Probleme beim Desk-Sharing
Etwa 50 % der Beschäftigten an Büro- und Bildschirmarbeitsplätzen verfügen über keinen festen Arbeitsplatz mehr. Das ist nicht ganz unproblematisch, wie eine Befragung des Instituts für Arbeit und Gesundheit (IAG) ergeben hat. Die Untersuchung zeigt, welche Belastungen bei den betroffenen Beschäftigten entstehen und wie sie sich reduzieren lassen.
Zuletzt aktualisiert am: 13. Januar 2026
Der Trend zum Homeoffice – in Verbindung mit den Kostensenkungsbemühungen vieler Unternehmen – hat die Zahl der Beschäftigten, die noch über einen eigenen festen Arbeitsplatz verfügen, glatt halbiert.
Bei mehr als 70 % der Betriebe mit eingeführtem Desksharing werden nur für 50 bis 75 % der Beschäftigten Arbeitsplätze vorgehalten. Man argumentiert, dass wegen Dienstreisen, Fortbildungen, Urlaubstagen und Krankheit ohnehin nie alle Beschäftigten präsent seien.
Suchen oder buchen: Wo ist heute ein Platz für mich?
Die Arbeitsumgebungen, in denen sich die Sharing-Arbeitsplätze befinden, differieren sehr stark. So gibt es Plätze in offenen Bürolandschaften, aber auch in Einzelbüros, 2-Personen-Büros und 3- bis 6-Personen-Büros. Etwa ein Viertel kann einen Platz im Großraumbüro (7 bis 30 Personen) nutzen.
Bei der Aufgabe, wie nun die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu einem Arbeitsplatz kommen, gehen die Betriebe mehrheitlich eher hemdsärmelig vor:
- Mehr als die Hälfte der Mitarbeitenden muss sich täglich bei Arbeitsantritt erst einmal umsehen, wo etwas frei ist.
- Ein Drittel hat Absprachen mit dem Team, wer wann wo sitzen kann.
- Andere können entweder über ein elektronisches Buchungssystem (21 %) oder mittels einer Excel-Liste (11 %) einen Arbeitsplatz reservieren.
Das scheint nicht viel Zeit zu kosten: Nur 8 % der Befragten benötigen dafür mehr als 5 Minuten pro Arbeitstag.
Länger dauert dann schon das passende Einrichten des Arbeitsplatzes: 30 % benötigen dafür 4 bis 5 Minuten und 16,5 % der Beschäftigten mehr als 5 Minuten am Tag, bis sie mit der Arbeit tatsächlich beginnen können.
Welche Regeln für Sharing-Arbeitsplätze gelten
Die überwiegende Zahl der Beschäftigten (80 %) im Desksharing-Verfahren muss einige Nutzungsregeln befolgen: z.B. Arbeitsplätze vor Verlassen aufräumen, grob reinigen und keine persönlichen Gegenstände wie Bilder oder Pflanzen zurücklassen.
Andere Vorgaben sind, am Arbeitsplatz nicht zu essen (18,6 %), nicht zu trinken (4,3 %) und den Platz bei längeren Abwesenheitszeiten nicht zu blockieren (12,2 %). 13,7 % der Befragten sind angehalten, nicht dauerhaft den gleichen Arbeitsplatz zu belegen.
Ergonomie gut, Hygiene nur so lala
Wo Desksharing praktiziert wird, ist die Ausstattung mit Arbeitsmitteln insgesamt gut. Meist (79 bis 86 %) sind höhenverstellbare Tische und Bürostühle sowie separate Monitore vorhanden.
Entsprechend hoch ist die Zufriedenheit mit der Ergonomie am Arbeitsplatz: 75 % sind damit zufrieden und mehr als 80 % der Befragten sind der Ansicht, dass sie über alle relevanten Arbeitsmittel in geeigneter Form verfügen.
Allerdings müssen sich 70 % der Befragten hygienerelevante Arbeitsmittel wie Tastaturen und Mäuse teilen. Und 14 % sogar ein Headset! Übrigens haben nur etwa zwei Drittel der Befragten zur Einrichtung ihres Arbeitsplatzes eine Unterweisung erhalten.
Wohin mit persönlichen Arbeitsmitteln?
In der überwiegenden Zahl der Fälle stehen Schließfächer bzw. Schränke zur Verfügung. Auch Rollcontainer und Caddys sind verbreitet. Seltener kommen tragbare Boxen zum Einsatz. Knapp 10 % der Befragten verfügen über gar keine Möglichkeit, etwas aufzubewahren.
Wo liegen für die Beschäftigten die Probleme beim Desksharing?
Verbesserungsbedarf aus Sicht der Beschäftigten gibt es beim Desksharing praktisch über die gesamte Bandbreite der relevanten Parameter – angefangen bei der Arbeitsorganisation bis hin zu den sozialen Beziehungen. Die Kritikpunkte im Einzelnen:
- Arbeitsorganisation: Das größte Problem sehen die Befragten im Wechsel des Arbeitsplatzes, insbesondere im Auf- und Abbau der Arbeitsmittel. Sie beklagen sich auch über fehlende Reservierungsmöglichkeiten und den Aufwand, der für die Abstimmung mit Kollegen und für die Arbeitsplatzsuche entsteht.
- Arbeitsmittel: Hier stören sich die Beschäftigten vor allem an fehlenden bzw. unpassenden Aufbewahrungsmöglichkeiten und an nicht funktionierender Technik. Klagen gibt es auch über fehlende Ergonomie und zu geringe Anpassbarkeit der Arbeitsplätze an die eigenen spezifischen Bedürfnisse.
- Arbeitsumgebung: Bei der Arbeitsumgebung sind mangelnde Ordnung, Sauberkeit und Hygiene sowie zu hohe Lautstärke und Unruhe das größte Problem. 25 % antworten, dass konzentriertes Arbeiten eher nicht möglich ist. Allerdings fühlen sich 40 % ungestört. Als weiteres Problem werden die Entpersonalisierung und das fehlende Wohlfühlklima genannt.
- Soziale Beziehungen: Beklagt wird die fehlende Nähe zu Kolleginnen und Kollegen und der mangelnde Austausch im Team. Auch sehen viele einen größeren Aufwand, Kollegen zu finden. Jedenfalls sei die Abstimmung mit Kolleginnen und Kollegen durch Desksharing nicht einfacher geworden. Die Hoffnung, dass es durch Desksharing zum Kontakt mit Beschäftigten in anderen Teams und Abteilungen kommt, erfüllt sich eher nicht.
- Produktivität und Wertschätzung: Weiter berichtet ein Teil der im Rahmen von Desk-Sharing Beschäftigten über fehlende Produktivität, Offenheit und Akzeptanz im Betrieb. Sie fühlen sich durch den fehlenden festen Arbeitsplatz weniger wertgeschätzt.
Interessant ist, dass die Rolle der Führungskräfte im Gesamtzusammenhang mit Desksharing überwiegend positiv gesehen wird: Mehr als die Hälfte der Befragten erhalten aus ihrer Sicht die erforderliche Unterstützung. Nur 20 % finden das nicht.
