogar aufgegeben werden müssen. Wenn Sie also neue Arbeitsschutzsoftware einführen, beachten Sie, dass dies auch von der Seite des Arbeitsschutzteams eine Veränderungsbereitschaft erfordert.
Je nach Betrieb liegen die Schwerpunkte, bei denen eine Software helfen soll, woanders. So kann es bei sehr dezentralen Strukturen wichtig sein, dass Unterweisungen online durchgeführt werden können. Und wenn die Beschäftigten häufig mit Gefahrstoffen umgehen müssen, ist hier der Schwerpunkt zu setzen. Erstellen Sie deshalb für die Softwareauswahl ein ausführliches Pflichtenheft mit den Schwerpunkten, die für Ihren Betrieb wichtig sind, und prüfen Sie die Angebote mehrerer Softwareanbieter.
Klare Regeln zur Kommunikation über den Arbeits- und Gesundheitsschutz
Da vom Arbeits- und Gesundheitsschutz im Unternehmen alle Personen betroffen sind, sollte ein Augenmerk auf professioneller, zielführender Kommunikation aller Beteiligten liegen. Dies gilt sowohl für die Kommunikation zwischen den Akteuren des Arbeits- und Gesundheitsschutzes als auch für die Kommunikation nach außen. Eine gute innerbetriebliche Arbeitsschutzorganisation regelt deshalb die folgenden Fragen:
- Innenkommunikation: Welche Informationen gehen an wen? Hier ist das Auswahlkriterium die Relevanz: Wenn Informationen für ein Aufgabengebiet relevant sind, dann sollten alle damit befassten Stellen eine Information erhalten.
- Außenkommunikation: Wer vertritt die Abteilung (ggf. aufgeschlüsselt nach Aufgabengebieten) gegenüber dem Unternehmer, dem Betriebsrat und anderen Institutionen und Funktionsträgern im Unternehmen?
- Verantwortlichkeiten: Bei aller Teamkultur sollte klar sein, wer für welche Aufgabengebiete verantwortlich ist. Mit der Verantwortlichkeit müssen aber auch Ressourcen (z.B. Zugangsrechte zu Informationen, Entscheidungsbefugnisse, finanzielle Mittel, Zugang zu Entscheidungsgremien) verbunden sein.
Zu entscheiden ist, wie die Steuerung von externen Dienstleistungen wie z.B. Prüfungs- und Beratungsunternehmen vorgenommen wird. In der Praxis ist es häufig zielführend, dass eine Person im Arbeitsschutz die Lenkung eines externen Dienstleistungsunternehmens komplett übernimmt. Ansonsten besteht die Gefahr von Mehrfachbeauftragungen zum gleichen Sachverhalt. Auch wird bei einer dezentralen Auftragsvergabe die Kostenkontrolle erschwert.
Zusammenarbeit mit der Qualitätsmanagement-Experten
In vielen Fällen ist der Arbeitsschutz vom Qualitätsmanagement in den Betrieben ausgenommen, da die Arbeitsschutzprozesse vielfältig und speziell sind. Der potenziell hohe QM-Aufwand scheint sich hinsichtlich einer möglichen Ersparnis oder Qualitätsverbesserung nicht zu lohnen. Zur Professionalisierung des Arbeitsschutzes sollten aber die Arbeitsschutzakteure auf die QM-Akteure zugehen und Maßnahmen zur Qualitätssicherung ergreifen. Dabei sollten sie sich an den Kriterien orientieren, die für den Arbeitsschutz wichtig sind, z.B.:
- Entscheidungen: Wichtige Entscheidungen werden nach dem Vier-Augen-Prinzip getroffen.
- Erreichbarkeit: Die Erreichbarkeit des Arbeitsschutzbereichs wird jederzeit gewährleistet. Für den Fall, dass schnelle Entscheidungen getroffen werden müssen, sind auch Vertretungsbefugnisse zu vereinbaren.
- Schwerpunktthemen: Für jedes Halbjahr oder Jahr werden zur Verbesserung der Arbeitsweise des Arbeitsschutzes Qualitätszirkel organisiert, das Thema bearbeitet und ein Abschlussbericht mit Maßnahmen erstellt.
- Qualifikationen: Regelmäßig wird der Qualifikationsbedarf des Arbeitsschutzbereichs ermittelt und z.B. mit Schulungen erfüllt.
- Nachbearbeitung: In regelmäßigen Abständen werden Vorfälle (z.B. Fehler, Mängel in den Abläufen, Beschwerden) auf wertschätzende Weise besprochen und Maßnahmen ergriffen, die eine Wiederholung verhindern.
- Ziele: Setzen Sie messbare Ziele. Geht es z.B. um „Schnelligkeit“, sollte das Ziel nicht „so schnell wie möglich“, sondern „noch am gleichen Tag“ oder „innerhalb von 24 Stunden“ lauten. Die Erreichung der Ziele wird nach dem Prinzip eines regelmäßigen Soll-Wird-Ist-Vergleichs geprüft: Sind wir auf dem Weg, das Ziel zu erreichen? Haben wir das Ziel erreicht?
Wird das Qualitätsmanagement nicht von dem QM-Bereich selbst durchgeführt, sollten sich die Arbeitsschutzakteure von den QM-Experten beraten lassen, wie sie selbst einen angestrebten Qualitätsstandard erreichen und sichern können.
Tipp: Austausch mit anderen Betrieben
Oft ist es hilfreich, die eigene Professionalität anhand eines Benchmarks zu prüfen. Suchen Sie sich dazu einen oder mehrere Betriebe in ähnlicher Größenordnung und ähnlichen Problemstellungen. Tauschen Sie sich mit den Arbeitsschutzorganisationen regelmäßig oder anlassbezogen aus: „Wie macht ihr das?“
Checkliste: Wie professionell ist Ihre Arbeitsschutzorganisation im Betrieb aufgebaut?
Je mehr Fragen Sie mit „ja“ beantworten können, desto professioneller sind Sie aufgestellt. Je weniger dies der Fall ist, desto mehr Anstrengungen in Richtung einer Professionalisierung sind möglich.
- Ist das Arbeitsschutzteam personell und finanziell so ausgestattet, dass es nicht nur notwendige, sondern darüber hinaus auch sinnvolle Projekte durchführen kann?
- Sind im Arbeitsschutzteam alle notwendigen Qualifikationen vorhanden? Gibt es regelmäßige Qualifizierungsmaßnahmen, die bei Notwendigkeit zeitnah durchgeführt werden?
- Werden alle relevanten Gefährdungen inklusive psychischer Gefährdungen der Beschäftigten erkannt, beurteilt und Maßnahmen zu deren Reduzierung geplant und durchgeführt? Oder gibt es im Betrieb „blinde Flecken“, um die sich derzeit niemand kümmert?
- Werden alle Prüfvorschriften routinemäßig und zuverlässig erfüllt?
- Gibt es etablierte Kommunikationswege zu Ansprechpartnern außerhalb des Arbeitsschutzbereichs (Unternehmer, Führungskräfte)?
- Gibt es für Standardprozeduren wie die Erstellung von Gefährdungsbeurteilungen oder die Organisation von Unterweisungen auch Standardverfahren?
- Wird im Wesentlichen papierfrei, also digital gearbeitet?
- Werden Fehler oder relevante Ereignisse (Erkrankungen, Unfälle, Beinaheunfälle) routinemäßig z.B. in Form regelmäßiger Besprechungen thematisiert?
- Haben Sie für einen definierten Zeithorizont Ziele definiert, deren Erreichung Sie überprüfen?
