19.01.2022

Unterweisungssoftware: So klappt die Unterweisung garantiert!

Sie kennen das: Damit Ihre Kollegen gesund bleiben, stecken Sie viel Mühe und Zeit in die Sicherheitsunterweisungen. Sie behalten die sich ändernde Gesetzeslage im Blick, bereiten Inhalte interessant auf, jonglieren Termine und telefonieren Kollegen hinterher. Das ist alles ganz schön anstrengend. Unterweisungssoftware erleichtert die Organisation und Dokumentation der Unterweisungen. Lesen Sie hier am Beispiel der WEKA-Software Unterweisen plus, wie Software Ihre Sicherheitsunterweisung spürbar effizienter macht.

Wer schon einmal eine Party organisiert hat, der weiß: Je mehr Gäste, desto komplizierter die Terminfindung. Nun ist es bei einer Feier nicht so wild, wenn Gäste fehlen – bei den nicht minder aufwändig zu organisierenden Unterweisungen sieht das anders aus. Jeder Mitarbeiter muss zum Sicherheits- und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz regelmäßig unterwiesen werden – ohne Ausnahme und mit Nachweis. Die Unterweisungssoftware Unterweisen plus von WEKA erleichtert die schwierige Koordination mit vielen praktischen Funktionen.

Die Software ermöglicht es, die Sicherheitsunterweisung zu organisieren, Teilnehmer einzuladen, Termine sowie Dokumentationen zu verwalten und liefert PowerPoint-Präsentationen gleich mit.

Video: So einfach geht Unterweisen mit unserer Unterweisungssoftware

Schauen Sie doch gleich mal ins Video für einen guten ersten Einblick über Funktionen und Ihre Vorteile:

Ihre drei größten Vorteile mit der Unterweisungssoftware Unterweisen plus

1. Termine, Themen und Teilnehmer effizienter organisieren

Sie legen in der Software Termin und -thema der Unterweisung fest, fügen Teilnehmer hinzu und schicken Termine per Mausklick in den elektronischen Kalender der Mitarbeiter. Zu- oder Absagen zur Sicherheitsunterweisung hält die Software automatisch im System fest. Ebenso einfach versenden Sie Erinnerungsmails oder legen Ersatztermine fest.

2. Zeit sparen beim Erstellen der Unterweisungsinhalte

Sie greifen auf eine umfangreiche Datenbank mit PowerPoint-Präsentationen für die Unterweisung zurück, die Sie nach Belieben ergänzen oder verändern können. Auch Videos oder Onlineinhalte können Sie in diese Datenbank hinzufügen.

3. Mit wenigen Klicks zu wichtigen Nachweisen

Die Unterweisungshistorie pro Mitarbeiter haben Sie in Sekundenschnelle parat – ebenso die automatisch generierten Teilnehmerzertifikate. Sie können außerdem auf einen Blick sehen, wo noch Unterweisungsbedarf besteht.

Welche Funktionen bietet die Unterweisungssoftware?

Mitarbeiter managen

Sie importieren Ihre Mitarbeiter einfach und schnell über einen CSV-Import, teilen Mitarbeiter in Gruppen ein und ordnen Kurse mit einem einzigen Klick verschiedenen Mitarbeiter(gruppen) zu.

Unterweisungen organisieren

Unterweisungstermin und -thema legen Sie direkt in der Software fest und fügen Teilnehmer hinzu. Aus der Unterweisungssoftware heraus verschicken Sie auch Einladungen und Termin-Erinnerungen mit wenigen Mausklicks direkt ins E-Mailpostfach der Teilnehmer. Ersatztermine haben Sie ebenso schnell versandt.

Zu- oder Absagen vermerkt die Software automatisch bei der betroffenen Person.

Die Software weist Sie zudem auf alle anstehenden Unterweisungen hin und synchronisiert Termine mit Outlook. So haben Sie immer den Überblick über noch offene oder bereits erledigte Unterweisungen oder über die Teilnehmer(kreise), um die Sie sich noch kümmern müssen.

Sie finden in der Software außerdem auch Empfehlungen für Erst- und Wiederholungsunterweisungen.

Systematische Anlage einer einzelnen Sicherheitsunterweisung in der Software.
Systematische Anlage einer einzelnen [nolink]Sicherheitsunterweisung[/nolink] in der Software.

Unterweisungsdatenbank für jede Zielgruppe und jede Branche

Auch bei der Unterweisung selbst sparen Sie mit der Software Unterweisen plus eine Menge Zeit, da Sie eine Datenbank mit über 160 fertigen PowerPoint-Kurse unterstützt. So stellen Sie aus Grundlagenmodulen und vertiefenden Modulen die jeweils individuell für Ihre Zielgruppe passenden Unterweisungen selbst zusammen.

Alle Unterweisungen entsprechen der aktuellen Rechtsprechung und werden von Fachexperten erstellt und geprüft.

Die Unterweisungen sind didaktisch aufbereitet und immer aktuell – und das in bis zu neun Fremdsprachen. Natürlich können Sie jeden Kurs auch mit den gängigen Office-Programmen bearbeiten und die Bibliothek um eigene PowerPoint-Präsentationen erweitern.

Die Software bietet viele eine fertige Unterweisung auf PowerPoint-Basis zu (wahrscheinlich) jedem sicherheitsrelevanten Thema an.
Die Software bietet viele eine fertige Unterweisung auf PowerPoint-Basis zu (wahrscheinlich) jedem sicherheitsrelevanten Thema an.

Auch Videos oder Webseiten können Sie in der Unterweisungsbibliothek von Unterweisen plus problemlos hinzufügen. Ob Präsenz oder elektronisch – WIE Sie unterweisen, können Sie also ganz frei wählen.

Nachweise mit wenigen Klicks parat

Jede Unterweisung bleibt in der Software rechtssicher und zentral dokumentiert: Über die Unterweisungshistorie zu jedem Mitarbeiter managen Sie Zertifikate und Teilnehmerlisten. Wichtige Nachweise haben Sie in einem einheitlichen Format und mit einem Klick über Unterweisen plus parat.

Ausdrucke wie z.B. die automatisch generierte Teilnahmebestätigung können Sie nach Ihren Anforderungen formatieren. Die Druckvorlage ist auf Word-Basis und kann in gewohnter Weise bearbeitet werden. Alle Ausdrucke werden nach dieser Formatierung ausgegeben.

Wichtige Nachweise und Unterweisungshistorie haben Sie mit der Unterweisungssoftware von WEKA auf einen Blick parat.
Wichtige Nachweise und Unterweisungshistorie haben Sie mit der Unterweisungssoftware von WEKA auf einen Blick parat.

Für wen ist die Unterweisungssoftware geeignet?

Die Software eignet sich für jeden Betrieb, der sich die Organisation, Dokumentation und Durchführung der Sicherheitsunterweisung erleichtern möchte. Aber natürlich gilt auch hier: Je mehr Mitarbeiter ein Betrieb hat, desto schwieriger wird eine effiziente Organisation und stringente Nachweisführung bei der Sicherheitsunterweisung. Ab welcher Mitarbeiterzahl die Sicherheitsunterweisungen dann „zu viel“ Zeit kosten und sich eine Software zur Unterstützung der Unterweisung „lohnt“, muss jeder Betrieb für sich selbst entscheiden. Beachten Sie auch, dass unterschiedliche Versionen gibt, mit denen unterschiedlich große Unternehmen glücklich werden.

Der Einstieg und die Bedienung der Software sind denkbar einfach. Die Oberfläche des Programms ist an Microsoft Office angelehnt – so findet sich wirklich jeder schnell zurecht.  Die Vorlagen lassen sich außerdem mit den gängigen Office-Programmen öffnen und bearbeiten. Sie brauchen also keine speziellen IT-Kenntnisse oder Programme.

Ich betreue mehrere Betriebe. Kann ich das in der Unterweisungssoftware abbilden?

Ja, Sie können, je nach Ihrer Softwareversion, ab 5 Mandanten individuell nach Ihren Anforderungen anlegen und verwalten. Mandanten können Abteilungen, Standorte, Filialen und Betriebe innerhalb der Unternehmensstruktur oder ganze (externe) Unternehmen sein.

Fazit zur Unterweisungssoftware Unterweisen plus

Mit Unterweisungssoftware wie etwa Unterweisen plus von WEKA MEDIA gehören das umständliche Navigieren durch Ordnerablagen oder das Zusammensuchen von Terminen, Zu- oder Absagen der Vergangenheit an. Mit einer zentralen Software steuern Sie alle großen und kleinen Teilaufgaben rund um Unterweisungen und greifen für die Durchführung auf Vorlagen zurück. Die so wichtigen Unterweisungsnachweise haben Sie außerdem in einem einheitlichen Format mit wenigen Klicks parat.

Lassen Sie sich zu unserer Software für die Sicherheitsunterweisung beraten

Probieren Sie selbst aus, wie einfach Ihre Unterweisungen mit der Software von WEKA werden. Testen Sie Unterweisen plus jetzt als Download-Version 14 Tage kostenfrei! Sie können innerhalb der 14 Tage den Test jederzeit beenden.

Rufen Sie uns an unter 08233 – 23 4444 oder E-Mail: beratung@weka.de

Unsere Empfehlung

Sie möchten mehr über Unterweisen plus erfahren?

Dann informieren Sie sich gleich auf unserer Detailseite im WEKA-Shop.

Hier lesen Sie mehr zur Sicherheitsunterweisung:

Autor*in: WEKA Redaktion