„Rote Tomaten“ und „tickende Uhren“ – Wie Sie die „Pomodoro-Technik“ nutzen
Vielleicht kennen Sie die Situation auch: Sie sitzen an Ihrem Schreibtisch und müssen konzentriert an einer Rede oder einem Statement arbeiten. Doch irgendwie ist die Konzentration schneller dahin, als Sie damit rechnen. Ständig werden Sie von etwas unterbrochen: Eine E-Mail, ein Anruf, ihre Assistenz. Wie Sie das verhindern und was Sie dazu benötigen, erfahren Sie mit der „Pomodoro-Technik“.
Unsere Arbeitswelt ist ständig im Wandel. Auch wenn es nach einer Floskel klingt, ist es doch wahr. Immer mehr Anforderungen werden auf immer weniger Personal verteilt – eine Konsequenz langjähriger Deregulierung. Auch Sie als Bürgermeister werden festgestellt haben, dass die Personaldecke in Ihrem Rathaus stetig immer dünner und die Sparauflagen stetig dicker werden. Die Aufgaben bleiben aber immer die gleichen: Reden schreiben, Stellungnahmen verfassen, Personalgespräche führen, Bürger sprechen usw. Gerade in konzeptionellen Phasen benötigen Sie aber Ruhe. Mit der Pomodoro-Technik kann Ihnen das gelingen.
Die Tomate
Pomodor (ital. Tomate) ist eine Technik, die darauf abzielt Ihre Arbeitsweise sinnvoll zu strukturieren. Nehmen Sie eine handelsübliche Küchenuhr (Francesco Cirillo, der diese Methode erstmals beschrieb, hatte einfach eine Küchenuhr in Form und Aussehen einer Tomate zur Verfügung) und stellen Sie sie auf 25 Minuten ein. (Ich persönlich erschrecke regelmäßig fast zu Tode, wenn sie losgeht, also nehme ich für Arbeiten an meinem PC meist ein gut strukturiertes Online-Tool wie das hier. In dieser Zeit stellen Sie die Synchronisation Ihres Mail-Accounts aus, leiten das Telefon um und geben die Anweisung, jetzt nicht zu stören. Konzentrieren Sie sich in dieser Zeit ausschließlich auf das vorher formulierte (und niedergeschriebene) Ziel. Arbeiten Sie nur an diesem Ziel und notieren Sie Gedanken und Einfälle auf einem gesonderten „Ideen-Blatt“.
Nach Ablauf der ersten Phase
Nach dem Ende der ersten Phase machen Sie fünf Minuten Pause. Dann beginnt der Zyklus erneut. Sollten sie drei bis vier Arbeitszyklen hinter sich gebracht haben, gönnen Sie sich eine Pause von ca. 30 Minuten. Sie werden sehen: Ihre Produktivität steigt, und Sie werden in kürzerer Zeit wesentlich mehr Ziele erreichen können.
Das grundlegende Prinzip
Dem Prinzip liegt schlicht die Aufteilung von Planung, Dokumentation, Konzentration und Veranschaulichung zugrunde. Zwar befürworten einige Autoren das Ticken einer handelsüblichen Küchenuhr, da es die Wahrnehmung der Zeit verändere. Das müssen Sie aber selbst entscheiden.
