14.07.2021

Zeiterfassung für Architekten und Ingenieure: Diese 5 Gründe sprechen dafür

Mit einem Zeiterfassungssystem im Planungsbüro erfüllt man die neuen rechtlichen Aspekte und profitiert dazu von zahlreichen Vorteilen. Die Software sollte unbedingt auf den Arbeitsalltag des Architekten und Ingenieurs zugeschnitten sein. Diese fünf Gründe überzeugen von einer modernen und digitalen Zeiterfassung.

Zeiterfassung für Architekten

Warum ist eine Zeiterfassung für Architekten und Ingenieure jetzt besonders relevant? In Deutschland gelten bereits einige Regelungen zur Arbeitszeiterfassung, welche durch das EuGH-Urteil verschärft wurden. Die Arbeitgeber sind verpflichtet, ein System zur Zeiterfassung einzusetzen. Neben den rechtlichen Aspekten gibt es noch weitere Gründe, die für eine Zeiterfassung im Planungsbüro sprechen.

Warum sollten Sie ein Zeiterfassungssystem benutzen?

  1. Mit einem modernen Zeiterfassungssystem werden die rechtlichen Anforderungen sicher erfüllt.
  2. Eine Zeiterfassungssoftware bringt wesentliche Zeitersparnisse und erleichtert die Arbeitsorganisation.
  3. Mit einer schnellen und einfachen Projektzeiterfassung wird wirtschaftliches Arbeiten sichergestellt.
  4. Mit einer digitalen Zeiterfassung sorgt man für korrekte und nachvollziehbare Stundenbuchungen.
  5. Eine Zeiterfassungssoftware schützt vor Datenverlusten und bietet eine Archivfunktion.

Grund 1: rechtliche Verpflichtungen zur Arbeitszeiterfassung

In Deutschland gelten zahlreiche Regelungen zur Arbeitszeiterfassung. So müssen unter anderem Arbeitszeiten von mehr als 48 Stunden/Woche und an Sonn- und Feiertagen aufgezeichnet werden. Außerdem müssen Ruhezeiten eingehalten werden:

  • eine Pause von 30 Minuten nach 6 Stunden
  • eine Pause von 45 Minuten nach 9 Stunden
  • eine Pause von 11 zusammenhängenden Stunden zwischen zwei Arbeitstagen
  • eine Pause von mindestens 24 zusammenhängenden Stunden in einem Zeitraum von sieben Tagen

Diese bestehenden Regelungen zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland wurden durch das Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019 weiter verschärft. Arbeitgeber sind nun verpflichtet, die tägliche Arbeitszeit (mit Beginn, Ende und Dauer) der Mitarbeiter zu erfassen. Nur so kann geprüft werden, ob sich an die Regelungen zu Ruhezeiten und wöchentlicher Höchstarbeitszeit gehalten wird.

Wenn Arbeitgeber nicht mit Lohnnachzahlungen rechnen wollen, muss ein System zur Zeiterfassung eingeführt werden. Mit detaillierten Stundennachweisen kann der Beweispflicht vor Gericht nachgekommen werden.

Mit einer Zeiterfassung für Architekten wie ZEIT-DOKU wird das EuGH-Urteil mühelos umgesetzt. Alle Mitarbeiter erfassen die komplette Arbeitszeit – mit nur einem Klick auf den intuitiven Start/Stopp-Button. Mit ZEIT-DOKU werden außerdem alle Überstunden, Pausen und Ruhezeiten immer im Blick behalten. Ein Ampelsystem zeigt tägliche Arbeitszeiten. So sieht man auf einen Blick, wenn Sollzeiten unterschritten bzw. die tägliche gesetzlich maximale Arbeitszeit überschritten wurde.

Zeiterfassung Architekturbüro

Auch unterwegs werden mit der Zeiterfassungs-App WEKA ZEIT-DOKU Stunden direkt eingetragen:

Zeiterfassung App

Grund 2: Zeitersparnis und Erleichterung der Arbeitsorganisation durch eine Zeiterfassung für Architekten

Mit einem Zeiterfassungssystem gestalten Sie Ihre Arbeitsabläufe effizienter:

  • Die Erfassung der Arbeitszeit erfolgt mit einem Klick: starten, stoppen – fertig!
  • Wenn Arbeitszeiten live eingetragen werden, spart man am Feierabend das mühsame Nachtragen der Stunden.
  • Keine handgeschriebenen Zettel und ungepflegten Excel-Tabellen mehr. Der Arbeitgeber erhält die Stundenzettel automatisch über das Zeiterfassungssystem. Monatsstundennachweise können per Klick erstellt und für die Ablage gespeichert werden.
  • Der Arbeitgeber oder Teamleiter sieht die Auslastung der Mitarbeiter auf einen Blick. Dementsprechend kann der Einsatz der Mitarbeiter optimal geplant werden.
Mit ZEIT-DOKU werden Übersichten und Auswertungen der geleisteten Arbeitszeit und Projektzeit im Handumdrehen erzeugt. Mit Filtern gelangt man schnell zur gewünschten Auswahl. Alle Übersichten können exportiert werden. So können alle Unterlagen an die Buchhaltung weitergegeben oder zu Archivzwecken abgelegt werden.

Zeiterfassung Arbeitszeitübersicht

Ein digitales Zeiterfassungssystem beinhaltet häufig einen Urlaubsplaner für das gesamte Team. Damit können Urlaubstage im Team gut geplant werden. Der Arbeitgeber oder Teamleiter sieht zudem auf einen Blick alle Abwesenheitstage und kann die Mitarbeiter dementsprechend optimiert in den Projekten einsetzen.

Mit ZEIT-DOKU werden Abwesenheitstage und Urlaube einfach und schnell im Team geplant. Mit dem digitalen Planer sieht man alle Abwesenheiten auf einen Blick: Urlaub, Krankheit, Fortbildung etc. Mitarbeiter können im Planer Urlaubstage eintragen, der Arbeitgeber bzw. Teamleiter erhält eine Benachrichtigung und kann den Urlaub genehmigen.

Zeiterfassungssystem Urlaubsplaner

Grund 3: wirtschaftliches Arbeiten mit einer Zeiterfassung für Architekten und Ingenieure

Mit einer digitalen Zeiterfassung werden in erster Linie Arbeitszeiten nach den rechtlichen Vorgaben erfasst. Für Planungsbüros empfiehlt sich darüber hinaus eine Projektzeiterfassung. Das Zeiterfassungssoftware sollte also speziell auf Architekten und Ingenieure zugeschnitten sein. Damit können Projekte ordentlich erfasst und zielführend ausgewertet werden.

Einige Mitarbeiter befürchten bei einer Projektzeiterfassung den Druck von Leistungskontrollen. Dem kann man vorbeugen: Bei der Wahl des Zeiterfassungssystem sollte man darauf achten, dass Arbeitszeiten und Projektzeiten unabhängig voneinander laufen. So kann selbst im Büro bestimmt werden, ob z.B. Organisation, Verwaltung, Ablage als interne Tätigkeiten erfasst werden – oder nur projektrelevante Tätigkeiten. Nicht jede Arbeitszeit muss dementsprechend einem Projekt zugeordnet werden. So werden die gesetzlichen Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung erfüllt, und Arbeitgeber können ihren Mitarbeiten die nötigen Freiheiten gewähren.

ZEIT-DOKU bietet diese maßgeschneiderte Zeiterfassungssoftware für Architekten und Ingenieure. Stunden können direkt auf Projekte und Leistungsphasen gebucht werden. Es kann ein Projektvolumen in Stunden hinterlegt werden. Ein Soll/Ist-Vergleich der vorkalkulierten Projektstunden mit den geleisteten Projektstunden ist jederzeit möglich. Damit sieht man auf einen Blick, ob man im Zeitplan liegt oder nachjustieren muss. Regelmäßige und gezielte Auswertungen sorgen für wirtschaftliches Arbeiten.

Zeiterfassung Projektauswertung

Grund 4: nachvollziehbare Stundenbuchungen in der Zeiterfassungssoftware

Ein Zeiterfassungssystem für Architekten und Ingenieure sollte eine Projektstundenerfassung ermöglichen. Damit können Stunden bestimmten Projekten und Tätigkeiten zugeordnet werden. Planer können somit ihre Stunden auf Leistungsphasen buchen oder als Besondere Leistung erfassen.

Bei der Beauftragung von Projekten mit einer Abrechnung auf Stundenbasis können Planungsbüros ihre Stunden nachvollziehbar auf das Projekt erfassen. Ebenso bei Besonderen Leistungen werden die Stunden transparent gebucht. Die Stundenübersichten können nach Excel exportiert und der Rechnung beigefügt werden.

Mit ZEIT-DOKU werden die Stunden auf Projekte und weiter untergliedert auf Leistungsphasen und Besondere Leistungen gebucht. Übersichten und Auswertungen können nach Excel exportiert werden und der Rechnung beigelegt werden.

Besondere Leistungen

Besondere Leistungen Excel

Grund 5: Schutz vor Datenverlusten mit einem Zeiterfassungssystem

Handschriftliche Notizzettel, die verloren gehen. Excel-Tabellen, die nicht ordentlich gepflegt oder abgelegt werden. Datenverluste bzw. nicht mehr nachvollziehbare Aufzeichnungen können mit einer digitalen Zeiterfassung vermieden werden.

Ein Zeiterfassungssystem bietet nicht nur eine geordnete Ablage, sondern auch ein Archiv. Für die interne Kalkulation des Stundenaufwands für ein Projekt kann auf alte vergleichbare Projekte zurückgegriffen werden.

ZEIT-DOKU bietet Auswertungsmöglichkeiten für Projekte mit Filtern. Auf einen Blick sind die Zeiten zum ausgewählten Projekt oder einer bestimmten Leistungsphase ersichtlich. Alle Daten können weiter nach Excel exportiert werden.

Zeiterfassung Übersicht

Tipps zur Wahl des Zeiterfassungssystems

Bei der Wahl des Zeiterfassungssystems sollte darauf geachtet werden,

  • dass die Software die rechtlichen Anforderungen erfüllt: Beginn, Ende und Dauer müssen erfasst werden. Es sollte ebenfalls auf einen Blick ersichtlich sein, ob Ruhezeiten und maximale Arbeitszeiten eingehalten werden.
  • dass die Software auf den Arbeitsalltag der Architekten und Ingenieure zugeschnitten ist. So können Zeiten auf Projekte und Leistungsphasen gebucht werden und Soll/Ist-Vergleiche zu Projekten nachvollzogen werden.

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Autor: WEKA Redaktion