27.10.2020

Unangemeldete Kassennachschau – So bereiten Sie sich richtig vor!

Unverhofft kommt jetzt immer öfter: eine Kassennachschau. Durchführen durfte das Finanzamt sie seit 2018 schon, tat es aber seltener. Das dürfte sich ändern. Die neue Belegausgabepflicht gibt den Anstoß für häufigere Besuche des Prüfers. Bereiten Sie sich also gut vor! Hier einige Tipps.

Kassennachschau

Was kommt bei der Kassennachschau auf Sie zu?

Grundsätzlich ein Szenario, das Ihnen nicht gefallen wird, gleichwohl nicht von der Hand zu weisen ist: Das Finanzamt schickt Testkäufer in Ihren Betrieb oder Geschäft. Sie geben dem vermeintlichen Kunden einen Bon über seine gekaufte Ware. Er verlässt Ihr Geschäft.

Was tun Sie nun: Bon verbuchen oder nicht? Sie sollten sich für die erste Möglichkeit entscheiden. Sonst haben Sie bei einer späteren Prüfung schlechte Karten. Ihr Finanzamt prüft anhand der vorhandenen Einkaufsbelege, ob Sie die Einnahme tatsächlich so verbucht haben. Ganz schlecht sieht es dann für Sie aus, wenn Sie dem Testkäufer bei seinem Einkauf erst gar keinen Beleg ausgestellt haben. Dann ist die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Gefahr und eine Prüfung Ihres Betriebes durch das Finanzamt so gut wie unausweichlich.

Meldet das Finanzamt wenigstens ein Prüfung vorher an?

Wohl kaum. Der Prüfer hat da ziemlich weitreichende Rechte bei der Kassennachschau. Er kann Ihren laufenden Geschäftsbetrieb beobachten – von Ihnen unerkannt. Das gilt insbesondere für öffentlich zugängliche Geschäftsräume. Sein Hauptaugenmerk wird auf der Kassenführung liegen – und er wird Fragen stellen:

  • Wer bedient die Kasse?
  • Haben unterschiedliche Personen darauf Zugriff?
  • Werden Belege ausgegeben?

Gibt sich der Prüfer dann zu erkennen, sind Sie verpflichtet, Bücher, Aufzeichnungen und sämtliche für die Kassenführung maßgeblichen Unterlagen zur Verfügung zu stellen.

Kann der Prüfer Ihre EDV einsehen?

Ja, das kann er. Er wird künftig den elektronischen Datenzugriff besonders beobachten. Er darf das, das Recht hat er. Sie als Unternehmer sind verpflichtet, ihm die Kassendaten per EDV verfügbar zu machen. Ist das nicht auf Anhieb möglich, müssen Sie einen Experten damit betrauen. Eventuell anfallende Kosten gehen zu Ihren Lasten.

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Bleibt die offene Ladenkasse von einer Kassennachschau verschont?

Nein. Landet Ihr Geld noch in der Schublade oder in einer Kassette, müssen Sie täglich einen Kassenbericht erstellen. Hier haben Sie alle Bareinnahmen und -ausgaben zu dokumentieren. Der Kassenbericht muss unveränderbar sein, um nachträgliche Manipulationen auszuschließen. Daher fallen abänderbare Tabellen wie Excel grundsätzlich als Berichtsmedium aus.

Wie bereiten Sie sich am besten auf die Kassennachschau vor?

Prüfen Sie sich vorab selbst eigenständig! Klären Sie folgende Fragen:

Haben Sie … Ja Nein
sämtliche Geschäftsvorfälle vollständig erfasst?
Einnahmen und Ausgaben klar getrennt?
Tagessummenbons, Kassenzettel/Kassenstreifen parat?
Journal- und Auswertungsdaten gespeichert?
alle relevanten Daten jederzeit elektronisch auswertbar?
Einrichtung und Änderungen am Kassensystem protokolliert?
die Bedienungsanleitungen griffbereit?
die Aufbewahrungsfristen bis zu zehn Jahre zurück eingehalten?

Kassensturz – darf der Prüfer das?

Ja, das darf er, allerdings nicht inkognito. Er braucht nur Ihre Kassenführung aus der Ferne beobachtet zu haben. Spätestens wenn er Zweifel an der korrekten Kassenführung hat und sich zu einer Kassennachschau entschließt, wird er sich zu erkennen geben. Er muss Ihnen hierfür seinen Dienstausweis vorzeigen. Für eine detaillierte Überprüfung wird er den Kassensturz veranlassen.

Wie läuft so ein Kassensturz ab?

Der Prüfer

  • zählt den aktuellen Bargeldbestand
  • überprüft Barauszahlungen und Einlagen
  • vergleicht den tatsächlichen und rechnerischen Kassenbestand
  • überprüft die Kassenabschlüsse der Vortage
  • verlangt die Vorlage einer Verfahrensdokumentation.

Wie Sie die Verfahrensdokumentation korrekt vorbereiten und was sie alles enthalten muss, haben wir für Sie in unserem Beitrag zur Verfahrensdokumentation zusammengestellt.

Autor: Franz Höllriegel