Fachbeitrag | Einkaufsrecht
10.02.2016

Verträge in Einkauf und Beschaffung

Wer kennt das nicht? Ein eiliger Großauftrag kommt herein. Um diesen abzuwickeln, wird dringend Material für die Produktion benötigt. Bandstillstand droht, weil sich die Verantwortlichen verkalkuliert haben. Der Einkäufer soll es jetzt richten. Bestehen gute Geschäftsbeziehungen zum Lieferanten, bestellt er mündlich und schickt die Bestellung dann später nach. Manchmal erst, wenn die Ware schon im Werk eingetroffen ist. Es soll Geschäftspartner geben, die ihre Verträge immer noch nach Altvätersitte per Handschlag schließen und noch nie Probleme hatten. Bei den meisten ist eine solche Vorgehensweise jedoch undenkbar.

Verträge in Einkauf und Beschaffung© salman2 /​ fotolia.com

Was ist beim Vertragsschluss zu beachten?

Gerade für die wichtige Bedarfssicherung ist ein rechtsgültiger Vertragsschluss unabdingbar: Die Vertragsparteien müssen genau wissen, welche Rechte und Pflichten sie haben.

Ein Vertrag wird nicht nur schriftlich geschlossen. Mündliche oder konkludente Vereinbarungen durch einfaches Tun reichen oftmals aus.

Wenn Sie als Einkäufer bei Ihrem langjährigen Lieferanten telefonisch Ware bestellen, kann es sein, dass damit schon ein rechtsgültiger Vertrag zustande gekommen ist.

Verträge in Einkauf und Beschaffung: auf die Schriftform achten

Geht alles gut, kann dieser unbestritten sehr schnelle Weg zu bestellen in Ordnung sein. Kommt es aber zu Schwierigkeiten, dann können Sie in arge Beweisnot geraten! Gerade bei langfristigen Verträgen über sehr hohe Auftragswerte sollten Sie die Schriftform für den Vertragsschluss vereinbaren.

Bei den Verträgen, die von Einkaufsabteilungen geschlossen werden, handelt es sich meist um zweiseitige Rechtsgeschäfte. Sie bestehen aus mindestens zwei Willenserklärungen: Angebot und Annahme oder Bestellung und Auftragsbestätigung. Diese müssen inhaltlich übereinstimmen.

Weicht die Auftragsbestätigung von der Bestellung ab, kommt kein Vertrag zustande.

Bloßes Schweigen bedeutet im Handelsverkehr „Nein“

Das bloße Schweigen bedeutet im Handelsverkehr entgegen der landläufigen Meinung im Regelfall „nein“. Beispiel: Die B-AG schickt der E-GmbH ungefragt ein Laminier-Gerät zu. Die E-GmbH hat dafür keine Verwendung, sendet es aber auch nicht zurück, sondern bewahrt es auf.

Rechtlich gesehen hat die B-AG der E-GmbH ein Angebot auf Abschluss eines Vertrages gemacht, das diese aber nicht annahm. Die E-GmbH ist nicht verpflichtet, das Gerät zurückzuschicken. Sie muss es nur mit der Sorgfalt aufbewahren, die sie in eigenen Angelegenheiten an den Tag legt.

Verträge abschließen: Vertretungsmacht und Sorgfaltspflichten

Wichtig ist auch, dass derjenige, der Verträge für das Unternehmen schließt, die nötige Vertretungsmacht hat und vor und bei Vertragsschluss Sorgfaltspflichten beachtet, zum Beispiel den Geschäftspartner nicht falsch berät.

Hinweis

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Autor: Astrid Hedrich (Die Rechtsanwältin Astrid Hedrich ist Expertin für Wirtschaftsrecht. )

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