21.03.2021

Alles Wichtige zum Managementhandbuch Energie

✔️ Warum? ✔️ Wie aufgebaut? ✔️Worauf müssen Sie achten? Diese und mehr Fragen zu Managementhandbuch Energie klären wir in diesem Beitrag.

Managementhandbuch Energie

Das Managementhandbuch Energie ist eine geordnete Sammlung von Dokumenten des Energiemanagementsystems (EnMS). Es beschreibt:

  • die Abläufe im Unternehmen, die mit dem EnMS verbunden sind
  • verantwortliche Bereiche und Personen und
  • erfüllt im Allgemeinen die Anforderungen an die Dokumentation, die die ISO 50001 stellt.

Alle am EnMS beteiligten Mitarbeiter haben darauf Zugriff und können sich so jederzeit über den aktuellen Stand der Maßnahmen und Projekte sowie über die Ergebnisse informieren. Auch neuen Mitarbeitern erleichtert das Handbuch den Umgang mit dem EnMS.

Hinweis

Das Handbuch Energiemanagement kann andere, bereits bestehende Managementhandbücher im Unternehmen ergänzen. Dann jedoch müssen Sie zusätzliche Dokumentationsanforderungen der ISO 50001:2018 (etwa zu Methodik und Kriterien der energetischen Bewertung) beachten.

Ist ein Managementhandbuch notwendig?

Die ISO 50001:2018 fordert von Unternehmen nicht, dass sie ihre Dokumentation in Form eines Managementhandbuchs führen. Allerdings taucht in der Norm immer wieder der Begriff „dokumentierte Information“ auf. So sind beispielsweise die Energiepolitik, Ziele und Energieziele, Aktionspläne, die Planung der Energiedatensammlung, Ergebnisse der Managementbewertung und zahlreiche weitere dokumentierte Informationen gefordert. In welcher Form und Komplexität Sie diese vorhalten, bleibt Ihnen überlassen.

In der Praxis ist hier ein Managementhandbuch sehr zu empfehlen, weil es einer systematischen, einheitlichen und gut auffindbaren Dokumentation den Weg ebnet. Der große Vorteil eines Handbuchs ist ja, dass es einen zentralen Zugang zur gesamten EnMS-Dokumentation schafft, über den jeder Betroffene Bescheid weiß.

Welche Inhalte gehören ins Managementhandbuch Energie?

Das Handbuch gibt Auskunft über die grundsätzliche energiepolitische Ausrichtung eines Unternehmens und über die daraus abgeleiteten strategischen und operativen Energieziele. Auch das Anwendungsgebiet des EnMS und seine Grenzen sind im Handbuch definiert.

Sie sollten das Energiemanagement-Handbuch analog zur ISO 50001:2018 aufbauen – also die Gliederung dieser Norm übernehmen.

Zu den wichtigsten Inhalten gehören Vorlagen, die es den Mitarbeitern ermöglichen, ein EnMS im Unternehmen umzusetzen. Solche Vorlagen sind unter anderem:

  • Arbeitsanweisungen
  • Prozessbeschreibungen
  • Organisationspläne (Schulungspläne, Organigramme zur Kommunikation, Auditpläne)
  • technische Dokumentationen
  • Checklisten
  • weitere unternehmensspezifische Aufzeichnungen

Wie Aktualisierungen des Handbuchs organisieren?

Weitere Dokumente, die vom Handbuch abgeleitet und ihm strukturell und inhaltlich untergeordnet sind, können ergänzend erstellt werden. Wichtig ist dabei ein zentrales Dokumentenmanagement. Bei Aktualisierungen und Überarbeitungen können so die Dokumente zentral ausgetauscht werden und sind leicht auffindbar. Damit ist gewährleistet, dass für alle Mitarbeiter die jeweils aktuelle Fassung im Umlauf ist.

Weitere Tipps zur Umsetzung

  • Denken Sie beim Erstellen des Managementhandbuchs immer an den Leser und seine Abneigung gegen Textwüsten, verwirrende Strukturen und Informationen auf dem Stand von anno dazumal. Ein Handbuch bringt nur dann einen Nutzen, wenn Mitarbeiter es auch lesen und anwenden.
  • Ein Managementhandbuch muss nicht gedruckt vorliegen. Ein elektronisches Handbuch im Intranet ist eine genauso gute Lösung.
  • Am besten ist ein Mitarbeiter für das gesamte Managementhandbuch Energie verantwortlich. Er steuert, welche Dokumente ergänzt, überarbeitet oder ausgetauscht werden sollen.
  • In regelmäßigen zeitlichen Abständen muss dieser Mitarbeiter das Handbuch Energiemanagement nach einem vom Unternehmen definierten Verfahren überprüfen. Veraltete Dokumente werden archiviert und müssen rückverfolgbar sein. Dafür empfiehlt es sich, alle Dokumente mit einer ID zu kennzeichnen.
  • Unternehmen sollten den Aufbewahrungszeitraum des Energiemanagement-Handbuchs und weiterer Dokumente festlegen und dokumentieren.

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Autoren: Susanne Niemuth-Engelmann , WEKA Redaktion