Lohnsteuerpauschalierung

Als Arbeitgeber können Sie in bestimmten Fällen Lohnsteuer pauschal ermitteln und ans Finanzamt abführen. Damit ergibt sich für Ihren Arbeitnehmer ein Lohnbezug, aber keine individuelle Lohnversteuerung. Nach der Rechtsprechung sind dabei Zusatzleistungen zu beachten.

Aus welchen Grund können Sie als Arbeitgeber Lohnsteuer pauschalieren? 

Wenn Sie Lohnsteuer nachzahlen müssen. Dazu kann es kommen zumal:  

• in Lohnsteueraußenprüfungen  
• bei der Lohnsteuernachschau
• während normaler Betriebsprüfungen 
• bei Gewährung von sonstigen Bezügen in größerer Zahl 

Grund dafür ist die bisherige falsche Anwendung von Lohnsteuervorschriften: Ergebnis: das Finanzamt hat die Lohnsteuer nicht ordnungsgemäß einbehalten. Liegt ein solcher Fall vor, kann die Lohnsteuer pauschal ermittelt werden, wenn sie insgesamt bei der größeren Zahl von Fällen nachzuerheben ist. Dazu stellen Sie als Arbeitgeber einen entsprechenden Antrag.  

Sonstige von Ihnen als Arbeitgeber gewährte Bezüge, bei denen Sie auf Antrag Lohnsteuer pauschal versteuern. sind alle Vergütungen, die nicht zum laufenden Arbeitslohn gehören, wie z.B.:  

• Tantiemen
• Weihnachtszuwendungen
• Erholungsbeihilfen
• Abfindungen 

Gibt es Vorgaben für die Pauschalierung? 

Ja, Pauschalierungsmöglichkeiten, bei denen der Steuersatz schon vorgegeben ist, sind: 

• 25 % Lohnsteuer 

1. arbeitstägliche Mahlzeiten, wenn diese unentgeltlich oder verbilligt abgegeben werden (oder entsprechende Barzuschüsse): Es darf sich allerdings nicht um einen vereinbarten Lohnbestandteil handeln.
2. Arbeitslohn aus Anlass von Betriebsveranstaltungen
3. Erholungsbeihilfen innerhalb bestimmter Grenzen (§ 40 Abs. 2 Nr. 3 Einkommensteuergesetz, EStG)
4. Verpflegungsmehraufwendungen von höchstens 100 % über den Steuerfrei-Grenzen 
5. Übereignung von Datenverarbeitungsgeräten wie Zubehör und Internetzugang oder bei Zuschüssen von Ihnen als Arbeitgeber für die Internetnutzung
6. Übereignung einer Ladevorrichtung für Elektrofahrzeuge
7. Übereignung eines betriebliches Fahrrades
8. für alle in § 3 Nr. 15 EStG genannten Bezüge eines Kalenderjahres einheitlich, wenn die Steuerfreiheit selbst nicht greift, wie z.B. Fahrten in öffentlichen Verkehrsmitteln zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, selbst wenn Sie sie Ihrem Arbeitnehmer nicht zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewähren
9. kurzfristig Beschäftigte

• 15 % Lohnsteuer 

1. Zuschüsse für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte
2. Sachbezüge in Form einer unentgeltlichen oder verbilligten Beförderung Ihres Arbeitnehmers zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, soweit nicht nach § 3 Nr. 15 EStG ohnehin steuerfrei

• Andere Steuersätze 

1. Bei Zukunftssicherungsleistungen können bestimmte Beträge mit 15 % oder 20 % besteuert werden.
2. bei Minijobbern: zwei % oder 20 %
3. Aushilfskräfte in der Land- und Forstwirtschaft: fünf %
4. Sonderregelung für sog. Miles & More-Programme: 2,25 %
5. Gewährung bestimmter Sachbezüge: 30 %

Sind Sie als Arbeitgeber damit auch bei Sozialversicherung entlastet? 

Nein, im Regelfall löst eine Pauschalierung der Lohnsteuer zwar Sozialversicherungsfreiheit aus, aber nicht bei allen Lohnsteuerpauschalierungen ist Sozialversicherungsfreiheit vorgesehen. Grundsätzlich ist sie ausgeschlossen, wenn Sie erst im Nachhinein z.B. in einer Lohnsteueraußenprüfung von einer individuellen Besteuerung auf eine Lohnsteuerpauschalierung wechseln. Aber keine Regel ohne Ausnahme: beispielsweise keine Sozialversicherungsfreiheit löst aus die besondere Pauschalierung bei  

• Sachbezügen  
• Lohnsteuernachzahlungen aus Betriebsprüfungen  
• bei der Gewährung von Sachbezügen 30 % Lohnsteuer  
• Sonderregelungen bei Vergütungen für Minijobber. 

Welche Regeln genau bestehen für Lohnsteuerpauschalierung?  

Das Einkommensteuerrecht lässt einige Lohnsteuerpauschalierungen für besondere Fälle zu. Eine davon ist die Lohnsteuerpauschalierung mit einem besonderen Steuersatz.  

Wann ist diese Art der Pauschalierung möglich zu welchem Steuersatz? 

Wenn Sie als Arbeitgeber bei dem für Sie zuständigen Betriebsstättenfinanzamt einen entsprechenden Antrag stellen, kann es die Erhebung der Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz, soweit Sie als Arbeitgeber 

• sonstige Bezüge in einer größeren Zahl von Fällen gewähren oder
• die Lohnsteuer nicht vorschriftsmäßig einbehalten haben und deswegen Lohnsteuer in einer größeren Zahl von Fällen nachzuerheben ist. 

Wann liegt eine größere Anzahl von Fällen vor? 

Ohne weitere Prüfung, wenn Sie gleichzeitig mindestens 20 Angestellte in die Pauschalbesteuerung einbeziehen. 

Kann eine Pauschalbesteuerung auch für wenige erfolgen? 

Ja, aber nur ausnahmsweise unter Berücksichtigung der besonderen Verhältnisse bei Ihnen als Arbeitgeber und der mit der Pauschalbesteuerung angestrebten Vereinfachung auch bei weniger als 20 Angestellten.  

Wie hoch ist der für diese Art der Lohnsteuerpauschalierung festgelegte pauschale Lohnsteuerbetrag?  

Da gibt es keinen. Es kommt darauf an, wie plausibel Ihre Ermittlung ist. Dabei berücksichtigt das Finanzamt die normale Lohnsteuerbelastung des einzelnen Arbeitnehmers. Außerdem zieht es in Betracht die Tatsache, dass die Übernahme der Lohnsteuer durch Sie als Arbeitgeber einen geldwerten Vorteil für die Arbeitnehmer darstellt. 

Was bedeutet das für Sie als Arbeitgeber und Ihren Arbeitnehmer?  

Letzterer wird nicht belastet. Dafür übernehmen Sie als Arbeitgeber praktisch seine Lohnsteuer zuzüglich der Versteuerung dieses geldwerten Vorteils. Dadurch ersparen Sie als Arbeitgeber sich wiederum Arbeitsaufwand, Sie brauchen ja keine individuellen Lohnsteuerermittlungen oder Korrekturen von Lohnabrechnungen durchführen. 

Wie ermitteln Sie den pauschalen Steuersatz? 

Sie können als Arbeitgeber Ihrer Verpflichtung, den durchschnittlichen Steuersatz zu errechnen, dadurch erfüllen, dass Sie folgendes ermitteln: 

1. den Durchschnittsbetrag der pauschal zu versteuernden Bezüge,
2. die Zahl der betroffenen Arbeitnehmer nach Steuerklassen getrennt in folgenden drei Gruppen:
3. Arbeitnehmer in den Steuerklassen I, II und IV,
4. Arbeitnehmer in der Steuerklasse III und
5. Arbeitnehmer in den Steuerklassen V und VI sowie
6. die Summe der steuerpflichtigen Jahresarbeitslöhne der betroffenen Arbeitnehmer.

Bei Bedarf können Sie als Arbeitgeber eine repräsentative Auswahl der Arbeitnehmergruppen ermitteln und Daten des Vorjahrs zugrunde legen. Für jede der genannten Arbeitnehmergruppen ermitteln Sie als Arbeitgeber sodann den Steuerbetrag, dem der Durchschnittsbetrag der pauschal zu versteuernden Bezüge unterliegt, wenn er dem durchschnittlichen Jahresarbeitslohn hinzugerechnet würde. 

Wie berechnen Sie die durchschnittliche Steuerbelastung? 

• Sie multiplizieren Steuerbeträge mal Zahl der in der entsprechenden Gruppe erfassten Arbeitnehmer
• Sie teilen das sich hieraus ergebende Produkt der Steuerbeträge durch die Gesamtzahl Ihrer Arbeitnehmer
• und den Durchschnittsbetrag der pauschal zu besteuernden Bezüge ist hiernach die durchschnittliche Steuerbelastung zu berechnen, der die pauschal zu besteuernden Bezüge unterliegen. 

Eine detaillierte Berechnungsanweisung findet sich in Lohnsteuerrichtlinie 40.1 zu § 40 EStG. „Ein Beispiel zur Berechnung des pauschalen Steuersatzes“ haben wir Ihnen unter www.lohn-und-gehaltsprofi. de hinterlegt. 

Wonach bemessen Sie gewährte Zusatzleistungen? 

Nach den arbeitsvertraglich geregelten Entgeltmodalitäten. So hat das Landessozialgericht (LSG) Baden-Württemberg entschieden, dass es bei der Prüfung, ob von Ihnen als Arbeitgeber durch Entgeltumwandlung gewährte Zusatzleistungen in Gestalt von Internetpauschalen, Kindergartenzuschüssen, Kosten für Fahrten von der Wohnung zur Arbeitsstätte sowie Restaurantgutscheinen beitragspflichtiges Arbeitseinkommen u.a. gemäß § 14 SGB IV darstellen, kommt es nicht auf die davor geltenden Vergütungsmodalitäten an, sondern es sind ausschließlich die im Zeitpunkt des Zuflusses der zu prüfenden Leistungen geltenden arbeitsvertraglichen Regelungen zu prüfen (Urteil vom 12.05.2023 L 8 BA 373/22).   

• 14 Abs. 1 Satz 1 SGB IV gehe vom ungekürzten, nicht um Abgaben, Werbungskosten, Sonderausgaben und ähnliche Beträge geminderten Bruttolohn aus. Das Bruttolohnprinzip ergebe sich aus dem Zusammenhang mit Abs. 2 Satz 1 dieser Vorschrift. Bei Vereinbarung eines Nettolohnes erfolge die Hochrechnung auf den Bruttolohn, der Grundlage für die Berechnung der Beiträge ist. Das Prinzip erfahre hierdurch eine gewisse Bestätigung mit dem darin enthaltenen Abzugsverbot für umgewandeltes Entgelt. Daraus folge insgesamt, dass das Arbeitsentgelt um Abzugsbeträge oder andere Aufwendungen und Belastungen ohne ausdrückliche Grundlage im Gesetz nicht vermindert werden kann. Das Bruttolohnprinzip sei auch bei Entgeltumwandlungen zu beachten, indem die schlichte Überwälzung von Kosten durch Abzug vom Lohn des Arbeitnehmers die Beitragsbemessungsgrundlage nicht verringere. Diese weite Begriffsbestimmung des Arbeitsentgelts verhindere, dass Beschäftigte und Arbeitgeber sich, anders als im Steuerrecht, zusätzlich durch Abschreibungen, Investitionen, Vermögensdispositionen und andere Abzüge vom Lohn arm rechnen und dadurch die Versicherungs- und Beitragspflicht oder die Vorschriften über das Ruhen der Leistungsansprüche beim Zusammentreffen mit Einnahmen aus einer Beschäftigung umgehen. 

Hat das Gericht etwas zur Beitragspflicht gesagt? 

Ja, und zwar stellen von Ihnen als Arbeitgeber durch Entgeltumwandlung unter Freiwilligkeitsvorbehalt und ohne Anerkennung einer Rechtspflicht für die Zukunft gewährte Zusatzleistungen stellen dann kein beitragspflichtiges Einkommen dar, wenn es sich bei den freiwilligen Zusatzleistungen um von der Grundvergütung rechtlich getrennte Leistungen und nicht um Surrogate derselben handelt.

Dies ist dem Urteil zufolge dann der Fall, wenn die durch die Entgeltumwandlung verminderte Grundvergütung auch bei Wegfall der Zusatzleistung weiterhin gilt und daher in einem solchen Fall nicht automatisch wieder Anspruch auf die Grundvergütung in der ursprünglichen Höhe besteht. Allein die rechtliche Abtrennbarkeit und Eigenständigkeit ist maßgeblich. Deswegen ist die Ausweisung der Verminderung der Grundvergütung als Lohnverzicht in den Gehaltsabrechnungen für das Gericht kein maßgebliches Kriterium. Wesentlich sei vielmehr, dass Höhe und Fortbestehen der Verringerung der Grundvergütung rechtlich getrennt und unabhängig vom Bestand der freiwilligen Leistungen vereinbart wurden.