30.12.2016

Energiemanagement: Interne Audits vorbereiten und durchführen

Interne Audits sind ein fester Bestandteil von Energiemanagementsystemen (EnMS). Mit ihnen lässt sich ermitteln, ob das EnMS die Ziele erfüllt, die vom Unternehmen festgelegt wurden. Ein Audit ist damit ein Instrument zur Kontrolle und Nachbesserung von Prozessen. Wer ein EnMS in seinem Unternehmen einführt, muss sich über die richtige Vorbereitung und Durchführung von ISO-50001-konformen Audits informieren.

interne audits

Interne Audits sind von Zertifizierungsaudits zu unterscheiden. Im Unterschied zu diesen dienen sie der Überprüfung des EnMS, aber noch nicht dem eigentlichen Zertifizierungsprozess. In der Qualitätsmanagement-(QM-)Norm DIN EN ISO 9001 wird ein Audit wie folgt definiert:

„Ein Audit ist ein unabhängiger, systematischer und dokumentierter Prozess zur Erlangung von Nachweisen und deren objektiver Auswertung.“

Die Struktur der ISO 9001 entspricht jener der Umweltmanagement-Norm ISO 14001 und der Energiemanagement-Norm ISO 50001. Darum lassen sich alle drei Managementsysteme gut miteinander vernetzen, und ein EnMS kann problemlos in ein bestehendes QM-System integriert werden. Auch in der ISO 50001 besteht die Forderung zur Einhaltung von turnusmäßig durchgeführten Audits.

Übertragen auf das EnMS bedeutet die Definition der QM-Norm, dass mit internen Audits Nachweise über die Einhaltung der energierelevanten Vorschriften und die damit verbundene Zielerreichung erlangt werden.

Interne Audits planen und vorbereiten

Im Vorfeld sollte festgelegt werden, wann und in welchen Zeitabständen interne Audits abgehalten werden. Empfohlen wird, sie mindestens einmal im Jahr durchzuführen. Auch der Umfang des Audits und sein Ablauf müssen geplant werden, wobei ein einzelnes Audit nicht immer das gesamte Unternehmen abdecken muss, sondern sich auch auf Teilbereiche konzentrieren kann. Zur Vorbereitung gehört außerdem die Festlegung der Auditoren. Es muss sichergestellt sein, dass sie über die erforderliche Qualifikation verfügen und unabhängig sind. Alle genannten Punkte werden im Idealfall in einem Auditplan festgehalten.

Interne Audits durchführen

Ein sinnvolles Audit ist kein „Verhör“ der Mitarbeiter. Es geht darum, in einer vertrauensvollen Atmosphäre die richtigen Fragen zu stellen und mit Offenheit zuzuhören. Der Auditor setzt verschiedene Frage- und Moderationstechniken ein, um mit ihrer Hilfe auswertbare Ergebnisse zu erhalten. Außerdem bekommt er Einsicht in Dokumente wie Schulungspläne, Checklisten zu Energiesparmaßnahmen und Prozessdokumentationen.

Übrigens: Ein reifes Managementsystem muss nicht in der gleichen Art und mit den gleichen Zielen auditiert werden, wie frisch aus dem Boden gestampfte Managementsysteme. Sie dürfen je von Audit zu Audit verschiedene Schwerpunkte setzen.

Dokumentation und Nachbereitung

Ebenso wie der EnMS-Prozess muss auch das Audit selbst dokumentiert werden. Dazu gehören neben dem Auditplan (s.o.) ein Auditprotokoll und ein Auditbericht. Anhand dieser Unterlagen lassen sich die Ergebnisse auswerten und zukünftige Energiesparmaßnahmen anpassen. Spezielle Software bietet sinnvolle Tools, mit denen der gesamte Prozess des internen Audits von der Planung bis zur Ergebnisanalyse vereinfacht wird.

Autor: Susanne Niemuth-Engelmann