Fachbeitrag | Einkauf
27.01.2016

Gesprächskompetenz im Einkauf: Zielvereinbarungen

Ihre Kommunikation mit den Mitarbeitern im Einkauf ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für Ihre Arbeit. Nutzen Sie die Gespräche über eine Zielvereinbarung mit Ihren Leuten, um möglichst effizient im Einkauf zu arbeiten. Wer klare Ziele hat, wird alle zur Verfügung stehende Energie und Kraft zielgerichtet und damit effizient einsetzen.

Zielvereinbarung© Robert Kneschke /​ fotolia.com

Grundsätze für eine erfolgreiche Zielvereinbarung

  • Zeit für die Gespräche nehmen
  • Gegenseitige Erwartungen definieren
  • Gut auf das Gespräch vorbereiten
  • Ziele festlegen
  • Ziele gut formulieren
  • Den Mitarbeiter fordern, aber nicht überfordern
  • Klare Ziele formulieren
  • Ziele mit dem Unternehmensziel abgleichen
  • Auf das Wesentliche konzentrieren

Nehmen Sie sich Zeit für die Zielvereinbarung

In der Routine und durch den Zeitdruck des Tagesgeschäfts im Einkauf helfen Ziele, Prioritäten zu setzen und nutzlose Aktivitäten zu vermeiden.

Tipp

Die Zeit, die Sie sich einplanen, um mit Ihren Teammitgliedern im Einkauf die Ziele zu vereinbaren, ist keine reine Bürokratie. Diese Zeit ist gut investiert. Denn nur wer die Richtung kennt, kann auch sein Handeln  und seine Aktivitäten darauf ausrichten.

 

Wo geht es hin?

Im Zielvereinbarungsgespräch stimmen Sie sich mit Ihren Mitarbeitern ab, welche operativen Ziele im Rahmen der individuellen Tätigkeiten erreicht werden sollen.

Sie vereinbaren gemeinsam, welche Anforderungen innerhalb einer bestimmten Zeitspanne auf den Arbeitsplatz des Einzelnen zukommen. Weiterhin wird besprochen, welche Aufgaben daraus resultieren und welche Erwartungen Sie als Vorgesetzter und auch Ihr Mitarbeiter an die Erfüllung dieser Aufgaben haben.

Machen Sie sich bewusst, dass diese Zielvereinbarung entscheidend für die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Ihnen und Ihren Einkaufsmitarbeitern ist. Denn hier werden die gegenseitigen Erwartungen klar definiert.

Wichtig: Vorbereitung auf die Zielvereinbarung

Sie kennen es von so vielen Gesprächen, die Sie führen – sei es mit Mitarbeitern, Kollegen, eigenen Vorgesetzten oder Lieferanten: Ihre eigene Vorbereitung auf die Gespräche ist für Ihren persönlichen Erfolg und Ihren Zufriedenheitsgrad entscheidend.

Nutzen Sie die Checklisten zur Vorbereitung auf das Zielvereinbarungsgespräch mit Ihren Mitarbeitern, um die Organisation des Gesprächs sicherzustellen. Weiterhin ist es auch wichtig, dass Sie sich mit der Person auseinandersetzen. Planen Sie sich daher auch Zeit ein, um sich kurz auf Ihren Mitarbeiter vorzubereiten.

Leistungssteigerung durch das Festlegen von Zielen

Ziele sind für Sie und Ihre Mitarbeiter der Maßstab, mit dem Sie die Leistung messen können. Wenn Ihr Einkaufsteam weiß, was von ihm erwartet wird, kann jeder einzelne Mitarbeiter sich einschätzen und kontinuierlich verbessern. Langfristig kommt es so zu einer Steigerung der Leistung des Einkaufs insgesamt.

Ziele haben auch eine ganz wichtige Orientierungsfunktion. Sie binden Ihre Mitarbeiter in das gesamte Zielgefüge der Abteilung und des Unternehmens ein. Sie haben so die Chance, Ihren Einkaufsmitarbeitern zu vermitteln, wie sie mit der Erreichung Ihrer Ziele am Unternehmenserfolg mitarbeiten.

Die Formulierung der Ziele entscheidet mit

Richten Sie Ihr besonderes Augenmerk auf die Formulierung der individuellen Ziele Ihrer Mitarbeiter. Dies ist nicht immer einfach. Oft handelt es sich um reine Tätigkeitsbeschreibungen, wie sie z. B. schon in der Stellenbeschreibung
des Mitarbeiters zu finden sind. Machen Sie Ihren Mitarbeitern die Bedeutung und den angestrebten Zweck ihrer Tätigkeiten nochmals bewusst.

Tipp

Bei der Vereinbarung von Zielen im Gespräch mit Ihren Mitarbeitern geht es aber nicht in erster Linie darum, was sie zu tun haben, sondern welches Ergebnis erreicht werden soll. Somit geben Ziele an, was am Ende einer vereinbarten Zeitspanne beispielsweise erarbeitetet werden soll.

Ziele = definierte Endpunkte einer gewollten und geplanten Entwicklung

Ziel Ihrer Gespräche sollte es sein, dass Sie am Ende mit gut formulierten Zielvereinbarungen rausgehen. Diese beschreiben einen Endzustand, der zu einem bestimmten Zeitpunkt erreicht sein soll.

Tipp

Räumen Sie Ihren Mitarbeitern genügend Gestaltungsspielraum auf dem Weg dorthin ein. Dann können sie ihre Aufgaben erfolgreich bewältigen.

Mitarbeiter fordern, aber nicht überfordern

Zielvereinbarungen sollten dazu beitragen, den Mitarbeiter und sein Aufgabengebiet im Sinne der Unternehmensziele weiterzuentwickeln. Wer nicht gefordert wird, um das gesteckte Ziel zu erreichen, für den wird die Zielerreichung letztendlich auch kein Erfolgserlebnis sein. Doch auf der anderen Seite sollten Sie Ihre Mitarbeiter auch nicht überfordern.

Wenn sie von Anfang an das Gefühl haben, dass sie die vereinbarten Ziele niemals erreichen können (z. B. wenn die Aufgabenstellung zu schwierig erscheint), dann werden Ihre Mitarbeiter erst gar nicht den vollen Einsatz
bringen. Sie werden diese Aufgaben vor sich herschieben und sie nur mit halber Power – wenn überhaupt – angehen.

Tipp

Bleiben Sie also Realist: Unterscheiden Sie zwischen Ihren Wünschen und dem, was in einem angemessenen Zeitraum und mit angemessenem Aufwand von Ihren Mitarbeitern erreicht werden kann.

Formulieren Sie die Ziele klar und präzise

Ganz wichtig ist es auch, dass Sie Ihre Ziele sehr klar formulieren. Vermeiden Sie schwammige und ungenaue Ausdrücke (z. B. „Versuchen Sie Ihr Bestes …“). Es ist für Ihre Mitarbeiter sehr wichtig, dass Sie genau wissen, was das Ziel beinhaltet und anhand welcher Kriterien die Erreichung gemessen wird.

Tipp

Halten Sie Zielvereinbarungen immer schriftlich fest. Alles, was aufgeschrieben wird, ist in der Regel besser durchdacht und natürlich auch für beide Seiten verbindlicher. Sie haben gleichzeitig auch eine Grundlage für die Leistungsmessung und für die Kontrolle von Zwischenzielen etc.

Stellen Sie die Konstanz der Ziele sicher

Alle Ziele sollten sich an einer mittel- und langfristigen Unternehmensausrichtung orientieren. Daher sollten Sie die Ziele Ihrer Mitarbeiter im Einkauf dahingehend prüfen, ob Sie logisch aufeinander aufbauen und mit Ihren Einkaufs- und Unternehmenszielen vereinbar sind.

Tipp

Diese Beständigkeit benötigen Ihre Mitarbeiter als Orientierungshilfe. Sie geben Ihren Mitarbeitern so auch die Chance, dass sie genügend Zeit haben, Erfahrungen zu sammeln und Routine aufzubauen, um die Ziele zu erreichen. Springen Sie hin und her, dann nehmen Sie den Zielen die Kontinuität. So wird es für Ihre Mitarbeiter sehr schwer und der Erfolg wird langfristig ausbleiben. Die Unzufriedenheit wächst.

Weniger ist mehr – wie so oft

Dies gilt auch für Zielvereinbarungen. Wer zu viel auf einmal erreichen möchte, läuft Gefahr sich zu verzetteln, das Ziel aus den Augen zu verlieren und letztlich nichts zu erreichen. Konzentrieren Sie sich daher auf das Wesentliche. Die Erfahrung vieler Vorgesetzter und Personalverantwortlicher zeigt, dass sich drei bis fünf Ziele pro Zielvereinbarungsrunde als gut bewährt haben.

Viel Input zusammengefasst

Dass Zielvereinbarungsgespräche mit Mitarbeitern etwas Besonderes sind und auch gut vorbereitet sein sollten, haben wir Ihnen verdeutlicht. Damit es Ihnen leichter fällt, zielgerichtet vorzugehen, haben wir die wichtigen Punkte nochmals in zwei Checklisten für Sie zusammengefasst.

Fazit

Damit Sie und Ihre Mitarbeiter mit einem guten Gefühl aus den Zielvereinbarungsgesprächen gehen, sollten Sie gemeinsam sicherstellen, dass Sie sich beide den Zielen verpflichtet fühlen. Daher ist die Beteiligung und Integration der gesamten Teammitglieder an der Zielfindung und -vereinbarung essenziell für den langfristigen Erfolg der Einkaufsabteilung im Unternehmen.

Entscheidend dabei ist, dass Sie sich auf Ihre gute und kompetente Gesprächsführung mit Ihren Mitarbeitern verlassen können.

Hinweis

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Autor: Markus Lemme (Markus Lemme ist Berater und Trainer für die Bereiche Einkauf, Logistik und Verkauf.)

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