10.07.2021

Wiederkehrende Prüfung von Arbeitsmitteln: Das müssen Sie wissen

Im Arbeitsschutz versteht man unter der wiederkehrenden Prüfung von Arbeitsmitteln das regelmäßige Untersuchen von Maschinen, Anlagen, Werkzeugen und mehr im Hinblick auf deren sicheren Zustand, insbesondere auf Defekte, Mängel oder Störungen. Auch besondere Anlässe wie Unfälle machen Prüfungen erforderlich. Was bei der Arbeitsmittelprüfung zu beachten ist? Wie Sie dabei am besten vorgehen? Welche Formen die wiederkehrende Prüfung von Arbeitsmitteln annehmen kann? Das und mehr erfahren Sie hier.

Was ist die wiederkehrende Prüfung der Arbeitsmittel?

Die wiederkehrende Prüfung von Arbeitsmitteln bedeutet, dass Arbeitsmittel über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg auf ordnungsgemäße Funktion und Eignung kontrolliert werden. Der Hintergrund: Das deutsche Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) legt seit 1996 grundlegende Anforderungen hinsichtlich Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz fest. Demnach muss gewährleistet sein, dass die Arbeitsmittel bei bestimmungsgemäßer Benutzung die Sicherheit und die Gesund der Beschäftigten nicht gefährden. Arbeitsmittel müssen deshalb sorgfältig ausgewählt und immer wieder einer Arbeitsmittelprüfung unterzogen werden.

Was sind Arbeitsmittel?

Arbeitsmittel werden in § 2 Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) wie folgt definiert:

„(1) Arbeitsmittel sind Werkzeuge, Geräte, Maschinen oder Anlagen, die für die Arbeit verwendet werden, sowie überwachungsbedürftige Anlagen.

(2) Die Verwendung von Arbeitsmitteln umfasst jegliche Tätigkeit mit diesen. Hierzu gehören insbesondere das Montieren und Installieren, Bedienen, An- oder Abschalten oder Einstellen, Gebrauchen, Betreiben, Instandhalten, Reinigen, Prüfen, Umbauen, Erproben, Demontieren, Transportieren und Überwachen.“

Was sind überwachungsbedürftige Anlagen?

Bei der Definition von überwachungsbedürftigen Anlagen wird auf das Produktsicherheitsgesetz (ProdSG) verwiesen.

Dieses definiert „Anlagen, die mit Rücksicht auf ihre Gefährlichkeit einer besonderen Überwachung bedürfen“ als „überwachungsbedürftige Anlagen“. Dazu gehören nach § 2 Nr. 30 ProdSG:

  • Dampfkesselanlagen mit Ausnahme von Dampfkesselanlagen auf Seeschiffen
  • Druckbehälteranlagen außer Dampfkessel
  • Anlagen zur Abfüllung von verdichteten, verflüssigten oder unter Druck gelösten Gasen
  • Leitungen unter innerem Überdruck für brennbare, ätzende oder giftige Gase, Dämpfe oder Flüssigkeiten
  • Aufzugsanlagen
  • Anlagen in explosionsgefährdeten Bereichen
  • Getränkeschankanlagen und Anlagen zur Herstellung kohlensaurer Getränke
  • Acetylenanlagen und Calciumcarbidlager
  • Anlagen zur Lagerung, Abfüllung und Beförderung von brennbaren Flüssigkeiten

Zu den überwachungsbedürftigen Anlagen gehören auch Mess-, Steuer- und Regeleinrichtungen, die dem sicheren Betrieb dieser überwachungsbedürftigen Anlagen dienen.

Energieanlagen im Sinne des Energiewirtschaftsgesetzes gehören nicht zu den überwachungsbedürftigen Anlagen.

Kurz und knapp: Definition Arbeitsmittel

Arbeitsmittel sind also sowohl komplexe Anlagen und Maschinen als auch einfache Handwerkzeuge. Zubehör wie Kabel und Stecker oder Alltagsgeräte wie Kaffeemaschinen gehören ebenfalls dazu. Auch Arbeitsmittel, die auf Fahrzeugen montiert sind, etwa Ladekrane, fallen wie die persönlichen Schutzausrüstungen (PSA) unter die BetrSichV. Unternehmen müssen all diese Arbeitsmittel regelmäßig wiederkehrend überprüfen.

Wiederkehrende Prüfung von Arbeitsmitteln: Welche Regelungen sollten Sie kennen?

Detailvorgaben zur Prüfung von Arbeitsmitteln enthält die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV). Sie regelt die Bereitstellung und sichere Benutzung von Arbeitsmitteln und setzt dabei mehrere EG-Richtlinien in nationales Recht um.

Weil die BetrSichV lediglich allgemeine Schutzziele vorgibt, werden diese durch die Technischen Regeln für Betriebssicherheit (TRBS) ergänzt und konkretisiert.

Einschlägig sind hier:

  • TRBS 1201 Prüfungen von Arbeitsmitteln und überwachungsbedürftigen Anlagen
  • TRBS 1111 Gefährdungsbeurteilung und sicherheitstechnische Bewertung
  • TRBS 1112 Instandhaltung
  • TRBS 1203 Befähigte Personen

Beachten Sie darüber hinaus auch

  • das Produktsicherheitsgesetz
  • DGUV Vorschrift 1 – Grundsätze der Prävention
  • DGUV Regel 100-500 – Betreiben von Arbeitsmitteln

Wie hängen die Arbeitsmittelprüfung und die Gefährdungsbeurteilung für Arbeitsmittel zusammen?

Im Rahmen der gesetzlich vorgeschriebenen betrieblichen Gefährdungsbeurteilung für Arbeitsmittel muss der Unternehmer ermitteln, welche Arbeitsmittel wann, wie oft, in welchem Umfang und von wem geprüft werden müssen. Hinter diesem Link lesen Sie mehr zur Gefährdungsbeurteilung für Arbeitsmittel.

Wie gehen Sie bei der Prüfung von Arbeitsmitteln vor?

Das Vorgehen zur Prüfung von Arbeitsmitteln lässt sich in acht einzelne Schritte unterteilen. Es beginnt bei einer Auflistung aller Arbeitsmittel im Betrieb im sogenannten Arbeitsmittelverzeichnis und endet – wie so oft im  Arbeitsschutz – mit der Dokumentation.

1. Erstellung eines Arbeitsmittelkatasters

Dies kann anhand von Listen, aber auch mithilfe von Datenbanken aufgebaut und geführt werden. Es ist sinnvoll, hier jeweils alle Aufzeichnungen zu einem Arbeitsmittel zusammenzuführen. Aufgenommen werden alle Arbeitsmittel, die prüfpflichtig sind oder prüfpflichtig sein können.

Das Arbeitsmittelverzeichnis ist ein wichtiger erster Schritt, um die Prüfung von Arbeitsmitteln zu systematisieren. Gerade wenn Sie sehr viele Arbeitsmittel haben, verlieren Sie sonst schnell den Überblick.

Generell sollten Sie zu allen Arbeitsmitteln folgende Angaben in das Arbeitsmittelverzeichnis aufnehmen:

  • Gegenstand
  • Inventarnummer
  • Ort
  • Prüffrist
  • Datum der letzten Prüfung
Beispiel für ein simples Arbeitsmittelkataster: eine Arbeitsmittelliste aller im Betrieb verwendeter Arbeitsmittel.
Ausschnitt aus einem simplen Arbeitsmittelkataster: eine Arbeitsmittelliste aller im Betrieb verwendeter [nolink]Arbeitsmittel[/nolink], erstellt mit Excel.

2. Durchführung und/oder Auswertung der betrieblichen Gefährdungsbeurteilung

Je nachdem, ob im Rahmen der betrieblichen Gefährdungsbeurteilung bereits Daten zur Prüfung von Arbeitsmitteln erhoben wurden, können diese ausgewertet oder neu erhoben werden.

3. Ermittlung der Rechtsgrundlage für die jeweilige Arbeitsmittelprüfung

Leider lässt sich die Notwendigkeit, das staatliche Recht und das berufsgenossenschaftliche Regelwerk daraufhin zu durchforsten, ob ein Arbeitsmittel prüfpflichtig ist, nicht aus der Welt schaffen. Neben der einschlägigen Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) kommen u.a. anlagenspezifische Rechtsgrundlagen und die technischen Regeln für Betriebssicherheit (TRBS) sowie das Produktsicherheitsgesetz (ProdSG) infrage. Liegen alle Erkenntnisse vor, können für jedes Arbeitsmittel Art, Umfang und Fristen der erforderlichen Prüfungen festgelegt werden.

4. Ermittlung etwaiger Besonderheiten bei der Prüfung von Arbeitsmitteln

Neue Technologien erfordern neue Kontrollformen. Wer innovative Arbeitsmittel einsetzt, kann bei der Prüfung zwangsläufig nicht auf die bewährten Regeln der Technik setzen, die unbekannte Technologien natürlich nicht berücksichtigen können. In diesem Fall ist der Arbeitgeber gehalten, eine befähigte Person mit spezifischen Fachkenntnissen damit zu betrauen, die erforderliche Prüfart, den Prüfumfang, die Prüftiefe und die Prüffristen festzulegen, die Prüfungen zu begleiten und zu dokumentieren.

5. Ermittlung und Beauftragung einer befähigten Person für die Durchführung der Arbeitsmittelprüfung

Der Unternehmer muss eine Person mit der Prüfung beauftragen, die für diese Aufgabe qualifiziert ist, in der Regel eine sogenannte „befähigte Person“ nach der Technischen Regel für Betriebssicherheit TRBS 1203. Die Beauftragung muss in Schriftform erfolgen.

6. Erstellung einer Checkliste „Arbeitsmittelprüfung“

  • Spalte „Arbeitsmittel“: Hier ist Platz für die Listung aller Arbeitsmittel, die geprüft werden müssen.
  • Spalte „Prüfumfang“: In Kurzform werden hier Prüfverfahren und Prüftiefe vermerkt.
  • Spalte „Nächster Prüftermin“: Hier werden der konkrete Termin und das festgelegte Prüfintervall für das Arbeitsmittel eingetragen.
  • Spalte „Prüfer“: Hier wird vermerkt, welcher Prüfer beauftragt werden soll und welche Befähigung er braucht (befähigte Person, Elektrofachkraft, unterwiesene Person für einfache Prüfaufgaben).
Arbeitsmittel Prüfumfang Nächster Prüftermin Prüfer Rechtsgrundlage Dokumentation

7. Organisation der Arbeitsmittelprüfung

In der Praxis übernimmt meist die Fachkraft für Arbeitssicherheit die organisatorische Steuerung aller Prozesse rund um die betrieblichen Arbeitsmittelprüfungen, schließlich muss jede einzelne Prüfung rechtzeitig geplant, zuverlässig durchgeführt und rechtssicher dokumentiert werden. Lässt ein Betrieb sich durch eine externe Fachkraft für Arbeitssicherheit betreuen, sollte zusätzlich ein betriebsinterner Ansprechpartner für alle Prüfungsabläufe benannt werden.

8. Dokumentation der Arbeitsmittelprüfung

Nach der Prüfung können je nach Art des Arbeitsmittels und der Prüfung zwei Formen von Aufzeichnungen notwendig sein:

  • die schriftliche Protokollierung aller Prüfschritte, nach BetrSichV „Aufzeichnungen“ genannt,
  • oder das Ausstellen von Prüfbescheinigungen.

Weil Letztere nach BetrSichV am Betriebsort der überwachungsbedürftigen Anlage aufbewahrt werden müssen, ist es sinnvoll, den Dokumentationsunterlagen eine Kopie beizufügen.

Welche Fallstricke gibt es beim Arbeitsmittelverzeichnis zu beachten?

Ganz am Anfang der Arbeitsmittelprüfung steht das umfassende Verzeichnis aller Arbeitsmittel (von A wie Anschlagmittel bis Z wie Zurrgurte) im Betrieb – siehe das oben beschriebene Vorgehen. Wichtig beim Arbeitsmittelkataster ist vor allem, dass tatsächlich alle Arbeitsmittel des Betriebs berücksichtigt werden, auch geliehene oder gemietete Arbeitsmittel – sowie private Arbeitsmittel der Arbeitnehmer.

1. Arbeitsmittel des Unternehmens

Selbstverständlich ist, dass alle vom Unternehmen selbst beschafften Arbeitsmittel in das Arbeitsmittelverzeichnis gehören.

2. Arbeitsmittel der Mitarbeiter

In Einzelfällen verwenden die Mitarbeiter aber auch mitgebrachte Arbeitsmittel – eigene Werkzeuge oder die vom Kollegen von zu Hause geholte Kaffeemaschine. Verursacht diese dann einen Kurzschluss, stellt sich unter Umständen ein Haftungsproblem, wenn sie nicht – wie alle Arbeitsmittel – auf ihre Funktionsfähigkeit geprüft wurde.

Die „Leitlinien zur Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV)“ weisen außerdem darauf hin, dass der Arbeitgeber auch dann Arbeitsmittel bereitstellt, wenn er seine Beschäftigten damit beauftragt, diese Arbeitsmittel selbst aus Mitteln zu beschaffen, die er zur Verfügung stellt – wie das in einigen Branchen üblich ist.

3. Gemietete oder geliehene Arbeitsmittel

Immer mehr Betriebe leasen, leihen oder mieten spezielle Arbeitsmittel. Obwohl der Unternehmer nicht Eigentümer dieser Arbeitsmittel ist, bleibt die Prüfpflicht bei ihm. Deshalb muss er mit dem Verleiher oder dem Leasingpartner abstimmen, dass die Arbeitsmittel regelmäßig im benötigten Umfang geprüft werden. Außerdem muss er kontrollieren, dass die Prüfungen tatsächlich durchgeführt und dokumentiert werden. Das legt Abschnitt A 7.5 der Leitlinien zur Betriebssicherheitsverordnung explizit fest:

„Grundsätzlich ist der Arbeitgeber, der ein Arbeitsmittel seinen Beschäftigten zur Verfügung stellt, für die Erfüllung der Anforderungen der BetrSichV verantwortlich, unabhängig davon, ob er das Arbeitsmittel nur gemietet, geleast oder geliehen hat. Er muss sich vergewissern, dass das Arbeitsmittel vor allem den arbeitsschutz- und sicherheitstechnischen Anforderungen entspricht. Diese können z.B. in der Bestellung bzw. Anforderung oder im Leasing- bzw. Mietvertrag vorgegeben oder vereinbart sein.“

Welche Arten der Prüfung von Arbeitsmitteln gibt es?

Bei der wiederkehrenden Arbeitsmittelprüfung unterscheidet man zwischen der Ordnungsprüfung und der technischen Prüfung.

Ordnungsprüfung der Arbeitsmittel

Bei der Ordnungsprüfung wird festgestellt, ob

  • „die zur Durchführung der Prüfung erforderlichen Unterlagen vorhanden und schlüssig sind,
  • der Prüfgegenstand gemäß dem Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung eingesetzt und verwendet wird,
  • die erforderlichen Prüfparameter definiert sind (Prüfumfang, Prüffrist),
  • die technischen Unterlagen mit der Ausführung übereinstimmen,
  • die Beschaffenheit des Prüfgegenstands oder die Betriebsbedingungen seit der letzten Prüfung geändert worden sind,
  • die von der Behörde gegebenenfalls geforderten Auflagen im Erlaubnis- oder Genehmigungsbescheid eingehalten sind.“

Technische Prüfung von Arbeitsmitteln

Bei der technischen Prüfung dagegen werden die sicherheitstechnisch relevanten Merkmale eines Prüfgegenstands auf Zustand, Vorhandensein und gegebenenfalls Funktion am Objekt selbst mit geeigneten Verfahren geprüft. Hierzu gehören beispielsweise die folgenden Prüfarten:

  • äußere oder innere Sichtprüfung
  • Funktions- und Wirksamkeitsprüfung
  • Prüfung mit Mess- und Prüfmitteln
  • labortechnische Untersuchung
  • zerstörungsfreie Prüfung
  • Prüfung mit datentechnisch verknüpften Messsystemen (z.B. Online-Überwachung)

Wer darf die wiederkehrende Prüfung von Arbeitsmitteln durchführen?

Wiederkehrenden Prüfungen sind generell von einer zugelassenen Überwachungsstelle (ZÜS) durchzuführen, entsprechend der festgelegten Kriterien auch von jemandem, der durch seine Berufsausbildung, Berufserfahrung und berufliche Tätigkeit über die erforderlichen Fachkenntnisse für die wiederkehrende Prüfung der Arbeitsmittel verfügt. Dabei handelt es sich um Mitarbeiter mit fundierten Fachkenntnissen im zu prüfenden Bereich oder solche, die langjährig im Unternehmen tätig sind und verantwortungsvolle Prüfaufgaben entsprechend sachkundig durchführen können.

Was versteht man unter dem Umfang der Arbeitsmittelprüfung?

Als Prüfumfang bei der Arbeitsmittelprüfung wird sowohl die Auswahl der Prüfgegenstände (z.B. Komponenten, Stichproben) als auch die Tiefe der jeweiligen Prüfung definiert.

Wie oft müssen Sie die wiederkehrende Prüfung von Arbeitsmitteln wiederholen?

Wiederkehrende Prüfung bedeutet eben genau das – immer wieder aufs Neue müssen Sie Prüfungen von Arbeitsmitteln festlegen und wiederholen. Die ebenfalls zu ermittelnden Prüffristen werden als festgelegte Zeiträume zwischen zwei Prüfungen definiert. Legen Sie sie so fest, dass Mitarbeiter das Arbeitsmittel nach allgemein zugänglichen Erkenntnisquellen und betrieblichen Erfahrungen im Zeitraum zwischen zwei Prüfungen sicher nutzen können.

Zyklus der Arbeitsmittelprüfung

Hilfe zum Zyklus der Arbeitsmittelprüfung finden Sie in der TRBS 1201. Diese listet Übersichten mit Prüfintervallen zu häufig eingesetzten Typen von Arbeitsmitteln auf. Außerdem unterstützen viele Berufsgenossenschaften und Unfallkassen ihre Mitgliedsbetriebe mit spezifischen Prüf- und Checklisten.

Unterstützung bei der Festlegung von Prüfinhalten für elektrische Betriebsmittel gibt auch die DGUV Information 203-071 „Wiederkehrende Prüfungen ortsveränderlicher elektrischer Arbeitsmittel“ (Stand: Januar 2020).

Unabhängig von den festgelegten Fristen müssen Sie die Prüfung von Arbeitsmitteln vor der Inbetriebnahme, nach einer Beschädigung oder nach Unfällen sowie nach der Aufstellung an einem anderen Einsatzort veranlassen.

Eine Hilfestellung zur Ermittlung der Prüffristen für Arbeitsmittel lesen Sie in diesem Beitrag.

Fazit wiederkehrende Prüfung von Arbeitsmitteln: viel Aufwand, aber ohne geht es nicht

Wer an einem Gurt hängt, will sich keine Sorgen machen müssen, dass der reißt; jeder Notausschalter muss eine Maschine stoppen können und jede ordnungsgemäß benutzte Leiter die darauf stehenden Füße sicher nach oben und unten begleiten. Die Beispiele zeigen: ohne die regelmäßig wiederkehrende Prüfung von Arbeitsmitteln kann es keine Arbeitssicherheit geben. Sie ist eine der zentralen Säulen, auf denen der Arbeitsschutz in Deutschland ruht. Dabei ist der Begriff „Arbeitsmittel“ viel weiter gefasst, als mancher auf den ersten Blick vielleicht annehmen mag.

Kurz gesagt: Die Arbeitsmittelprüfung ist wichtig – aber auch ein mühseliges Geschäft. Die schiere Menge der Geräte, Maschinen, Anlagen, die zu unterschiedlichen Fristen regelmäßig begutachtet werden wollen, bringt auch erfahrene Organisationstalente ins Schwitzen. Obwohl die Sicherheitsfachkraft nicht in allen Fällen prüfen kann oder prüfen darf (je nach Qualifikation), müssen doch der gesamte Vorgang dokumentiert, die Prüffristen verwaltet, die Prüfungen organisiert werden.

Helfen kann speziell darauf ausgerichtete Software, die vorgeschriebene Prüffristen automatisch anzeigt, an Prüftermine erinnert und die Prüfung selbst mit zahlreichen Checklistenvorlagen erleichtert.

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Autor*innen: WEKA Redaktion, Sabine Kurz