Wer muss wann ein Kassenbuch führen?

Alles fließt. Aber ein Grundsatz steht unumstößlich fest, jedenfalls für Sie als Betrieb, unabhängig von Größe, Rechtsform oder Gewinnermittlung: Keine Betriebseinnahme oder -ausgabe ohne einzelne Aufzeichnung unter einer klaren Bezeichnung. Hier, was Sie als Betrieb dazu wissen müssen.

Wo ist die Pflicht, ein Kassenbuch zu führen, geregelt?

In der Abgabenordnung (AO) und im Handelsgesetzbuch (HGB). Da finden Sie die Rahmenbedingungen, wie und wann Sie als Unternehmen eine Kasse führen müssen. Zur ordnungsgemäßen Buchführung gehört stets eine korrekte Kassenführung. Im HGB erfahren Sie, ob Sie buchführungspflichtig sind. Die Ermittlung der Buchführungsgrenze erfolgt je Betrieb. Buchführungspflichtig sind Sie als:

• Kaufmann nach § 238 Abs. 1 HGB
• Gewerbetreibender mit einem Nettojahresumsatz von mehr als 600.000 Euro in zwei aufeinanderfolgenden Jahren beträgt oder einem Gewinn von mehr als 60.000 Euro jährlich (§ 241a HGB)

Nehmen wir an, Sie betreiben eine Pension und gesondert eine Gaststätte. Der Gewinn aus der Pension betrug im vergangenen Kalenderjahr 30.000 Euro, aus der Gaststätte 40.000 Euro. Die Umsätze lagen jeweils unter 600.000 Euro. Dann sind Sie als Unternehmer nicht buchführungspflichtig, da jeder einzelne Betrieb für sich unter den Grenzwerten lag. Es erfolgt keine Zusammenrechnung von Umsätzen und Gewinnen.

Sind Sie als Firma nach HGB buchführungspflichtig, sind Sie dies automatisch auch im Steuerrecht (§ 140 AO).

Ist das Kassenbuch an eine äußere Form gebunden?

Eine gesetzliche Vorgabe für die Verwendung eines bestimmten Kassensystems gibt es nicht. Sie können es anlegen:

• in Papierform: Vorgefertigte Kassenbücher in gebundener Form sind im Fachhandel und bei Online-Anbietern erhältlich.
• als EDV-Kassenbuch: Entscheidend ist, dass nachträgliche Veränderungen ausgeschlossen sind. Daher scheiden gängige Tabellenprogramme (z.B. Excel) hierfür aus.

Ist das Kassenbuch an eine bestimmte Technik gebunden?

Nein. Trotz allen Neuregelungen zur Kassenführung können Sie als Unternehmen eine offene Ladenkasse führen. Barkasse führen Sie ohne technische Unterstützung. Geldkassetten oder Schubladen sind weiter erlaubt. Das ist jedoch kein Freifahrtschein für eine saloppe Kassenführung – im Gegenteil. An eine offene Ladenkasse stellt das Finanzamt strenge Anforderungen. Alle Eintragungen in ein Kassenbuch müssen Sie als Betrieb vornehmen, und zwar:

• vollständig,
• richtig,
• zeitgerecht und
• geordnet.

Bei der Kassenbuchführung müssen Sie eine Vielzahl von Grundsätzen beachten:

• Für jede Buchung muss ein Beleg vorliegen.
• Die Belege sind fortlaufend zu nummerieren.
• Soll- und Istbestand müssen jederzeit identisch sein.
• Privateinlagen und -entnahmen werden täglich aufgezeichnet.
• Geldtransfer zwischen Kasse und Bank werden vermerkt.
• EC-/Kreditkartenumsätze laufen nicht über die Kasse.
• Die Einträge erfolgen in chronologischer Reihenfolge.
• Eintragungen werden nicht nachträglich verändert.
• Regelmäßige Kassenprüfung durch Nachzählen.

Wann müssen Sie immer einen Kassenbericht erstellen?

Täglich. Gerade wenn ein Großteil der Firmenumsätze über die Kasse läuft, ist eine tägliche Kassenführung unumgänglich (§ 146 Abs. 1 AO). Liegt kein Beleg für eine Kassenbuchung vor, sollten Sie unbedingt einen Eigenbeleg verfassen, auch für Privatentnahmen, Privateinlagen oder Bankeinzahlungen. Dazu folgendes:

• Datieren Sie den Beleg!
• Bestätigen Sie das mit Ihrer Unterschrift!
• Verzichten Sie auf Schwärzungen!
• Streichen sie lesbar durch und schreiben Sie den richtigen Eintrag darüber, wenn Sie sich bei einem Eintrag vertan haben.

Können Sie nicht sämtliche Geschäftsvorfälle lückenlos erklären, sieht das Finanzamt darin einen schwerwiegenden Mangel Ihrer Kasse. Ihre Buchführung ist dann nicht ordnungsgemäß. Das Finanzamt kann dann hinzu schätzen.