Fachbeitrag | Einkauf
28.01.2016

Supplier Relationship Management – mehr als nur Beziehungspflege

Die Beschaffung der Zukunft lebt von einem schlagkräftigen SRM. In den letzten zehn Jahren hat sich der klassische Einkauf, der sich auf die Beschaffung von Rohstoffen, Materialien und Dienstleistungen konzentrierte und seine Existenz mit erfolgreichen Preisverhandlungen belegte, gewandelt. Er ist nun ein Partner der Fachbereiche, der auch einen wertschöpfenden Anteil zum Unternehmensgewinn beiträgt.

Supplier Relationship Management© cunaplus /​ fotolia.com

Einkaufscontrolling bringt Transparenz in die Beschaffungsprozesse und -kosten der Unternehmen. Die Steuerung einer immer komplexeren Lieferantenstruktur ist die Herausforderung für Einkauf und Logistik. Global aufgestellte Unternehmen mit weltweit verteilten Produktionsstätten und Lieferanten in allen Kontinenten bringen die Notwendigkeit von Steuerungsmechanismen mit sich.

SRM – Supplier Relationship Management ist – als integraler Bestandteil eines funktionierenden SCM (Supply Chain Management) – dabei unerlässlich.

Was ist Supplier Relationship Management?

Dabei will ich zunächst auf die Buchstaben RM – Relationship Management – näher eingehen, um dann automatisch auf das Thema SRM zu kommen.

Dass wir es hier mit dem Thema Beziehungen zu tun haben, lässt sich aus der Übersetzung leicht ersehen, aber Relationship Management ist deutlich mehr. Wir sprechen hier über die Umsetzung von Methoden und Maßnahmen zur langfristigen, zielorientierten Bestimmung, Steuerung und Kontrolle von Geschäftsbeziehungen. Dabei meinen wir sowohl die Außenwirkung unserer Geschäftsbeziehungen zur Öffentlichkeit, den Kunden, den Investoren, den Lieferanten und unseren Wettbewerbern als auch die inneren Beziehungen zu den Mitarbeitern, dem Betriebsrat und der Unternehmensführung.

All diese Beziehungen sind von wechselseitiger Wirkung und basieren immer auf einer Leistung und einer Gegenleistung. Sie kommt nur zustande, wenn beide Seiten davon ausgehen, dass sie einen Vorteil von der Beziehung haben (Win-win-Situation). Des Weiteren spielt auch die Qualität der Beziehung eine Rolle. Wie war die Beziehung in der Vergangenheit und wie wird sie sich in der Zukunft entwickeln?

Bei der unterschiedlichen Intensität einer Beziehung kann man im Allgemeinen von drei verschiedenen Intensitäten ausgehen.
Auf das SRM bezogen sind das folgende:

  • hohe Intensität: Beziehung zu Systemlieferanten
  • mittel: Beziehung zu Komponentenlieferanten
  • niedrig: Beziehung zu C-Teile-Lieferanten

Wie Sie sehen, ist SRM ein Teil der Beziehungen, denen sich kein Unternehmen entziehen kann und auf das seitens des Einkaufs sehr viel Wert gelegt werden sollte.

Warum sollten Sie Supplier Relationship Management gerade jetzt machen?

Ihr Unternehmen ist global aufgestellt? Sie haben Produktionsstätten in mehreren Ländern, eventuell sogar auf mehreren Kontinenten? Ihr Einkauf beschafft auf internationalen Märkten in der ganzen Welt? Ihr Unternehmen ist auf gewisse Rohstoffe angewiesen?

Die Volatilität der Märkte hat in den letzten Jahren stark zugenommen. Durch mehr und schneller verfügbare Informationen (z. B. durch das Internet) hat der Kunde eine deutlich höhere Markttransparenz bekommen. Dadurch sind selbstverständlich auch seine Ansprüche gewachsen und die Austauschbarkeit von Produkten ist offensichtlich geworden.

Der Lieferantenmarkt ist zum Käufermarkt geworden. Und der ist teilweise ziemlich gesättigt. Um Kosten zu sparen, haben Sie sich in den letzten Jahren eventuell auch von den einen oder anderen nicht zum Kerngeschäft gehörenden, geringwertigen Aufgaben in Ihrem Unternehmen getrennt und diese durch Outsourcing an Dienstleister vergeben.

All das sind Gründe, jetzt zu handeln und sich Ihr Supplier Relationship Management genauer anzuschauen. Genügt es noch den Anforderungen einer sich schnell ändernden Geschäftswelt? Es sollte die nötige Transparenz in Ihrem Lieferantenportfolio aufweisen, um das Risiko Ihres Unternehmens bewerten zu können und Ihrem Unternehmen Wettbewerbsvorteile gegenüber Ihrer Konkurrenz sichern.

Welche Ziele verfolgen Sie mit der Einführung von Supplier Relationship Management?

Zunächst einmal denken Sie sicherlich an die Sicherung von Wettbewerbsvorteilen für Ihr Unternehmen. Das erreichen Sie mit dem Supplier Relationship Management durch:

  • Optimierung der Kosten bei:
    • Prozesskosten
    • Beschaffungskosten
    • Produktionskosten
  • Effizienzsteigerung durch Prozessoptimierung bei:
    • Beschaffungsprozessen
    • Logistikprozessen
    • Produktionsprozessen

Gleichzeitig konzentrieren Sie sich auf die besten Lieferanten, die Sie in Ihrem Lieferantenportfolio haben und stärken Ihre Beziehung mit ihnen.

Durch weitere Maßnahmen im Rahmen Ihres Supplier Relationship Managements entwickeln Sie Ihren Lieferanten zu einem Wertschöpfungspartner.

  • Binden Sie Ihren Lieferanten in die Prozesse Ihres Unternehmens ein, wodurch
  • die Kommunikation deutlich gesteigert wird.
  • Dadurch reduzieren Sie die Komplexität und
  • schöpfen gemeinsames Innovationspotenzial aus und
  • erzielen so Synergieeffekte.
  • So unterstützt der Lieferant nachhaltig Ihre Risikominimierung und sorgt nebenbei
  • für mehr Transparenz.

Genauso wie Sie Ihre Lieferanten mit dem Prädikat „Preferred Supplier“ locken und bessere Preise verhandeln, genauso möchten wir für den Lieferanten auch der „Preferred Customer“ werden. Das hat auch für Ihr Unternehmen
enorme Vorteile – gerade in kritischen Situationen und unklaren Märkten.

In Krisenzeiten beliefert der Lieferant, der in Produktionsschwierigkeiten ist – warum auch immer (Naturkatastrophen etc.) –, seine Lieblingskunden zuerst, bevor er die anderen Kunden bedient.

Und wenn Sie mal eine Engpasssituation in Ihrer Produktion haben und Ihren Lieferanten um schnellere Lieferung oder eine höhere Kapazität als vereinbart bitten, so werden Sie als „Preferred Customer“ sicherlich leichter Ihr Ziel erreichen als die „normalen“ Kunden. Das kann man jedoch nur erreichen, wenn man einen zufriedenen Lieferanten hat. Diesbezüglich ist eine Reihe von Maßnahmen förderlich.

Realistische Auftragschancen

Wenn Ihr Lieferant merkt, dass er bei Ausschreibungen sowieso nicht zum Zuge kommt, wird er Ihnen über kurz oder lang auf Ihre Anfrage mit einem kurzen, aber prägnanten Satz antworten: „Nicht interessiert!“. Spätestens dann haben Sie einen Lieferanten verloren. Ihr Lieferant sollte schon die Chance haben, bei einer Ausschreibung auch zum Zuge zu kommen. Lieferanten erkennen schnell, wenn Sie, nur um den Schein zu wahren, Angebote abgeben sollen und der wahre Lieferant eigentlich bereits feststeht.

Wachstumschancen

Wenn der Lieferant merkt, dass zwar sein Kunde wächst, er aber nicht, wird er das Interesse an den Aufträgen verlieren. Daran kann er sich ausrechnen, nicht der einzige Lieferant des Kunden zu sein.

Innovationspotenzial

Einem Partner sollte der Einkauf zeigen, dass er seine Ideen schätzt und wenn sie passen, auch umsetzt. Nur so kann er das Innovationspotenzial seiner Lieferanten voll ausschöpfen.

Verlässliche Planungsaussagen

Auch der Lieferant muss seine Produktion und seine Lieferanten planen. Wenn Zusagen permanent nicht eingehalten werden, ist der Lieferant verärgert und der Kunde gilt nach einiger Zeit nicht mehr als zuverlässig.

Transparente Beschaffungsprozesse

Sind meinem Lieferanten meine Beschaffungsprozesse klar oder ist in meinem Unternehmen alles wie „Kraut und Rüben“? Bekommt der Lieferant sein Geld pünktlich? Auch ein ordentliches Zahlungsverhalten gehört zu einem guten Unternehmen. Ein Partner sollte Zugriff auf die Beschaffungsprozesse haben und Einsicht in – zumindest einen Teil – des Workflows.

Frühzeitige Einbindung in Prozesse

Ist der Lieferant Komponenten- oder sogar Systemlieferant, sollte er frühzeitig in Entwicklungsprojekte
eingebunden werden. Ansonsten verzögert sich die Marktreife neuer Produkte erheblich.

Unternehmenskulturen

Das ist ein nicht zu unterschätzender Punkt bei der Partnerwahl, an dem schon so manches Projekt oder so manche Partnerschaft gescheitert ist. Die Unternehmenskultur sollte möglichst gleich sein, sonst werden sich Ihre Mitarbeiter nicht verstehen und es entstehen unnötige Reibungspunkte in den Projekten.

Key-Account-Management im Einkauf

Genauso wie Ihr Lieferant wahrscheinlich einen Key-Account-Vertriebler für Sie als Kunden hat, sollten Sie im Einkauf einen funktionsübergreifenden Ansprechpartner für Ihren Lieferanten zur Verfügung stellen.

Image des eigenen Unternehmens

Last but not least macht das Image des Kunden für einen Lieferanten viel aus. Hat man ein am Markt als gut betrachtetes Image, ist der Lieferant gerne gewillt, Ihr Partner zu werden. Denn: Ihr Name als Referenz macht doch etwas her auf der Internetseite Ihres Lieferanten.

Expertenrat

Sie als Einkaufsleiter haben sicherlich den genauen Überblick über die wirklich wichtigen Lieferanten Ihres Unternehmens, ohne die entweder ganz schnell Ihre Produktion stillstehen würde oder ohne die Ihre Verwaltung
nach wenigen Tagen zahlungsunfähig wäre. Das sind genau die Lieferanten, die Sie stark in Ihre Prozesse einbinden sollten; mit denen Sie regelmäßig, auch auf der Managementebene, Gespräche führen sollten.

Die Themen erstrecken sich von Prozessverbesserungen auf beiden Seiten bis hin zu allgemeinen wirtschaftspolitischen Themen wie den Konjunkturaussichten, Krisenszenarien und Risikobewertungen. Wenn sich Ihr wichtiger Lieferant auf gleicher Augenhöhe wie Sie fühlt, ist er auch bereit, Partnerschaften einzugehen und sich mehr für Ihr Unternehmen zu engagieren.

Voraussetzungen, um erfolgreich Supplier Relationship Management einzuführen

Ich behaupte einmal, dass Sie in Ihrem Einkauf und in Ihrem Unternehmen nicht bei Null anfangen müssen, sondern dass wichtige grundlegende Controlling– und Managementinstrumente bei Ihnen bereits im Einsatz sind.

Sourcing Strategie

Innerhalb Ihrer operativen und strategischen Planung werden Sie einmal oder mehrmals im Jahr entscheiden, wo Sie was zu welchem Preis einkaufen wollen. Durch diese Strategie geben Sie Ihren Fachbereichen die Sicherheit über die Versorgung und wiederum eine Planungssicherheit über die zu erwartenden Kosten.

Lieferantencontrolling

Im Rahmen Ihres Einkaufscontrollings werden Sie sicherlich auch ein Lieferantenmanagement durchführen, indem Sie Ihre Lieferanten einer permanenten Bewertung unterziehen. Aufgrund dieser Bewertungen und der regelmäßig durchgeführten ABC-Analyse Ihres Lieferantenportfolios in Verbindung mit den Risikoanalysen zur Versorgungssicherheit Ihres Unternehmens werden Sie Ihre Liste der infrage kommenden Partner unter Ihren Lieferanten bekommen.

Informationstechnologie

Ihr unternehmenseinheitlicher Beschaffungsprozess wird von einem modernen ERP-System unterstützt. Es liefert Ihnen zu jeder Zeit revisionssichere Zahlen für Ihr Einkaufscontrolling. Ihre wichtigen Lieferanten haben über ein Lieferantenportal, zumindest für Ihren relevanten Teil des Beschaffungsprozesses, Zugriff auf Ihr ERP-System, um sich Bestellungen oder Abrufe und Lagerbestände jederzeit anschauen zu können.

Das Lieferantenportal gestattet Ihnen ebenfalls, eProcurement zu nutzen und elektronische Ausschreibungen und Online-Bidding-Events durchzuführen.

Falls Ihnen Ihre IT das alles nicht bietet, sollten Sie schon mal eine etwas größere Summe für die Einführung Ihres Supplier Relationship Managements einplanen. Denn ohne die oben genannten Möglichkeiten der Kommunikation mit Ihren Lieferanten bleibt Supplier Relationship Management nur Stückwerk.

Supply Chain Management

Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihr Einkauf und Ihr Unternehmen auf jeden Fall Supplier Relationship Management benötigt, um am Markt weiter wettbewerbsfähig zu sein, sollten Sie – falls nicht bereits schon im Einsatz – an die weitreichende Einführung eines Supply Chain Managements denken. Sicherlich hat diese Aufgabe eine andere Dimension, aber dann sind Sie für die nächsten Jahre auch in Krisenzeiten gerüstet.

Gegenseitiges Vertrauen

Wie nicht anders zu erwarten, ist Vertrauen immer noch die Voraussetzung, um erfolgreich zusammenzuarbeiten. Ob im privaten oder geschäftlichen Umfeld: Vertrauen ist die Voraussetzung, die notwendig ist, um Zusammenarbeit zu ermöglichen und erfolgreich zu gestalten. Vertrauen bei Ihren Lieferanten können Sie mit den weiter oben bereits genannten Voraussetzungen für zufriedene Lieferanten gewinnen. Nur ein zufriedener Lieferant hat auch Vertrauen zu Ihnen.

Hinweis

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Autor: Markus Lemme (Markus Lemme ist Berater und Trainer für die Bereiche Einkauf, Logistik und Verkauf.)

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