31.08.2015

Alles auf einen Blick

Der Bürgermeisteralltag ist extrem vielseitig, was auch mitverantwortlich für den besonderen Reiz unserer Aufgabe ist. Diese Vielseitigkeit sorgt aber auch für Probleme: Man muss den Überblick behalten. Von einem guten Bürgermeister wird erwartet, dass er spontan die wesentlichen aktuellen Fakten parat hat. Aber wie soll das gelingen …?

Gipfel mit Wolken

Das müssen Sie als Bürgermeister doch wissen, oder?

Wie viele Plätze sind denn in welchen Kindergärten noch frei? Wann gibt es im Kindergarten in Ortsteil A Platzprobleme? Wie viele Bauplätze sind eigentlich im Baugebiet X noch zu verkaufen, und gibt es aktuell noch kommunale Wohnungen? Wie viele Flüchtlinge hat unsere Kommune bislang aufgenommen, und wo kommen die her? Stimmt die Steuerprognose mit den tatsächlichen Einnahmen überein, oder zeichnet sich ein Problem ab? Allesamt Fragen, die man als Bürgermeister beantworten können sollte, die aber in der Summe durchaus schwierig sein können.

Verschaffen Sie sich einen Überblick

In meiner Anfangszeit hat es mich sehr genervt, dass ich solche Fragen nicht immer beantworten konnte („Dein Vorgänger wusste das aber immer …“). Mittlerweile bin ich diesbezüglich deutlich souveräner geworden, habe aufgrund der Dauer meiner Amtszeit selbstverständlich einen besseren Überblick und habe mir geholfen, jederzeit einen aktuellen Überblick über die wesentlichen Kennzahlen und Daten meiner Kommune parat zu haben. Wie ich das anstelle, möchte ich Ihnen gern als kollegialen Ratschlag mit auf den Weg geben: Ich lasse mir einen Quartalsbericht erstellen. Das klingt hochtrabend und auf abschreckende Weise nach Heuschrecken und Betriebswirtschaftslehre, aber nicht alles, was aus der freien Wirtschaft kommt, ist Teufelszeug und im politischen Alltag unbrauchbar.

Was sollte drinstehen?

Die Frage nach dem Inhalt des Quartalsberichts ist von Kommune zu Kommune unterschiedlich zu beantworten. Hier gibt es keine allgemeingültige Antwort. Während in meiner Kommune die Frage nach kommunalen Wohnungen und Bauplätzen interessant ist, kann das in einer anderen Gemeinde gänzlich unwichtig sein. Für diese Kommune ist vielleicht der Belegungsplan eines Dorfgemeinschaftshauses sehr wichtig, was bei uns eher unbedeutend ist. Sie müssen sich also die Frage beantworten, welche Informationen Ihnen so wichtig sind, dass Sie sie gern quartalsweise aktuell in gebündelter, komprimierter Form erhalten möchten. Das muss auch nicht gleich zu Beginn für alle Ewigkeit festgelegt werden, sondern sollte sich an die aktuellen Rahmenbedingungen und an Ihre Bedürfnissen anpassen. Als ich damit vor drei Jahren angefangen habe, hatte ich beispielsweise noch keine Flüchtlingsstatistik in dem Bericht vorgesehen. Mittlerweile ist das einer der wichtigsten Inhalte.

Erzeugt das nicht mehr Arbeit, als es Nutzen bringt?

Ihre Mitarbeiter werden nicht begeistert sein, wenn Sie in Zeiten überbordender Bürokratie und Selbstverwaltung mit einer weiteren Statistik und regelmäßigen Aufgabe ums Eck kommen. Hier sollten Sie allerdings egoistisch sein: Lassen Sie Ihre Mitarbeiter arbeiten, damit Sie führen können und den Überblick behalten. Gehen Sie nicht selbst in den Maschinenraum und schaufeln Kohle, sondern bleiben Sie auf der Brücke und kümmern Sie sich um den Kurs. Ich habe bei mir im Rathaus einen Mitarbeiter als Verantwortlichen für diesen Bericht ernannt. Er fordert bei den zuständigen Kollegen die von mir gewünschten Daten an und fügt sie ohne große gestalterische Arbeit in ein vier- bis achtseitiges Dokument ein, je nach gewünschtem Umfang. Dieses Dokument lese ich mir durch und speichere es auf meinem Tablet und Handy, sodass ich auch unterwegs stets die aktuellen Daten parat habe. Sie sind der Kapitän und sollen den Kurs bestimmen – glauben Sie mir, ein regelmäßiger Bericht kann Sie dabei hervorragend unterstützen!

Autor: Rouven Kötter (Rouven Kötter ist Autor des WEKA-Newsletters "Bürgermeister aktuell".)