Fachbeitrag | Dokumentation
01.10.2015

Managementhandbuch Energie

Der Prozess des kontinuierlichen Energiemanagements im Unternehmen wird in einem Energiemanagementhandbuch dokumentiert und die Ergebnisse werden darin zusammengefasst. Damit wird die Verwirklichung und Aufrechterhaltung des Energiemanagementsystems (EnMS) gewährleistet.

Managementhandbuch Energie© Phekthong Lee /​ Thinkstock

Das Managementhandbuch Energie ist das zentrale Instrument zur Dokumentation des EnMS. Es beschreibt die Abläufe im Unternehmen, die mit dem EnMS verbunden sind, und benennt verantwortliche Bereiche und Personen. Alle am EnMS beteiligten Mitarbeiter haben darauf Zugriff und können sich so jederzeit über den aktuellen Stand der Maßnahmen und Projekte sowie über die Ergebnisse informieren. Auch neuen Mitarbeitern wird der Umgang mit dem EnMS durch das Handbuch erleichtert.

Inhalte im Managementhandbuch Energie

Das Handbuch Energiemanagement kann andere, bereits bestehende Managementhandbücher im Unternehmen ergänzen. Es gibt Auskunft über die grundsätzliche energiepolitische Ausrichtung eines Unternehmens und über die daraus abgeleiteten strategischen und operativen Energieziele. Auch das Anwendungsgebiet des EnMS und seine Grenzen sind im Handbuch definiert.

Zu dessen wichtigsten Inhalten gehören Vorlagen, die den Mitarbeitern ermöglichen, ein EnMS im Unternehmen umzusetzen. Solche Vorlagen sind unter anderem:

  • Arbeitsanweisungen
  • Prozessbeschreibungen
  • Organisationspläne (Schulungspläne, Organigramme zur Kommunikation, Auditpläne)
  • technische Dokumentationen
  • Checklisten
  • weitere unternehmensspezifische Aufzeichnungen

Weitere Dokumente als Ergänzung

Weitere Dokumente, die vom Handbuch abgeleitet und ihm strukturell und inhaltlich untergeordnet sind, können ergänzend erstellt werden. Wichtig ist dabei ein zentrales Dokumentenmanagement. Bei Aktualisierungen und Überarbeitungen können so die Dokumente zentral ausgetauscht werden und sind leicht auffindbar. Damit ist gewährleistet, dass für alle Mitarbeiter die jeweils aktuelle Fassung im Umlauf ist.

Organisation und Aufbau der Dokumente

Das Handbuch Energiemanagement sollte auf der DIN EN ISO 50001 basieren und deren Gliederung übernehmen. Seine Lesbarkeit ist oberstes Gebot. Das bezieht sich sowohl auf die Zugriffsmöglichkeit für alle am EnMS beteiligten Mitarbeiter als auch auf die inhaltliche Klarheit und Eindeutigkeit.

In regelmäßigen zeitlichen Abständen muss das Handbuch Energiemanagement nach einem vom Unternehmen definierten Verfahren überprüft werden. Veraltete Dokumente werden archiviert und müssen rückverfolgbar sein. Dafür empfiehlt es sich, alle Dokumente mit einer ID zu kennzeichnen.

Das Unternehmen muss den Aufbewahrungszeitraum des Energiemanagementhandbuchs und weiterer Dokumente festlegen und dokumentieren. Das festgelegte Verfahren stellt darüber hinaus sicher, dass das Handbuch vor Beschädigung oder Verlust geschützt wird.

Autor: Susanne Niemuth-Engelmann

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