19.01.2022

Unterweisungsverwaltung und -dokumentation leicht gemacht

Sie kennen das: Damit Ihre Kollegen gesund bleiben, stecken Sie viel Mühe und Zeit in die Sicherheitsunterweisungen. Sie behalten die sich ändernde Gesetzeslage im Blick, bereiten Inhalte interessant auf, jonglieren Termine und telefonieren Kollegen hinterher. Das ist alles ganz schön anstrengend. Unterweisungssoftware kann hier helfen. Mit praktischen Erinnerungs- und Hilfefunktionen erleichtert sie die Organisation und Dokumentation der Unterweisungen. Lesen Sie hier am Beispiel der WEKA-Software Unterweisen plus, wie Ihnen Software Ihre Sicherheitsunterweisungen spürbar effizienter abhaken lässt.

Checkliste

Wer schon einmal eine Party organisiert hat, der weiß: Je mehr Gäste, desto komplizierter die Terminfindung. Nun ist es bei einer Feier nicht so wild, wenn Gäste fehlen – bei den nicht minder aufwändig zu organisierenden Unterweisungen sieht das anders aus. Jeder Mitarbeiter muss nun einmal zum Sicherheits- und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz regelmäßig unterwiesen werden – ohne Ausnahme und mit Nachweis.

Gerade, wenn eine Unterweisung allgemeinere Themen behandelt wie Ergonomie, erste Hilfe oder Suchtverhalten, an denen oft sehr viele Mitarbeiter auf einmal teilnehmen, werden Termine und Absagen für die Organisatoren deshalb zum wahren Koordinations-Albtraum. Die Unterweisungssoftware Unterweisen plus von WEKA erleichtert die schwierige Koordination hier mit vielen praktischen Funktionen. Sie ermöglicht es, Unterweisungen zu organisieren, Teilnehmer einzuladen, Termine sowie Dokumentationen zu verwalten und liefert die Unterweisungsinhalte gleich mit.

So erleichtert Ihnen die Unterweisungssoftware die Organisation

Unterweisungstermin und -thema legen Sie direkt in der Software fest. Den Unterweisenden und die Unterweisungs-Teilnehmer fügen Sie dann aus der Personenverwaltung von Unterweisen plus direkt zum Termin hinzu. Aus der Software heraus verschicken Sie auch Einladungen und Termin-Erinnerungen mit wenigen Mausklicks direkt ins E-Mailpostfach der Teilnehmer. Zu- oder Absagen vermerken Sie bei der betroffenen Person, Ersatztermine haben Sie ebenso schnell versandt.

Systematische Anlage der einzelnen Unterweisungen
Systematische Anlage der einzelnen Unterweisungen am Beispiel der Software Unterweisen plus

Die Software weist Sie zudem auf alle anstehenden Unterweisungen hin und synchronisiert Termine mit Outlook. So haben Sie immer den Überblick über noch offene oder bereits erledigte Unterweisungen oder über die Teilnehmer(kreise), um die Sie sich noch kümmern müssen.

Unterweisungen für jede Zielgruppe und jede Branche

Auch bei der Unterweisung selbst sparen Sie mit Unterweisen plus eine Menge Zeit, da Sie sich auf eine Datenbank mit über 160 fertigen PowerPoint-Kurse stützen. So stellen Sie aus Grundlagenmodulen und vertiefenden Modulen die jeweils individuell für Ihre Zielgruppe passenden Unterweisungen selbst zusammen. Die Unterweisungen sind didaktisch aufbereitet und werden von WEKA immer aktuell gehalten – und das in bis zu neun Fremdsprachen. Natürlich können Sie jeden Kurs auch mit den gängigen Office-Programmen bearbeiten und die Bibliothek um eigene PowerPoint-Präsentationen erweitern.

PowerPoint-Folie von Unterweisen plus

Auch Videos oder Webseiten können Sie in der Unterweisungsbibliothek von Unterweisen plus problemlos hinzufügen. Ob Präsenz oder elektronisch – WIE Sie unterweisen, können Sie also ganz frei wählen.

Nachweise mit wenigen Klicks parat

Alle Unterweisungen bleiben in der Software rechtssicher und zentral dokumentiert: Über die Unterweisungshistorie zu jedem Mitarbeiter managen Sie Zertifikate und Teilnehmerlisten. Wichtige Nachweise haben Sie einheitlich und mit einem Klick über Unterweisen plus parat.

Wichtige Nachweise und Unterweisungshistorie haben Sie mit Unterweisen plus auf einen Blick parat.
Wichtige Nachweise und die Unterweisungshistorie haben Sie mit Unterweisen plus auf einen Klick parat.

Fazit Unterweisungssoftware

Mit Unterweisungssoftware wie etwa Unterweisen plus von WEKA MEDIA gehören das umständliche Navigieren durch Ordnerablagen oder das Zusammensuchen von Terminen, Zu- oder Absagen zu Unterweisungen der Vergangenheit an. Mit einer zentralen Software steuern Sie alle großen und kleinen Teilaufgaben rund um Unterweisungen und greifen für die Durchführung auf Vorlagen zurück. Die so wichtigen Unterweisungsnachweise haben Sie außerdem in einem einheitlichen Format mit wenigen Klicks parat. Dabei ist es wichtig, dass die Software flexibel genug ist, um sie auf die Bedürfnisse genau Ihres Betriebs hin zuzuschneiden und Inhalte zu ergänzen. So behalten Sie den Unterweisungsprozess fest im Griff, ohne dass Sie viel Zeit und Energie hineinstecken müssen.

Autor*in: WEKA Redaktion