Fachbeitrag | Einkauf
01.02.2016

Erfolgreiche Verhandlungen – entscheidend ist die Vorbereitung

Ist die Vorbereitung auf eine Verhandlung wirklich schon die halbe Miete? Kann es sein, dass die Phase vor den Gesprächen wirklich so wichtig ist? Worauf sollten Sie besonders achten und wie arbeiten Sie möglichst effektiv? Das sind alles Fragen, die im Einkauf eine wichtige Rolle spielen – besonders wenn es um die Kommunikation mit Lieferanten geht, also die klassische Einkaufsverhandlung.

Verhandlungsführung im Einkauf© Picture-Factory /​ fotolia.com

Im Zusammenhang mit der Vorbereitung auf Verhandlungen sollten Sie sich intensiv mit ein paar Gedanken und Fragen beschäftigen. Wir haben die wichtigsten zum Thema Verhandlungsvorbereitung für Sie zusammengestellt.

Ist die Vorbereitung schon die halbe Miete?

Erfahrene Einkäufer und Verhandler werden Ihnen dies sehr schnell bestätigen. Aber warum ist dies so und wie kann  man möglichst schon während der Vorbereitung die Weichen für den Erfolg stellen? Sehr wichtig ist, dass Sie sich auf die drei „P“s der Vorbereitung konzentrieren:

  • Produkt
  • Person
  • Prozess

Wenn Sie sich gleichermaßen mit diesen drei Elementen während Ihrer Vorbereitungsphase beschäftigen, werden Sie  mit einer sehr klaren Position in die Verhandlung gehen können. Denn nur durch eine gute und intensive Vorbereitung  wird für Sie ersichtlich, wie Ihre Verhandlungsposition überhaupt ist.
Die intensive Vorarbeit ermöglicht es Ihnen, sich eine Verhandlungsstrategie zurechtzulegen, zu planen und letztlich anzugehen.

Welches sind die wichtigsten Elemente der Vorbereitung?

  • Wie bereits schon angesprochen, sollte sich Ihre Vorbereitung um die sogenannten drei „P“s drehen.
    Tragen Sie zum Thema „Produkt (Verhandlungsgegenstand)“ alle relevanten Informationen, die Sie bekommen können, zusammen – sowohl von internen als auch externen Quellen. So können Sie beispielsweise in der Verhandlung über Zugeständnisse bei Toleranzen, Materialspezifika etc. reden.
  • Bereiten Sie sich ausführlich auf die Person vor. Ihr Verhandlungspartner muss ein gutes Gefühl vermittelt  bekommen, dass er sich in einer echten Verhandlungssituation befindet. Dafür ist es notwendig, dass Sie sich mit dem Persönlichkeitsprofil (z. B. nach der DISG-Methode) Ihres Gegenübers beschäftigen. Sie werden  erkennen, dass Sie so individuell – wie Menschen nun einmal sind – auch in Verhandlungen darauf entsprechend einzigartig reagieren sollten, um erfolgreich zu sein.
  • Leider wird die Vorbereitung auf den Verhandlungsprozess oft stiefmütterlich behandelt und ein wenig  vernachlässigt. Tun Sie dies nicht. Denn nur, wenn Sie sich schon in der Vorbereitung Gedanken zum Ablauf der Verhandlung machen, werden Sie eher in der Lage dazu sein, die Situation zu jeder Zeit zu kontrollieren.
    Sie werden genau wissen, was Sie schon erreicht haben und wo Sie gerade stehen.

Expertenrat

Wenn man sich selbst sehr gut kennt, führt dies schon einmal zu Stabilität. Kennt man aber auch sein Gegenüber, geht  es noch einen Schritt weiter: Man verfügt über Verhandlungskompetenz und soziale Kompetenz. Es lohnt sich also sehr, sich mit den Verhandlungspartnern intensiv zu beschäftigen und sich ausführlich vorzubereiten.

Wie gestalte ich die 3 „P“s in der Vorbereitung möglichst effektiv?

Effektivität im Zusammenhang mit Einkaufsverhandlungen meint, dass Sie die Ziele erreichen, die Sie sich für diesen  speziellen Fall selbst gesteckt haben. Dies bedeutet also im Umkehrschluss, dass eine z. B. tagelange Vorbereitung überhaupt nichts nützt bzw. zur Effektivität beiträgt, wenn Sie nicht absolut zielorientiert vorgehen.

Wichtig ist, dass Sie sich Hintergründe und zusätzliche Informationen in der Vorbereitung nur dann erarbeiten, wenn Sie der Durchsetzung der definierten Verhandlungsziele dienen. Ansonsten verschwenden Sie Ihre Ressourcen und  machen dies schlichtweg „für die Katz“.

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Wie sichere ich die Effektivität der Vorbereitung auf Verhandlungen?

Erfahrene Einkäufer verweisen bei diesem Thema ganz klar auf die Zielsetzung und den Abgleich der Ziele während  der Vorbereitung. Es ist sehr entscheidend für die Effektivität der Vorbereitungselemente, dass Sie sich die Ziele immer wieder vor Augen führen und transparent machen. Natürlich ist dabei unumgänglich, dass Ihre Ziele für die Einkaufsverhandlung „SMART“ sind.

Was hat sich in den letzten Jahren in Sachen Vorbereitung getan?

Das Thema Vorbereitung von Verhandlungen hat noch vor einigen Jahren eher im Hintergrund gestanden bzw. die  Vorbereitung hat sich ganz stark auf das „Produkt“ fokussiert. Dies hat sich sehr stark gewandelt und die beiden weiteren Elemente „Person“ und „Prozess“ werden mit dem gleichen Stellenwert vorbereitet.

In erfolgreichen Einkaufsorganisationen geht man sogar einen Schritt weiter: Verhandlungsvorbereitungen werden dokumentiert und für alle transparent gemacht. D. h. Ihre Kolleginnen und Kollegen haben die Chance, auf Ihre  Ausarbeitungen zuzugreifen und diese für sich zu nutzen. Sie sparen Zeit und werden auch hier ein Stück weit  effektiver.

Gibt es Unterschiede bei der Vorbereitung, wenn es international und interkulturell wird?

Sobald internationale Verhandlungen anstehen, sollte automatisch die Vorbereitung auf die Personen und auf den  Prozess einen sehr hohen Stellenwert einnehmen. Bereiten Sie sich sehr ausführlich darauf vor.

Lernen Sie schon einige Besonderheiten zu internationalen Geschäftspartnern in dieser Ausgabe des EK-Profi aktuell kennen – und in den kommenden Ausgaben noch einiges mehr.

Tipp

Damit Sie aber während der Verhandlung die Fäden in der Hand halten können, ist es sehr wichtig, dass Sie sich mit allen Informationen zu den 3 „P“s vertraut machen und sich intensiv damit beschäftigen.

Kann man sich im Team vorbereiten?

Hierzu gibt es keine eindeutige Aussage. Es kann sicherlich hilfreich sein, wenn Sie sich die Vorbereitung teilen.Entscheiden Sie selbst, wenn Sie jemanden ins Boot holen möchten oder verteilen Sie ganz bewusst einige  Rechercheaufgaben.

Ein sehr wichtiger Punkt – bei dem Sie sicherlich Hilfe während der Vorbereitung benötigen – ist, wenn es um  technische Details geht. Dabei sollten Sie sich den Input und die Vorbereitungsassistenz bei Leuten holen bzw. mit jenen zusammenarbeiten, die über den notwendigen Background verfügen.

Gibt es ein System, das für Abteilungen am effektivsten ist?

In der Praxis erfolgreicher Einkaufsabteilungen hat sich gezeigt, dass einheitliche „Checklisten“ ein sehr gutes Tool sind, um effektiv und unkompliziert zu arbeiten.

Führen Sie diese Checkliste/-n verbindlich ein. Wenn sich alle im Team daran orientieren, wird sich automatisch ein gewünschter Verhandlungsstil etablieren können.

Tipp

Wichtig dabei ist, dass Sie gemeinsam mit Ihren Leuten die Checklisten z. B. in einem Workshop erarbeiten. So kann sich jeder mit seinen individuellen Einkaufserfahrungen einbringen und findet sich auch entsprechend wieder. Sie erhöhen so deutlich den Einsatz und die Akzeptanz dieser Werkzeuge.

Warum Sie auf keinen Fall unvorbereitet verhandeln sollten

Überlassen Sie das Ergebnis Ihrer Verhandlungen auf keinen Fall dem Glück oder dem Zufall. Natürlich kann das in  vielen Fällen gut ausgehen, doch es ist schlichtweg unprofessionell, so zu handeln.

Selbstverständlich werden auch Ihre Verhandlungspartner aufmerksam und wittern Morgenluft. Sie werden Ihre  schwache Position schamlos ausnutzen und als Sieger aus der Verhandlung hervorgehen.

Expertenrat

Nehmen Sie sich nicht selbst die Möglichkeit, flexibel zu reagieren. Ohne professionelle Vorbereitung können Sie  während der Verhandlung nichts in der Hinterhand haben, um vielleicht auch einen zweiten Weg zu beschreiten. Sie nehmen sich selbst die Chance für eine zweitbeste Lösung.

Nutzen Sie den Stellenwert der Vorbereitung

Fahren Sie mit einer professionellen und ausführlichen Vorbereitung schon einmal die halbe Miete ein. Kombiniert mit einer guten Verhandlungskompetenz, den richtigen Verhandlungstechniken usw. können Sie so fast nur als Sieger aus Ihren Verhandlungen herausgehen.

Mögliche Punkte, die Sie in eine Checkliste aufnehmen sollten

  • allgemeine Organisation
  • Agenda
  • Termin
  • Ort
  • Catering
  • Anreise
  • Teilnehmer
  • Rahmenprogramm
  • Verhandlungsgegenstand
  • Beschreibung
  • gemeinsame Ziele
  • Sachziele
  • Qualität
  • Logistikparameter
  • Beziehungsziele
  • eigene Ziele
  • Forderungen und Prioritäten
  • Motive des Verhandlungspartners
  • mögliche Zugeständnisse
  • Informationen zum Verhandlungsobjekt
  • Spezifikation
  • Herstellverfahren
  • Preisinformationen
  • Material
  • Bedarfe
  • Informationen zum Anbieter
  • Wettbewerber
  • Umsatz, Gewinn
  • Investitionsquote
  • Informationen zum Verhandlungspartner

 

Autor: Markus Lemme 

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