QM-Teams führen: Das sollten Sie unbedingt beachten

Niemand ist eine Insel – diesen Satz können erfolgreiche Qualitätsmanager immer unterschreiben. Ambitionierte Ziele und Projekte werden nie allein verwirklicht, dazu ist immer ein gut funktionierendes Team notwendig. Dabei ist es meist unerheblich, ob Teams mit einer festen hierarchischen Struktur dauerhaft etabliert oder nur temporär für ein bestimmtes Projekt gleichrangig gebildet werden sollen. Wie es ein ehemaliger Bundeskanzler gesagt hat – entscheidend ist, was hinten herauskommt.

Ohne Führung geht es nicht

Wenn QM-Teams gebildet werden müssen, ist immer auch eine Teamleitung erforderlich. Obwohl die einzelnen Teammitglieder so viel wie möglich eigenverantwortlich entscheiden und regeln sollen, ist es unerlässlich, dass ein bestimmter Mitarbeiter – wahrscheinlich Sie selbst – die Funktion des Verantwortlichen zwischen dem Team und der übergeordneten Führungsebene einnimmt.

Der Teamleitung obliegt es, diverse Aufgaben zu bewältigen – von der Vorbereitung über die Realisierung bis hin zum Abschluss des Projekts. Dies beinhaltet auch die Koordination der verschiedenen Tätigkeiten der Teammitglieder, die Konfliktlösung und das Verhandeln wichtiger Punkte der Teamarbeit.

Für all diese Bereiche ist der individuelle Führungsstil entscheidend. Kein Führungsstil ist immer goldrichtig – Sie können und sollten deshalb je nach Situation zum richtigen Mittel greifen. Entsprechende Entscheidungen müssen dann getroffen werden, wenn es keine ernstzunehmenden Argumente dagegen gibt.

Personal bildet im Regelfall den größten Kostenblock

Ganz klar – jedes Projekt erfordert personelle und materielle Ressourcen. Die Personalkosten machen in den meisten Fällen den Löwenanteil aus. Daher ist es ganz wichtig, hier nicht von falschen – sprich unzureichenden – Voraussetzungen auszugehen, sonst ist ein Scheitern des Projekts (oder der dauerhaften Aufgabe) meist vorprogrammiert. Es kommt in vielen Unternehmen vor, dass der personelle Aufwand in der Planung zu optimistisch eingeschätzt wird. Dieser Fehler fällt den Verantwortlichen fast immer auf die Füße, Vorgesetzte zeigen dafür meist kein Verständnis.

Stellen Sie Ihr QM-Team richtig zusammen

Je nach Größe und Umfang der Aufgabe haben Sie die Projektplanung entweder selbst oder im Rahmen eines Kernteams erstellt. In einem weiteren Schritt geht es dann darum, die passenden Teammitglieder zu finden. Ausschlaggebend sind hier natürlich die betriebsinterne Verfügbarkeit und die individuellen Fähigkeiten und Kenntnisse der relevanten Personen. Bezüglich letzterem wird in vielen Unternehmen oder Abteilungen häufig die Auffassung kommuniziert, dass ein bestimmter oder gar mehrere Mitarbeiter nahezu jede Aufgabe selbst bewältigen können (Beliebter Spruch von Bob, dem Baumeister: „Yo, wir schaffen das!“). Die Realität sieht dann manchmal ganz anders aus.

Commitment der Teammitglieder ist ausschlaggebend

Unabhängig von der Qualifikation und den Kenntnissen der potenziellen Mitgliedern Ihres QM-Teams sollten Sie natürlich Mitarbeiter bevorzugen, die freiwillig am Projekt mitarbeiten wollen und nicht gegen ihren Willen von ihrem jeweiligen Vorgesetzten zur Teilnahme „verdonnert“ werden. Es ist viel einfacher, mit Kollegen zu arbeiten, die zur Mitarbeit motiviert sind und das entsprechende „Commitment“ besitzen. Um dies realistisch erkennen zu können, sind entsprechende Vorgespräche mit den jeweiligen Teamkandidaten m. E. unverzichtbar. Fragen Sie in einem solchen Gespräch ganz offen, ob sich der Mitarbeiter mit dem Projekt identifizieren kann. Nach dem Gespräch sollten Sie die Antworten der Kollegen reflektieren. Sie können dazu die nachfolgende kleine Checkliste nutzen.

Checkliste Gespräch mit potenziellen Teammitgliedern

Teambuilding ist ein Entwicklungsprozess

Ein neues Team entwickelt sich im Laufe der Zeit. Geben Sie den einzelnen Mitgliedern – aber auch der Gruppe – ausreichend Raum, ihre individuellen und kollektiven Stärken zu entwickeln. Ihr QM-Team muss nicht immer genau so vorgehen, wie Sie es im jeweiligen Einzelfall tun würden – Hauptsache, die Ergebnisse stimmen. Manchmal muss man sogar Fehler bewusst zulassen, um bestimmte Lerneffekte zu erzielen.

Respektieren Sie Ihr Team, und es wird auch Sie respektieren Wichtig ist m. E. aber immer, sich danach die Zeit zu nehmen, um Entscheidungen dem Team entsprechend zu erklären. Dies bedeutet nicht, dass Sie seelenruhig zusehen sollten, wenn Ihr Projekt vor die Wand fährt. In einer Krisensituation müssen Sie umgehend und eindeutig reagieren – für Konsensgespräche fehlt dann meist die Zeit.

Informelle Treffen wirken manchmal Wunder

Im Laufe der Zeit kommt es nahezu in jedem Projekt zu Situationen, in denen sich die Stimmung verschlechtert und die Motivation abflaut. Hier ist es wichtig, zwischen eigentlich unproblematischen Stimmungsverschlechterungen und echten Konflikten zu unterscheiden. Im ersten Fall können Unterforderung, Langeweile, das Ausbleiben schneller Erfolge oder unzureichende Arbeitsbedingungen die Ursache sein. Gegen unzureichende Arbeitsbedingungen (bspw. zu kleine Räumlichkeiten, schlechtes Arbeitsmaterial oder andauernde Störungen) können Sie meist selbst vorgehen. Gleiches gilt für Unterforderung oder Langeweile (hier kann der interne Wechsel von Arbeitsrollen bzw. -aufgaben oft schnelle Erfolge bewirken).

Ein informelles Treffen bietet übrigens auch den Vorteil, dass Sie die Stimmung und die jeweiligen Konflikte unter den Teammitgliedern besser einschätzen können – die meisten Menschen verhalten sich in solchen Situationen offener als Sie es am Arbeitsplatz tun.

Es muss nicht immer das dreitägige Outdoor-Survival-Event sein, das ein Team zusammenschweißt – auch kleinere Maßnahmen wie ein gemeinsamer Restaurant- oder Kneipenbesuch können die Stimmung oft signifikant verbessern.

Konflikte im QM-Team analysieren und ernst nehmen

Teamkonflikte müssen oft keine gravierenden Ursachen haben – auch vermeintliche Bagatellen reichen aus. Wichtig ist es, dass Sie die jeweiligen Ursachen für den Konflikt ermitteln. Handelt es sich eventuell um einen Konflikt zwischen zwei oder drei Teammitgliedern oder ist die ganze Gruppe durch das Verhalten eines einzelnen Mitarbeiters betroffen? Konflikte entstehen im Grunde überall dort, wo Menschen zusammenarbeiten müssen. Es ist in der Regel immer besser, die dafür verantwortlichen Problemursachen zu erkennen und konstruktive Lösungen zu entwickeln, anstatt defensiv zu bleiben und vornehme Zurückhaltung zu üben. Im Allgemeinen helfen die folgenden Schritte häufig weiter, wenn eine Situation in einer Besprechung zu eskalieren droht:

1. Hören Sie sich zunächst die Konfliktpartner nacheinander an (ohne Bewertung).
2. Versuchen Sie, negative Emotionen bei den Beteiligten abzubauen (Verständnis für die Gefühle der Betroffenen zeigen).
3. Verlagern Sie die Diskussion von der Gefühls- auf die Sachebene (konstruktiven Dialog führen – bspw. durch die Frage, was wir jetzt besser machen können).
4. Suchen Sie neutrale Kriterien für die Beschreibung des Problems.
5. Formulieren Sie gemeinsame Ziele.
6. Erarbeiten und bieten Sie Lösungsvarianten an.
7. Beraumen Sie bei ausbleibendem bzw. mangelndem Konsens mit den Beteiligten möglichst kurzfristig einen neuen Termin an.

Je nach Schwere des Konflikts kann eine interne oder externe Mediation durch Dritte weiterhelfen, bevor zu arbeitsrechtlichen Konsequenzen gegriffen werden muss. Meist ist die Mediation unter Kostengesichtspunkten günstiger als ein langwieriges gerichtliches Verfahren.