Auslandsreisekosten 2025: Neue Pauschalen, neue Spielregeln

Zum 1. Januar 2025 sind erneut zahlreiche Pauschbeträge für beruflich bedingte Auslandsreisen angepasst worden. Das betrifft sowohl die Verpflegungsmehraufwendungen als auch Übernachtungskosten – in einigen Ländern zum Teil deutlich. Das aktuelle BMF-Schreiben vom 02.12.2024 legt fest, wie Unternehmen – insbesondere in der Führungsebene – diese Pauschalen rechtskonform und steuerlich effizient nutzen können.

Zuletzt aktualisiert am: 10. Oktober 2025

Auslandsreisekosten 2025: Neue Pauschalen, neue Spielregeln — © bernardbodo / Getty Images Plus

Inhalt

Pauschalen gelten für Unternehmer und Arbeitnehmer gleichermaßen

Die neuen Pauschbeträge gelten sowohl für Arbeitnehmer auf Dienstreise als auch für Geschäftsführer und Unternehmer, die ihre eigenen Reisekosten als Betriebsausgaben geltend machen möchten.

Spesenerstattung durch den Arbeitgeber: Steuer- und sozialversicherungsfrei bis zur Pauschalhöhe.
Werbungskostenabzug bei Selbstzahlern: Auch möglich, wenn keine Erstattung erfolgt – bis zur Pauschale.
Betriebsausgaben bei Selbstständigen: In voller Höhe ansetzbar, sofern kein privater Anteil besteht.

So funktioniert die Berechnung der Spesen

Eintägige Reise ins Ausland: Es gilt der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsorts im Ausland.
Mehrtägige Reisen:

- Anreisetag: Pauschale des Orts, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird.
- Abreisetag: Pauschale des letzten Tätigkeitsorts.
- Zwischentage: Jeweils die Pauschale des Ortes, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wurde.

Verpflegung durch den Arbeitgeber = Kürzung der Pauschale

Wenn Mahlzeiten gestellt werden, sind die Verpflegungspauschalen wie folgt zu kürzen:

Frühstück: –20 %
Mittag- oder Abendessen: –40 % (jeweils)

Wichtig: Es zählt nicht, ob die Mahlzeit tatsächlich eingenommen wurde – allein die Bereitstellung führt zur Kürzung.

Übernachtungskosten: Pauschale vs. Belegnachweis

Die Übernachtungspauschalen dürfen ausschließlich für Erstattungen durch den Arbeitgeber genutzt werden. Für die Einkommensteuer gilt:

Werbungskostenabzug für Übernachtungen nur bei Einzelnachweis per Rechnung
Der Arbeitnehmer muss nachweisen, was ihm tatsächlich entstanden ist
Arbeitgeber kann pauschal erstatten – bis zur festgelegten Länderpauschale, ohne Abgaben

Besonderheiten bei aufeinanderfolgenden Reisen

Schließt sich an eine Auslandsreise direkt eine weitere Geschäftsreise an, gilt für diesen Tag die höhere Verpflegungspauschale.

Beispiel:
Reiseende in Österreich, am selben Tag Weiterflug nach Kanada → Es gilt die höhere Pauschale für Kanada (Anreisetag).

Fazit: Wer vorbereitet ist, spart Zeit und Steuern

Die neuen Pauschalen 2025 bieten Führungskräften, Unternehmern und HR-Verantwortlichen eine verlässliche Basis für die rechtssichere Abrechnung von Reisekosten. Achten Sie insbesondere auf: