Fachbeitrag | Organisation und Dokumentation 20.07.2015

Man muss nicht alles wissen …

Es kommt oft vor, dass man als Bürgermeister in allen möglichen und unmöglichen Situationen zu allen möglichen und unmöglichen Sachverhalten gefragt wird. Von einem gut informierten und engagierten Rathauschef erwarten die Bürgerinnen und Bürger, dass er diese Fragen auch alle spontan beantworten kann, insbesondere auch im Rahmen von Gremiensitzungen. Aber leider werden wir in unserem Arbeitsalltag mit so vielen Fakten, Informationen und Zwischenständen überhäuft, dass wir das keinesfalls alles behalten können.

Mann wirft Papiere in die Luft

Alles Wissenswerte dabei

Ich fluche oft genug über die moderne Technik und ihre Auswirkungen, von der Entpersonalisierung bis hin zur unmenschlichen und aus meiner Sicht sehr ungesunden Arbeits- und Alltagsbeschleunigung. Ich habe sogar schon in einem Beitrag über meine Rückkehr zum handschriftlich geführten Kalender und die damit verbundenen Vorteile berichtet. Es gibt aber auch zahlreiche Gelegenheiten, bei denen uns die moderne Technik sehr hilfreich sein kann. So habe ich einen Ordner auf meinem Computer, der zahlreiche aktuelle und wichtige Informationen enthält. Dort sind beispielsweise der Haushaltsplan mit Anlagen, Einwohnerstatistik, Gebührenübersicht oder auch der aktuelle Stand zur Flüchtlingsunterbringung gespeichert. Diesen Ordner synchronisiere ich regelmäßig mit meinem Tablet-Computer. Ich nutze dafür ein Programm namens „Documents-to-go“, aber es gibt sicher zahlreiche andere Programme, die das ebenfalls beherrschen. Man kann die Daten auch mit dem Smartphone synchronisieren, dann hätte man die Informationen tatsächlich fast immer dabei, aber mir war das Handling zu schwierig und das Display zu klein.

Was ist eigentlich wichtig?

Wie schon bei meiner Ausmist-Aktion im Rahmen meiner Bürorenovierung habe ich auch die Einrichtung dieser neuen technischen Möglichkeit zum Ausmisten genutzt. Dieses Mal musste ich mir allerdings keine dreckigen Klamotten anziehen und anschließend kiloweise Altpapier entsorgen. Das Ausmisten des digitalen Datenbestands erfordert stattdessen Geduld, Zeit und gute Nerven. Zunächst habe ich mir die Frage gestellt, welche Informationen ich wirklich benötige und wie ich sie strukturieren kann, damit ich im Fall der Fälle auch finde, was ich suche. Das lässt sich keineswegs allgemeingültig beantworten. Hier muss jeder seine eigene Informationsstruktur entwickeln und aufbauen. Ich habe meine mittlerweile mehrfach modifiziert. Nachdem ich meine erste Ordnerliste erstellt hatte, bestand sie aus den Unterkategorien Reden, Verwaltung, Aktuelle Projekte, Statistik/Controlling, Lesenswert, Haushalte, Gremien und Fotos/Logos. Anschließend wurde jedes Dokument auf meinem Rechner angepackt und entsprechend verschoben, per Mail zur Ablage delegiert oder gelöscht. Sie werden sich wundern, wie wenig da übrig bleibt.

Es gibt aber Dinge, die ich nicht löschen möchte, aber auch nicht täglich brauche

Dann legen Sie sich zusätzlich einen Archivordner an und speichern Sie die entsprechenden Dokumente dort. Wahrscheinlich werden Sie diesen Ordner selten bis gar nicht öffnen, aber er kann durchaus der Beruhigung dienen. Viel Spaß beim Ausmisten!

Autor: Rouven Kötter (Rouven Kötter ist Autor des WEKA-Newsletters "Bürgermeister aktuell".)