22.06.2021

Wann müssen Abmahnungen aus der Personalakte entfernt werden?

Fünf Minuten vor der Zeit – ist des Mitarbeiters Pünktlichkeit. Aber manch einer nimmt es damit allenfalls in Bezug auf den Dienstschluss so genau, bei Beginn weniger. Am Ende Abmahnung. Er bessert sich. Zwei Jahre geht es gut. Doch aus der Akte ist der Vermerk damit noch nicht heraus.

Abmahnungen Personalakte

Müssen Sie als Arbeitgeber die Abmahnung nach gewisser Zeit streichen?

Das hängt von mehreren Faktoren ab, insbesondere, ob die Abmahnungen berechtigt waren oder nicht. Die Rechtsprechung sieht durchaus die Gefahr, dass Abmahnungen das Persönlichkeitsrecht Ihres Arbeitnehmers verletzen können. Das könnte ihn in seinem beruflichen Fortkommen hindern. Unter bestimmten Voraussetzungen könnte Ihr Mitarbeiter daher die Entfernung einer Abmahnung aus seiner Personalakte verlangen.

Was haben unberechtigte Abmahnungen in der Akte zu suchen?

Nichts. Eine rechtswidrige Abmahnung würde das Persönlichkeitsrecht Ihres Arbeitnehmers grundsätzlich verletzen. Er hat deshalb einen Anspruch auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte. Wenn nötig, kann er diesen gerichtlich durchsetzen. Er könnte daher Sie als Arbeitgeber auf Entfernung der Abmahnung verklagen.

Wann wäre eine Abmahnung rechtswidrig?

Dann, wenn sie

  • formell nicht ordnungsgemäß zustande gekommen ist,
  • unrichtige Tatsachenbehauptungen enthält,
  • auf einer unzutreffenden rechtlichen Bewertung des Verhaltens Ihres Arbeitnehmers beruht oder
  • den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit verletzt.

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Dürfen rechtmäßige Abmahnungen in der Personalakte verbleiben?

Ja, das dürfen sie. Die Personalakte soll ja ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild Ihres Arbeitnehmers vermitteln. Aus diesem Grund kann er die Entfernung einer rechtmäßigen Abmahnung in der Regel nicht verlangen. Selbst wenn sich Ihr Mitarbeiter über längere Zeit nach der Abmahnung beanstandungsfrei betragen hat. Die Rechtsprechung sieht dann allerdings einen Verlust der Wirkung als Kündigungsvoraussetzung.

Sie als Arbeitgeber könnten daher bei einem erneuten Verstoß nicht auf die Abmahnung zurückgreifen und kündigen. Sie müssten dafür erst erneut abmahnen. Aber auch, wenn die erste Abmahnung in dieser Hinsicht bedeutungslos geworden ist, bleibt Ihr Dokumentationsinteresse als Arbeitgeber am Verbleib in der Personalakte geschützt. Das heißt, als Arbeitgeber könnten Sie möglicherweise später eine zu Recht erteilte Abmahnung würdigen und berücksichtigen wollen, z. B. für:

  • eine spätere Versetzung,
  • eine anstehende Beförderung,
  • eine Beurteilung im Zeugnis oder
  • im Rahmen einer Interessenabwägung bei einer späteren Kündigung.

Wie sieht es aus, wenn das Arbeitsverhältnis beendet ist?

Dann gilt eine andere Rechtslage. Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hätte Ihr Arbeitnehmer das Recht, von Ihnen als Arbeitgeber die Löschung von personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn die einstigen Zwecke ihrer Erhebung hinfällig sind. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses besteht keine Notwendigkeit mehr für die Aufbewahrung der Abmahnung in Bezug auf ihre Funktion, Ihren Arbeitnehmer vor arbeitsrechtlichen Konsequenzen zu warnen. Als Arbeitgeber könnten Sie am Erhalt der Abmahnung nach Ende des Arbeitsverhältnisses ein Interesse haben, um Schadenersatzansprüchen abzuwehren oder zu begründen.

Vor Gericht befindet sich der Mensch nicht in Gottes Hand – und Ihr Mitarbeiter nicht in Ihrer als Arbeitgeber. Wenn Sie ihm kündigen müssen oder wollen, sollten Sie einige Regeln beachten, damit Sie am Ende sich nicht vor Gericht und damit doch irgendwie in Gottes Hand befinden. Welche das sind, haben wir für Sie in dem Beitrag „Von der Abmahnung zur Kündigung: Die wichtigsten Infos für Arbeitgeber“ zusammengestellt.

Immer wieder unterlaufen weitreichende Fehler beim Ausspruch einer Kündigung. Sie können in der Regel dann nicht mehr korrigiert werden. Selbst routinierte Personalverantwortliche fragen bei Arbeitsrechtsexperten nach, wie ein rechtssicheres Kündigungsschreiben auszusehen hat. Die wichtigsten Aspekte dazu lesen Sie nach in unserem Beitrag „Mitarbeiter kündigen – Das müssen Arbeitgeber beachten“ – mit einem Exklusiv-Bericht zu dem seinerzeit Schlagzeilen machenden Fall Emely.

Autor: Franz Höllriegel