26.03.2018

„Verschiedenes ist leider verschieden – aus die Maus, er wird nicht fehlen!“ 3 Tipps zu einer effizienten Gestaltung von Besprechungen

Sitzen und warten und sitzen und warten. Wer kennt es nicht: Noch 3 „TOPs“, und Sie sind an der Reihe. Die Hälfte Ihrer Kollegen checkt gerade die Lage bei Spiegel online, die andere Hälfte betreibt Sitzmeditation. Der Sitzungsleiter spricht und spricht und spricht und hört vor allen Dingen sich selbst sprechen. Nutzen für Sie: stramm gegen null. Was und wie Sie es besser machen können, erfahren Sie hier.

mehrere Sprechblasen

Endlose Horror-Sitzungen, bei denen man sich meistens hinterher fragt, welchen Nutzen man daraus für sich mitnimmt, gehören mittlerweile zum Alltag von Behörden und Unternehmen. Nicht selten geht dabei wichtige Lebens- und Arbeitszeit verloren. Dabei sind solche Abstimmungsrunden unabdingbar und wichtig. Grundlagen, wie für alles im Leben, sind auch hier eine gründliche Vorbereitung, ein guter Mittelteil und ein praktisches Ergebnis zum Schluss.

1. Besprechen Sie nur, was Relevanz für alle hat!

Der Austausch unter Kolleginnen und Kollegen ist wichtig und sollte immer seinen Platz haben. Auch Sie als Führungskraft sollten immer informiert sein, was wichtig und aktuell in Ihrem Rathaus ist. Aber: Eine „Reihum“, in dem jeder oder jede fünf Minuten hat, was er oder sie aktuell für sich für wichtig hält, ist unwichtig und lähmend. Nicht jeder Termin, jede Mail und jeder Besuch muss kommuniziert und, quasi als „Arbeitsnachweis“, ausgetauscht werden. Mein Tipp: Erstellen Sie einen schriftlichen Leitfaden von maximal einer halben Seite und verteilen diesen an jeden Kollegen und jede Kollegin. Hier kann sich jeder im Vorfeld bereits Gedanken machen, was seit der letzten Sitzung passiert ist, und dies schriftlich festhalten. Bestenfalls werden diese Eingaben im Vorfeld verteilt, und jeder Kollege kann gezielt Rückfragen stellen. Zeitansatz: 15 Minuten für die gesamte Runde. So haben Sie immer einen Überblick über Aktuelles, und jeder kann sich austauschen. Zusatztipp: Unterlagen digital verteilen, das spart Ressourcen!

2. Sitzungsleitung rotieren lassen!

Auch wenn es nach alternativer Kommune (im Sinne einer Lebensweise) klingt: Sitzungen müssen nicht immer vom ranghöchsten Mitglied geleitet werden (auch wenn Politiker/-innen das gerne für sich reklamieren). Lassen Sie die Sitzungsleitung ruhig mal rotieren. Das schafft Abwechslung und bringt neue Ansätze und frischen Wind in die Runde. Vorteil für Sie: Sie können sich ganz auf die Wortbeiträge konzentrieren und müssen sich erst mal nicht um die Einhaltung der Sitzungsordnung kümmern. Sorgen Sie jedoch immer dafür, dass Beschlüsse und Ergebnisse fixiert und festgehalten werden.

3. „Verschiedenes“ leider verschieden – ein Nachruf

Mir persönlich ist es immer ein Graus: Der TOP „Verschiedenes“ wird immer zu einer unplanbaren Wundertüte für allerlei Bizarres. Daher mein dringender Rat: Ersatzlos streichen! Was nicht im Vorfeld auf die TO kommt, hat dort auch nichts verloren. Seien Sie in diesem Punkt ein Stück weit unerbittlich. Sie werden sehen: Effiziente Sitzungen nützen allen!

Quelle/Tipp
https://organisationsberatung.net/effiziente-meetings-besprechungen-sitzungen/

Autor: Benjamin Heimerl (Benjamin Heimerl ist Wahlkampfberater und Autor von „Praktische Redenbausteine für Bürgermeister“.)