Pflichtenheft: Ihr Top-Instrument, um Kosten und Zeit zu sparen
Sie kennen das auch: Unnötiges Kostenrisiko und Verlängerung der Beschaffungszeiten durch wiederholt auftretende Rückfragen beim Einkauf von individuellen Produkten? Technische Anforderungen sind geklärt, aber kaufmännische und vertragliche Parameter sind meist unklar. Verbessern Sie solche Situationen durch den Einsatz von ganzheitlichen Pflichtenheften. Führen Sie im Unternehmen einen Standardprozess zur klaren Beschreibung von Anforderungen ein.
Es kommt regelmäßig vor und ist trotzdem jedes Mal eine Herausforderung: Die verfügbaren Angaben in einer Anforderung sind nicht aussagekräftig genug. Speziell im Bereich der Betriebs- und Geschäftsausstattung, bei Werkzeugen und Softwarelösungen, sind solche Situationen zu beobachten.
Gute Beschaffung setzt gutes Verständnis voraus
Als Einkäufer haben Sie den Auftrag, jede Anforderung, die an Sie gestellt wird, so genau wie möglich und im Sinne des Unternehmens zu beschaffen. Dies setzt selbstverständlich voraus, dass Sie so präzise wie möglich verstehen, welche Leistungen erwartet werden.
Ihr Einkauf beginnt bereits mit der Annahme der Anforderung. Helfen Sie Ihren internen Kunden und stellen Sie Instrumente zur möglichst genauen Beschreibung von Bedarfen zur Verfügung.
Tipp
Bei individuellen Produkten und Leistungen reicht es in der Regel nicht aus, nur eine Bedarfsanforderung zu haben. Bieten Sie als Einkauf Möglichkeiten in Form von Checklisten oder Formularen an, die eine präzise Festlegung der Bedarfe ermöglichen.
Arbeiten Sie mit dem bewährten Lasten-/Pflichtenheft
Es hat sich in vielen Unternehmen die Kombination aus Lasten- und Pflichtenheft als ergänzendes Anforderungsinstrument durchgesetzt. Eine solche Abwicklung verlangt zwar zu Beginn etwas Mehrarbeit, aber in den nachfolgenden Prozessen wird vieles einfacher und klarer.
| Zielbestimmung | Welche Muss-Kriterien, Wunsch-Kriterien oder Kann-Kriterien sind erforderlich? |
| 1. Muss-Kriterien | Leistungen die in jedem Fall erfüllt werden müssen |
| 2. Wunsch-Kriterien | Leistungen die angestrebt werden |
| 3. Kann-Kriterien | Erfüllung ist nicht unbedingt erforderlich, nur wenn die Gesamtkosten es zulassen |
| Produkteinsatz | Welcher Zweck, welche Zielgruppe, unter welchen Bedingungen? |
| Anwendungsbereiche | Was ist der Zweck der Leistung? |
| Zielgruppen | Wer wird die Leistung in der Regel in Anspruch nehmen? |
| Betriebsbedingungen | Welche Rahmenbedingungen haben Einfluss auf die Leistung? |
| Produktfunktionen | Genaue Beschreibung der Funktionen zur Leistungserfüllung |
| Produktdaten | Welche Daten sind über das Produkt bekannt? |
| Produktleistungen | Anforderungen bezüglich Zeit und Genauigkeit |
| Qualitätsanforderungen | Welche Erwartungen an ppm bzw. AQL-Werte existieren? |
| nichtfunktionale Anforderungen | einzuhaltende Gesetze, Normen und Richtlinien |
Verstehen Sie die richtigen Bedarfe als Hilfestellung
Versuchen Sie als Einkaufsexperte den Bedarf von Beginn an über die allgemeine Beschreibung hinaus zu verstehen. Bei allen Standard- und Katalogprodukten ist dies in der Regel sehr einfach. Ebenso denkbar einfach ist die Identifikation des Bedarfs, wenn Ihr interner Kunde Ihnen vorliegende Angebote oder Beschreibungen eines Anbieters mitliefert.
Experten-Rat
Wenn Unterlagen eines Anbieters genutzt werden (Produktbeschreibungen oder Angebote), achten Sie unbedingt darauf, ob nicht doch wichtige Leistungsparameter aus Sicht des eigenen Unternehmens fehlen.
Verkäufer können oder wollen in Ihren Beschreibungen regelmäßig nicht alles aufführen, was aus Sicht Ihres Unternehmens notwendig ist.
Es erwartet niemand von Ihnen, dass Sie jedes Produkt kennen – das geht ohnehin nicht. Aber Sie sollten die richtigen Fragen aus Sicht des Unternehmens stellen können, um möglichst alle Anforderungen abzudecken. An diesem Punkt im Prozess werden Sie als Einkaufsprofi gebraucht.
Sparen Sie Zeit durch genaue Bedarfsbeschreibungen
Ihnen im Einkauf hilft es enorm, wenn Sie zur Produkt- und Lieferantenrecherche bereits die richtige „Fährte“ verfolgen können. Je präziser die Leistungsbeschreibung ist, die Sie erhalten, desto besser sind Ihre Recherchemöglichkeiten. Besonders dann, wenn Ihnen kein möglicher Anbieter bekannt ist, bekommt
eine genaue Bedarfsbeschreibung einen sehr hohen Nutzwert.
Bevor Sie Anfragen im Markt platzieren, stellen Sie sicher, dass Sie den Bedarf richtig verstanden haben und möglichst
alle Unternehmensanforderungen mit aufgenommen wurden. Dieser Kontrollschritt spart Ihnen und allen Beteiligten
(auch den potenziellen Anbietern) unter Umständen viel Zeit und Geld. Insbesondere wenn Sie es mit Ihren Anfragen eilig haben, sollten Sie auf diesen Schritt größten Wert legen.
Experten-Rat
Bedenken Sie, welche Konsequenzen es für eine Vertragsverhandlung haben kann, wenn
Sie in der späteren Verhandlung nachträglich Punkte ins Pflichtenheft aufnehmen müssen,
weil diese erst jetzt auftreten. In der Regel wird Ihr Verhandlungspartner eine solche
Situation zu seinem Vorteil nutzen.
Installieren Sie im Unternehmen einen Standardprozess
Bauen Sie den Prozess zur Überprüfung von Bedarfen in Ihre Routine ein. Helfen Sie den Bedarfsträgern durch vorbereitete Checklisten und ein Muster-Pflichtenheft.
Sorgen Sie dafür, dass es zur Selbstverständlichkeit wird, neben den technischen auch die kaufmännischen und vertraglichen Parameter zu betrachten, bevor Anfragen verschickt werden. Das verhindert nicht nur eine spätere Nachbearbeitung, sondern lässt Ihre Arbeit sofort sehr professionell aussehen.
