Privatnutzung von Telekommunikationsgeräten: So bewerten Sie Sachbezüge korrekt
Ob Smartphone, Laptop oder Tablet: Die private Mitnutzung betrieblicher IT- und Telekommunikationsgeräte ist in vielen Unternehmen gelebte Praxis. Sozialversicherungsrechtlich gilt sie jedoch als geldwerter Vorteil. Entscheidend ist die richtige Bewertung – insbesondere bei Gehaltsumwandlungsmodellen. Wer hier sauber gestaltet und abrechnet, minimiert Risiken bei Betriebsprüfungen.
Zuletzt aktualisiert am: 6. März 2026
Arbeitsentgelt: Barlohn oder Sachbezug?
Nach § 14 SGB IV zählt zum Arbeitsentgelt jede Einnahme aus dem Beschäftigungsverhältnis – unabhängig von ihrer Bezeichnung oder steuerlichen Behandlung.
Zu unterscheiden ist zwischen:
- Barlohn (z. B. Grundgehalt, Boni, variable Vergütung)
- Sachbezügen (geldwerte Vorteile)
Die Überlassung betrieblicher Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte zur privaten Nutzung stellt grundsätzlich einen Sachbezug dar. Maßgeblich ist allein, dass der Vorteil durch das Arbeitsverhältnis veranlasst ist.
Bewertung: Kein amtlicher Sachbezugswert
Für IT- und Telekommunikationsgeräte existieren keine amtlich festgelegten Sachbezugswerte. Deshalb ist grundsätzlich anzusetzen:
- der übliche Endpreis am Abgabeort,
- zum Zeitpunkt der Überlassung,
- abzüglich üblicher Preisnachlässe.
In der betrieblichen Praxis erfolgt die Überlassung häufig über Leasingmodelle oder Mitarbeiter-PC-Programme. Hier rückt die konkrete Vertragsgestaltung in den Mittelpunkt.
Gehaltsumwandlung als maßgeblicher Bewertungsfaktor
Nach dem Besprechungsergebnis der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung vom 04.05.2023 gilt:
- Entspricht die Leasingrate dem Entgeltverzicht, ist dieser Betrag als Sachbezugswert anzusetzen.
- Weichen Entgeltverzicht und Leasingrate voneinander ab, ist die vom Arbeitgeber geschuldete Leasingrate maßgeblich.
Damit orientiert sich die Bewertung an der tatsächlichen wirtschaftlichen Belastung – und nicht an einem pauschalen Marktwert. Für die Unternehmenspraxis bedeutet das: Die Abstimmung zwischen HR, Payroll und Finanzbereich ist essenziell.
Praxisbeispiel
Ein Unternehmen überlässt einem Mitarbeiter ein Smartphone zur beruflichen und privaten Nutzung im Rahmen einer Gehaltsumwandlung.
Rahmendaten:
- Monatliches Bruttoentgelt: 4.000 €
- Leasingrate: 60 €
- Entgeltverzicht: 60 €
Beitragsrechtliche Konsequenz:
Das beitragspflichtige Arbeitsentgelt beträgt weiterhin 4.000 € und setzt sich zusammen aus:
3.940 € Barlohn und 60 € Sachbezug
Die Sozialversicherungsbeiträge werden aus dem Gesamtbetrag berechnet.
Steuerrechtliche Behandlung gesondert prüfen
Steuerlich kann die private Nutzung betrieblicher Telekommunikationsgeräte unter bestimmten Voraussetzungen nach § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei sein.
Für die Sozialversicherung gilt diese Steuerfreiheit jedoch nicht automatisch. Steuer- und Beitragsrecht sind getrennt zu beurteilen – ein häufiger Prüfungsansatz in Betriebsprüfungen.
Handlungsempfehlungen für die Praxis
Um Nachforderungen und Dokumentationsmängel zu vermeiden, sollten Unternehmen:
- Gehaltsumwandlungsvereinbarungen eindeutig regeln,
- Leasingraten und Entgeltverzicht betragsgenau abstimmen,
- Sachbezüge korrekt im Abrechnungssystem hinterlegen,
- Modelländerungen regelmäßig überprüfen.
Gerade bei flächendeckenden Geräteprogrammen empfiehlt sich eine strukturierte interne Abstimmung oder externe Beratung.
Fazit
Die private Mitnutzung betrieblicher Telekommunikationsgeräte ist kein bloßes Nebenprodukt moderner Arbeitsmodelle, sondern eine beitragsrelevante Entgeltkomponente.
Wer klare vertragliche Grundlagen schafft, Bewertungsmaßstäbe sauber dokumentiert und die Abrechnung konsistent umsetzt, reduziert Prüfungsrisiken und sorgt für sozialversicherungsrechtliche Rechtssicherheit.
