Internes Audit: So holen Sie Mitarbeiter richtig ab

Interne Audits verursachen in Unternehmen immer wieder Spannungen zwischen den beteiligten Mitarbeitern. Sie als Moderator haben großen Einfluss darauf, dass Mitarbeiter dem internen Audit nicht abwehrend gegenüberstehen. Diese Tipps helfen Ihnen dabei, alle Beteiligten mit ins Boot zu holen.

Internes Audit mit Themenschwerpunkten

Ein internes Audit braucht immer einen Themenschwerpunkt, z.B. Abweichungen beim vorangegangenen Audit Dokumentation oder Arbeitssicherheit. So haben alle Beteiligten die Chance, sich gezielt vorzubereiten, und sie verstärken den Eindruck, dass Sie mit der betroffenen Abteilung arbeiten wollen, nicht gegen sie.

Das interne Audit selbst besteht im Wesentlichen aus diesen vier Elementen:

• Einführungsgespräch
• Befragung von Mitarbeitern und Verantwortlichen
• Vor-Ort-Begehung
• Abschlussgespräch

Zeitlich weit im Voraus planen

Noch ein Projekt, das bis April abgeschlossen sein muss, danach werden schon die Zahlen für nächstes Jahr festgezurrt und irgendwann dazwischen wollen alle Mitarbeiter in den Urlaub – kein Wunder, dass Sie auf wenig Gegenliebe stoßen, wenn Sie dann noch interne Audits „reinquetschen“ wollen. In vielen Organisationen wird ein internes Audit aufgeschoben, bis es wirklich nicht mehr anders geht. Deshalb ist es wichtig, dass Sie am Anfang des Jahres einen Gesamtplan erstellen und die Audits gleichmäßig auf das gesamte Jahr verteilen. So machen Sie die Arbeitsbelastung, die ein Audit für alle Beteiligten mit sich bringt, kalkulierbar und vermeiden Stress.

Erklären, erklären, erklären – das Einführungsgespräch

Mit dem Einführungsgespräch stellen Sie die Weichen für den Erfolg – oder Misserfolg – des Audits. Sie bauen idealerweise Ängste und Vorbehalte ab und setzen den Ton für ein vertrauensvolles Miteinander. Je nachdem, ob sich die Mitarbeiter zum ersten Mal mit einem internen Audit konfrontiert sehen oder ob sie bereits über Auditerfahrung verfügen, gehen Sie am besten auf folgende Punkte kurz ein:

• Was ist ein Audit? Betonen Sie dabei immer, dass es nicht darum geht, Mitarbeitern Fehler nachzuweisen, sondern Schwachstellen in den Prozessen zu finden, die dann gemeinsam ausgemerzt werden.
• Erklären Sie den Mitarbeitern, was passiert, wenn wirklich ein Fehler gefunden oder Verbesserungspotenzial identifiziert wird.
• Was für die Mitarbeiter gilt, gilt selbstverständlich auch für die Leiter der Abteilungen und Prozesse. Abteilungsleiter und Prozessinhaber müssen verstehen, warum es sich lohnt, den Aufwand interner Audits zu betreiben.

Angst vor der Prüfungssituation nehmen – Befragung und Vor-Ort-Begehung

Befragen Sie die Mitarbeiter an ihrem normalen Arbeitsplatz zu ihrer normalen Arbeitszeit. Wenn sie nicht streng themenbezogen einsteigen, schaffen Sie eine gute Ausgangsposition – bedenken Sie dabei aber auch, dass Zeit eine knappe Ressource ist. Lassen Sie den Mitarbeiter zunächst seine Arbeit beschreiben. Fassen Sie am Ende Ihrer Unterhaltung die Ergebnisse zusammen und bewerten Sie diese gemeinsam mit dem Befragten. Erwähnen Sie, wenn möglich, positive Aspekte lobend. Bedanken Sie sich für die Teilnahme und Kooperation des Mitarbeiters.

Das letzte Wort hat … die Abteilung. Das Abschlussgespräch

Ihre Ergebnisse besprechen Sie am besten gemeinsam mit allen Beteiligten – sowohl Vorgesetzten als auch Mitarbeitern. Wenn Sie Abweichungen gefunden haben, begründen Sie immer sehr genau, warum diese dem Unternehmen schaden. Wie im gesamten internen Audit gilt auch hier: Beziehen Sie Ihre Zuhörer aktiv mit ein. Bestimmt haben diese ebenfalls Vorschläge oder Ideen, wie sich ein Problem lösen lässt. Auch welche Maßnahmen bis wann umgesetzt werden müssen, vereinbaren Sie am besten gemeinsam mit der Abteilung – Ihre eigenen Vorschläge und Vorstellungen zur Priorisierung führen Sie natürlich trotzdem an. Aber wenn die Abteilung den Fahrplan vorgibt, erreichen Sie mit größerer Wahrscheinlichkeit, dass Termine auch tatsächlich eingehalten werden.

Sie haben einen weiteren Tipp, der das interne Audit zum Erfolg macht? Schreiben Sie uns: service.energie@weka.de