02.11.2021

Onboarding: Was kann der Betriebsrat tun?

Qualifizierte Fachkräfte zu finden, ist heute eine Herausforderung, der sich viele Betriebe mit entsprechendem Aufwand stellen. Damit sich die mühsam gefundenen Arbeitnehmer von Anfang an wohlfühlen, ist ein strukturiertes Onboarding-Programm hilfreich. Dies ist zwar vor allem eine Aufgabe für die Geschäftsleitung. Doch auch der Betriebsrat sollte die Chance nutzen, in Kontakt zu kommen.

Betriebsrat Neue Kollegen

Mitbestimmung. Gerade in vielen kleineren Betrieben gibt es keine standardisierten Abläufe im Hinblick auf die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Zwar kostet es unbestritten Zeit und Mühe, solche Maßnahmen zu entwickeln und entsprechende Verantwortlichkeiten zu verteilen, aber ist ein strukturiertes Onboarding-Programm erst einmal entworfen, überwiegt der Nutzen den damit verbundenen Aufwand um ein Vielfaches: Fühlt sich der neue Mitarbeiter von Anfang an willkommen und folgt die Einarbeitungsphase einer klaren Leitschnur, wird es ihm leicht gemacht, im Betrieb langfristig zu bleiben. Umgekehrt fällt die Entscheidung, schnell wieder zu kündigen, manchmal schon in der ersten Woche im neuen Job.

Übersicht: Phasen des Onboardings

  1. Vorbereitungsphase: Zeitspanne vom Moment der Vertragsunterzeichnung bis zum ersten Arbeitstag
  2. Orientierungsphase: Zeitspanne vom ersten Arbeitstag bis ca. zum dritten Arbeitsmonat
  3. Integrationsphase: Zeitspanne ca. vom dritten bis zum sechsten (evtl. zwölften) Arbeitsmonat

Betriebsrat: Ansprechpartner und Orientierungshilfe

Als Betriebsrat sind Sie über § 99 BetrVG am Einstellungsprozess neuer Kollegen beteiligt. So können Sie Ihre Willkommensangebote gut planen: Spätestens am ersten Arbeitstag, aber besser noch vor Arbeitsbeginn, sollten Sie Kontakt aufnehmen – und das am besten auf mehreren Wegen: Wenn es im Betrieb eine Willkommensmappe gibt, ist es ratsam, dass auch Sie mit einem kurzen Überblick über die Zusammensetzung des Gremiums, die Ansprechpartner (eventuell nach Schwerpunktthemen geordnet), die Aufgaben und Projekte sowie den Intranetauftritt des BR darin vertreten sind. Diese Informationen können natürlich auch (zusätzlich) per E-Mail versendet werden. Unverzichtbar ist ein kurzes persönliches Gespräch eines Gremiumsmitglieds mit dem neuen Beschäftigten: So können Sie am besten deutlich machen, dass Sie sich für den Neuzugang interessieren und ihm als Ansprechpartner zur Verfügung stehen – und wer weiß: Vielleicht ist ja auch ein Engagement für den Betriebsrat drin?

Definition Onboarding

Unter dem Begriff Onboarding werden alle Aktivitäten eines Unternehmens zusammengefasst, die zur strukturierten und systematischen Integration neuer Mitarbeiter beitragen.

Onboarding: Darauf kommt es an

Bei der Erarbeitung eines Onboarding-Programms sind u. a. folgende Punkte von Bedeutung:

  • Vorbereitung: Eine Selbstverständlichkeit sollte es sein, dass der Neuzugang noch vor Arbeitsantritt alle relevanten Infos bzw. Unterlagen des Betriebs per Post erhält, dazu zählen etwa unter anderem die Imagebroschüre, das Organigramm und die Stellenbeschreibung. Gibt es in dieser Phase wichtige Events (z. B. ein Fest), sollte der Mitarbeiter ebenfalls schon eingeladen werden.
  • reibungsloser Start: Wichtig ist, dass der lästige, aber nötige „Kleinkram“ erledigt ist, bevor der erste Arbeitstag da ist. Das heißt, der neue Beschäftigte braucht eine Zugangskarte/Schlüssel für den Betrieb und vielleicht muss auch ein Parkplatz mit Namensschild vorbereitet sein? Außerdem sollte der Arbeitsplatz mit allen nötigen Arbeitsmitteln bereitstehen. Dazu zählt auch der PC mit allen nötigen IT-Zugängen, der E-Mail-Adresse und aktuellen Programmen. Sind Laptops oder Handys zu organisieren? All diese Fragen scheinen banal – in der Praxis zeigt sich immer wieder, dass es gerade an diesen Details oft hapert. Und welcher Neuzugang möchte schon gerne die erste Woche zum Nichtstun verdammt sein, weil der Computer fehlt oder er nicht die erforderlichen Zugänge hat? Und auch das Team der Kollegen sollte vorbereitet sein und wissen, wann der Neuzugang anfängt bzw. welche Aufgaben er genau übernehmen wird.

Praxistipp: Als Betriebsrat die Initiative ergreifen

Wenn es in Ihrem Betrieb kein standardisiertes Programm zum Onboarding gibt, können Sie anregen, dies mit dem Arbeitgeber zu entwickeln. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass auch alle wichtigen Infos zum Betriebsrat gleich von Anfang an an den neuen Kollegen gehen und Sie eine wichtige Rolle beim Onboarding spielen.

Autor: Silke Rohde (ist Rechtsanwältin & Journalistin sowie Chefredakteurin des Fachmagazins Betriebsrat KOMPAKT.)